Zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi w zamówieniach publicznych

Zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi to część zabezpieczenia należytego wykonania umowy, którą zamawiający może zatrzymać po zakończeniu realizacji zamówienia. Ma pokryć ewentualne roszczenia, gdy po odbiorze ujawnią się wady robót, dostaw lub usług. Dla wykonawcy to nie jest wyłącznie formalność: zatrzymana kwota może pozostawać niedostępna przez cały okres rękojmi, a więc wpływać na płynność i zdolność do realizacji kolejnych kontraktów.

Temat najczęściej pojawia się przy robotach budowlanych, inwestycjach infrastrukturalnych, dostawach specjalistycznego sprzętu oraz usługach technicznych. W tych zamówieniach odbiór końcowy nie zawsze oznacza definitywne zakończenie ryzyka po stronie wykonawcy.

Więcej pojęć i praktycznych wskazówek dla wykonawców znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach publicznych Mimira.

Czym jest rękojmia w umowie o zamówienie publiczne?

Rękojmia za wady jest ustawową odpowiedzialnością wykonawcy za wady rzeczy lub wykonanych robót. Jej zasady wynikają przede wszystkim z Kodeksu cywilnego, a w zamówieniach publicznych są dodatkowo istotne ze względu na mechanizm zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Jeżeli po odbiorze zamawiający wykryje wadę, może żądać jej usunięcia lub skorzystać z innych uprawnień wynikających z przepisów i umowy. Zakres odpowiedzialności wykonawcy, terminy zgłaszania wad oraz procedura ich usuwania powinny być opisane w projektowanych postanowieniach umowy.

Rękojmi nie należy utożsamiać z gwarancją jakości:

• rękojmia wynika z przepisów prawa i działa niezależnie od tego, czy wykonawca udzielił dodatkowej gwarancji;
• gwarancja jest dobrowolnym zobowiązaniem gwaranta, którego warunki określa dokument gwarancyjny lub umowa;
• zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest instrumentem finansowym chroniącym zamawiającego m.in. przed skutkami nienależytego wykonania umowy oraz wad ujawnionych w okresie rękojmi albo gwarancji.

W praktyce dokumentacja przetargowa może przewidywać zarówno rękojmię, jak i gwarancję. Wykonawca powinien przeczytać te postanowienia łącznie, bo różne mogą być okresy odpowiedzialności, sposób zgłaszania wad i moment zwrotu zatrzymanej części zabezpieczenia.

Zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi: ile może zatrzymać zamawiający?

Zasady zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy określa art. 453 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Co do zasady:

• 70% zabezpieczenia zamawiający zwraca w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go za należycie wykonane;
• pozostałe do 30% zabezpieczenia może zostać pozostawione na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji;
• zatrzymaną część należy zwrócić nie później niż w 15. dniu po upływie okresu rękojmi za wady lub gwarancji.

Limit 30% dotyczy całego wniesionego zabezpieczenia, a nie wartości umowy. Przykładowo: jeżeli zabezpieczenie należytego wykonania umowy wynosi 100 000 zł, po prawidłowym wykonaniu zamówienia co do zasady powinno zostać zwrócone 70 000 zł. Maksymalnie 30 000 zł może pozostać na okres rękojmi lub gwarancji.

To ustawowe maksimum. Zamawiający nie musi zatrzymywać pełnych 30%, ale wykonawca nie powinien zakładać, że brak wad przy odbiorze automatycznie oznacza szybki zwrot całego zabezpieczenia.

Kiedy zaczyna biec termin zwrotu zabezpieczenia?

Pierwszy termin jest związany nie tylko z faktycznym zakończeniem prac czy dostaw. Liczy się także to, czy zamawiający uznał zamówienie za należycie wykonane. Zwykle znaczenie ma tu odbiór końcowy, podpisany protokół oraz usunięcie usterek wskazanych podczas odbioru.

To istotne zwłaszcza wtedy, gdy protokół odbioru zawiera zastrzeżenia. Jeżeli zamawiający uzależni uznanie zamówienia za należycie wykonane od usunięcia wad, trzydziestodniowy termin zwrotu zasadniczej części zabezpieczenia może rozpocząć bieg później.

Drugi termin dotyczy zabezpieczenia pozostawionego na rękojmię lub gwarancję. Ta część powinna zostać zwrócona najpóźniej w 15. dniu po zakończeniu odpowiedniego okresu odpowiedzialności. W umowach wieloetapowych trzeba sprawdzić, czy okres rękojmi biegnie od odbioru całości zamówienia, czy osobno dla poszczególnych etapów.

Dlaczego zatrzymanie zabezpieczenia ma znaczenie dla wykonawcy?

Przy niskiej marży i kilku równolegle realizowanych kontraktach zatrzymane zabezpieczenie może ograniczyć firmie możliwość startu w następnych postępowaniach. Problem jest szczególnie widoczny tam, gdzie okres rękojmi trwa kilka lat, a wykonawca wniósł zabezpieczenie w pieniądzu.

Dlatego na etapie przygotowania oferty warto policzyć nie tylko koszt wykonania zamówienia, lecz także koszt kapitału związanego z zabezpieczeniem. Cena ofertowa powinna uwzględniać, że część środków lub limitu gwarancyjnego będzie zaangażowana również po odbiorze.

Przed podjęciem decyzji o starcie dobrze przeanalizować:

1. wysokość wymaganego zabezpieczenia;
2. dopuszczalne formy jego wniesienia;
3. okres rękojmi i gwarancji;
4. zasady odbiorów oraz uznania umowy za należycie wykonaną;
5. możliwość częściowego zwrotu zabezpieczenia po wykonaniu części zamówienia.

W Mimirze analiza dokumentacji może pomóc szybko wyłapać warunki finansowe kontraktu, takie jak terminy płatności, kary, wymagane zabezpieczenia czy okres odpowiedzialności za wady. Nie zastępuje to oceny prawnej zapisów umowy, ale pozwala zespołowi wcześniej zauważyć zapisy wpływające na cash flow.

Forma zabezpieczenia a płynność finansowa

Prawo zamówień publicznych dopuszcza różne formy zabezpieczenia, w tym pieniądz, gwarancję bankową, gwarancję ubezpieczeniową czy poręczenie. Wybór wpływa na sposób, w jaki firma finansuje udział w kontrakcie.

Wpłata pieniężna oznacza bezpośrednie zamrożenie środków. Gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa może zmniejszyć skalę zaangażowania gotówki, ale zwykle wiąże się z prowizją, wymogami instytucji finansowej oraz wykorzystaniem limitu kredytowego lub gwarancyjnego.

Nie ma jednej formy najlepszej dla każdego wykonawcy. Firma realizująca pojedynczy kontrakt może podjąć inną decyzję niż przedsiębiorstwo prowadzące równolegle kilka dużych inwestycji. Znaczenie mają też okres rękojmi, dostępne limity oraz ryzyko wystąpienia wad.

Jak ograniczać ryzyko sporu o rękojmię?

Największym błędem jest traktowanie rękojmi jako etapu, który zacznie się dopiero po odbiorze. Zarządzanie tym ryzykiem powinno rozpocząć się przed podpisaniem umowy.

Pomaga zwłaszcza:

• dokładne dokumentowanie robót, testów i odbiorów;
• sporządzanie kompletnych protokołów odbiorowych;
• szybkie reagowanie na zgłoszenia wad;
• prowadzenie rejestru usterek i potwierdzeń ich usunięcia;
• precyzyjne rozdzielenie obowiązków między wykonawcą, podwykonawcami i dostawcami;
• sprawdzenie, czy podwykonawca odpowiada wobec wykonawcy przez okres pozwalający na skuteczny regres.

W robotach budowlanych szczególne znaczenie ma dokumentacja powykonawcza. Jeśli po latach pojawi się spór o wadę, wykonawca powinien móc wykazać, jaki był zakres prac, z jakich materiałów korzystał, kto wykonywał dane prace i kiedy doszło do odbioru.

Checklista przed podpisaniem umowy

Przed wniesieniem zabezpieczenia sprawdź:

• jaka jest jego wysokość i forma;
• do kiedy trzeba je wnieść;
• jaka część zostanie zwrócona po należytym wykonaniu umowy;
• czy zamawiający pozostawi kwotę na rękojmię lub gwarancję;
• jaki jest okres rękojmi;
• od jakiego zdarzenia biegnie ten okres;
• czy umowa przewiduje odbiory częściowe;
• czy możliwy jest częściowy zwrot zabezpieczenia;
• jakie dokumenty potwierdzają usunięcie wad;
• jak i kiedy zamawiający zwraca zabezpieczenie.

Rękojmia nie jest dodatkiem do kontraktu. To realne ryzyko operacyjne i finansowe, które należy skalkulować jeszcze przed złożeniem oferty.

Często zadawane pytania

Czy zamawiający zawsze zatrzymuje 30% zabezpieczenia?

Nie. Ustawa pozwala pozostawić na roszczenia z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji maksymalnie 30% zabezpieczenia. Konkretne zasady powinny wynikać z dokumentacji zamówienia i umowy.

Czy po odbiorze zamawiający musi zwrócić całe zabezpieczenie?

Nie zawsze. Co do zasady 70% zabezpieczenia podlega zwrotowi w terminie 30 dni od należytego wykonania zamówienia. Do 30% może zostać zatrzymane na okres rękojmi lub gwarancji.

W jakim terminie należy zwrócić zabezpieczenie na rękojmię?

Najpóźniej w 15. dniu po upływie okresu rękojmi za wady lub gwarancji.

Czy rękojmia i gwarancja oznaczają to samo?

Nie. Rękojmia jest odpowiedzialnością wynikającą z przepisów, a gwarancja stanowi dodatkowe zobowiązanie określone przez gwaranta. W praktyce oba mechanizmy mogą funkcjonować równolegle.

Czy zabezpieczenie można wnieść w formie gwarancji?

Tak, ustawa dopuszcza m.in. gwarancję bankową i ubezpieczeniową. Trzeba jednak zweryfikować wymagania zamawiającego dotyczące treści, terminu obowiązywania oraz formy dokumentu.