Potrącenie zabezpieczenia z faktury – wzór zapisu do umowy

Potrącenie zabezpieczenia z faktury – wzór przydaje się wykonawcy, który realizuje długoterminową umowę w zamówieniach publicznych i chce tworzyć zabezpieczenie stopniowo, zamiast blokować całą kwotę przed podpisaniem kontraktu. Mechanizm ten wymaga jednak wyraźnej podstawy w dokumentacji postępowania i precyzyjnego opisu w umowie.

W tym artykule wyjaśniamy, kiedy potrącenia są dopuszczalne, co powinien zawierać zapis oraz jak kontrolować ich wpływ na płynność finansową. Więcej praktycznych wyjaśnień znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach Mimira.

Czym jest zabezpieczenie należytego wykonania?

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy służy pokryciu roszczeń zamawiającego wynikających z niewykonania albo nienależytego wykonania kontraktu. W praktyce może zostać wykorzystane m.in. na pokrycie naliczonych kar umownych, kosztów usunięcia wad lub innych roszczeń przewidzianych umową.

Nie należy mylić go z wadium. Wadium zabezpiecza etap składania oferty, natomiast zabezpieczenie należytego wykonania dotyczy już realizacji podpisanej umowy.

Zgodnie z Prawem zamówień publicznych wysokość zabezpieczenia co do zasady nie może przekraczać 5% ceny całkowitej podanej w ofercie. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, związanych z przedmiotem lub ryzykiem realizacji zamówienia, zamawiający może określić je do 10% ceny ofertowej.

Zabezpieczenie może przyjmować formę pieniądza, gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej czy poręczenia. Potrącenia z faktur są rozwiązaniem dotyczącym zabezpieczenia w pieniądzu.

Potrącenie zabezpieczenia z faktury – wzór i warunki zastosowania

Prawo zamówień publicznych pozwala tworzyć zabezpieczenie poprzez potrącanie części należności z faktur częściowych, ale dotyczy to umów, których okres realizacji jest dłuższy niż rok. Zamawiający musi wyrazić zgodę na taki sposób wniesienia zabezpieczenia.

To nie jest automatyczne prawo wykonawcy. Już na etapie analizy SWZ i projektu umowy trzeba sprawdzić:

• czy zamawiający dopuścił tworzenie zabezpieczenia przez potrącenia;
• jaka część zabezpieczenia ma być wniesiona przed zawarciem umowy;
• jaki procent będzie zatrzymywany z każdej faktury;
• do jakiej kwoty będą trwały potrącenia;
• kiedy i na jakich zasadach nastąpi zwrot środków.

Przy tym rozwiązaniu wykonawca powinien wnieść przed zawarciem umowy co najmniej 30% kwoty zabezpieczenia. Pozostała część może być gromadzona z potrąceń z należności za częściowo wykonane roboty, dostawy lub usługi, nie później niż do połowy okresu realizacji umowy.

Wzór klauzuli umownej

Poniższy zapis jest punktem wyjścia do dopasowania do konkretnej umowy i jej harmonogramu płatności:

§ [numer] Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

1. Wykonawca wnosi zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w wysokości [kwota] zł, stanowiącej [procent] % ceny całkowitej podanej w ofercie.
2. Kwota [kwota] zł, stanowiąca 30% wartości zabezpieczenia, zostanie wniesiona przez Wykonawcę przed zawarciem Umowy w formie pieniężnej.
3. Pozostała część zabezpieczenia, tj. [kwota] zł, zostanie utworzona przez potrącenia z należności Wykonawcy wynikających z faktur częściowych wystawianych w związku z realizacją Umowy.
4. Zamawiający będzie potrącał [procent] % wartości netto/brutto każdej prawidłowo wystawionej faktury, aż do zgromadzenia pełnej kwoty zabezpieczenia określonej w ust. 1, nie później niż do połowy okresu realizacji Umowy.
5. Potrącone środki podlegają zwrotowi na zasadach i w terminach określonych w przepisach Prawa zamówień publicznych oraz w niniejszej Umowie.
6. Wykonawca wyraża zgodę na dokonywanie potrąceń opisanych w niniejszym paragrafie.

Wzór powinien zostać uzupełniony o konkretne wartości oraz zgodny z projektem umowy udostępnionym przez zamawiającego. Nie warto wprowadzać zmian jednostronnie w formularzu ofertowym — najpierw trzeba ustalić, czy postanowienia umowne w ogóle dopuszczają taki mechanizm.

Co musi zawierać poprawny zapis?

Dobry zapis o potrąceniach nie ogranicza się do zdania: „zamawiający potrąci zabezpieczenie z faktur”. Powinien jasno określać:

1. Łączną kwotę i procent zabezpieczenia – tak, aby nie było wątpliwości, kiedy potrącenia się kończą.
2. Kwotę wpłacaną przed podpisaniem umowy – przy kontraktach dłuższych niż rok jest to co najmniej 30% zabezpieczenia.
3. Podstawę naliczania potrącenia – np. procent wartości brutto każdej faktury częściowej.
4. Termin zakończenia potrąceń – pozostała część zabezpieczenia musi zostać utworzona najpóźniej do połowy okresu realizacji umowy.
5. Zasady zwrotu – w tym rozdzielenie części zwracanej po wykonaniu zamówienia od części pozostawionej na okres rękojmi lub gwarancji.
6. Rachunek do zwrotu środków oraz zasady rozliczenia ewentualnych roszczeń zamawiającego.

W PZP co do zasady 70% zabezpieczenia zwraca się w terminie 30 dni od wykonania zamówienia i uznania go za należycie wykonane. Pozostałe 30% może zostać pozostawione na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji i powinno zostać zwrócone nie później niż w 15. dniu po upływie tego okresu.

Checklista wykonawcy: przed podpisaniem umowy

Przed zaakceptowaniem potrąceń przejdź przez poniższą listę:

• sprawdź w SWZ oraz projekcie umowy wysokość zabezpieczenia;
• potwierdź, że okres realizacji przekracza rok;
• oblicz, ile gotówki zostanie zatrzymane z każdej faktury;
• ustal, czy pierwsze faktury pokryją koszty mobilizacji, materiałów i wynagrodzeń;
• porównaj koszt zamrożonej gotówki z kosztem gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej;
• sprawdź zapisy o karach umownych i możliwości zaspokojenia roszczeń z zabezpieczenia;
• pilnuj protokołów odbioru i kompletności dokumentacji rozliczeniowej.

Przy robotach budowlanych szczególne znaczenie mają protokoły częściowego odbioru robót, ponieważ to one zwykle stanowią podstawę wystawienia faktury częściowej. Po zakończeniu prac pomocny będzie także protokół zdawczo-odbiorczy robót budowlanych.

Najczęstsze błędy formalne i finansowe

Najczęstszy błąd polega na założeniu, że potrącenie można zastosować przy każdej umowie. W zamówieniach publicznych możliwość ta jest związana z kontraktami realizowanymi dłużej niż rok oraz zgodą zamawiającego.

Problemem bywa też nieprecyzyjny zapis: bez wskazania procentu potrącenia, limitu kwotowego lub daty końcowej. Taki mechanizm może prowadzić do sporów przy ostatnich płatnościach.

Wykonawcy czasem nie uwzględniają potrąceń w kalkulacji ceny. Zatrzymanie nawet kilku procent z każdej faktury wpływa na kapitał obrotowy, zwłaszcza gdy kontrakt wymaga zakupu materiałów albo finansowania podwykonawców przed odbiorem prac.

Trzeba również odróżnić potrącenie na poczet zabezpieczenia od potrącenia kary umownej. To dwa różne mechanizmy, choć w praktyce zamawiający może sięgnąć po zgromadzone zabezpieczenie na pokrycie swoich roszczeń. Zasady dotyczące drugiej sytuacji omawiamy w artykule potrącenie kary umownej z faktury.

Często zadawane pytania

Czy zamawiający może potrącać zabezpieczenie od pierwszej faktury?

Tak, jeśli wynika to z umowy i uzgodnionego harmonogramu potrąceń. Sam fakt wystawienia faktury nie tworzy jednak podstawy do zatrzymania środków — mechanizm musi być opisany w dokumentach zamówienia i umowie.

Czy potrącenie z faktury zastępuje wpłatę zabezpieczenia przed podpisaniem umowy?

Nie w całości. Przy umowie realizowanej dłużej niż rok wykonawca wpłaca przed zawarciem umowy co najmniej 30% wartości zabezpieczenia. Reszta może być tworzona przez potrącenia z płatności częściowych.

Czy zabezpieczenie należytego wykonania można wykorzystać na kary umowne?

Tak, jeżeli zamawiający ma wymagalne roszczenie wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Wykonawca powinien dokładnie przeanalizować postanowienia dotyczące kar, odbiorów i procedury zgłaszania roszczeń.