Termin zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania – kiedy zamawiający musi oddać środki?

Termin zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania wynika wprost z art. 453 ustawy Prawo zamówień publicznych. Co do zasady zamawiający powinien zwrócić zabezpieczenie w ciągu 30 dni od wykonania zamówienia i uznania go za należycie wykonane. Nie zawsze oznacza to jednak 30 dni od ostatniego dnia robót, dostawy albo wystawienia faktury.

W praktyce wykonawca musi pilnować dwóch rzeczy: formalnego zakończenia realizacji oraz dokumentu lub czynności, z której wynika, że zamawiający uznał umowę za wykonaną prawidłowo. To szczególnie ważne przy kontraktach budowlanych, długich dostawach i usługach objętych gwarancją.

Więcej praktycznych wyjaśnień dotyczących realizacji umów publicznych znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach Mimira.

Termin zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania: 30 dni po wykonaniu umowy

Zgodnie z art. 453 ust. 1 PZP zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane.

Są to dwa warunki, które muszą wystąpić łącznie:

1. zamówienie zostało wykonane;
2. zamawiający uznał wykonanie za należyte.

Dopiero wtedy zaczyna biec 30-dniowy termin zwrotu zabezpieczenia. Wykonawca nie powinien więc utożsamiać go automatycznie z datą zakończenia robót wskazaną w harmonogramie, datą dostawy czy dniem zgłoszenia gotowości do odbioru.

Najczęściej podstawą do ustalenia tej daty będzie podpisany protokół odbioru końcowego, protokół zdawczo-odbiorczy albo inny dokument przewidziany w umowie. W zależności od rodzaju kontraktu liczy się nie tylko fizyczne wykonanie świadczenia, ale też przekazanie kompletnej dokumentacji, usunięcie usterek ujawnionych przy odbiorze czy uzyskanie wymaganych decyzji i odbiorów technicznych.

Przykład: wykonawca kończy roboty 30 września, ale odbiór końcowy odbywa się 10 października. Jeżeli wtedy zamawiający potwierdzi należyte wykonanie umowy, 30 dni na zwrot zasadniczej części zabezpieczenia należy liczyć od 10 października, a nie od zakończenia prac na placu budowy.

Ile zabezpieczenia może zatrzymać zamawiający na rękojmię lub gwarancję?

Zamawiający może pozostawić część zabezpieczenia na pokrycie ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi za wady albo gwarancji jakości. Ta zatrzymana część nie może przekroczyć 30% kwoty całego zabezpieczenia.

W efekcie po prawidłowym wykonaniu i odbiorze zamówienia wykonawca powinien odzyskać co najmniej 70% wniesionego zabezpieczenia. W dokumentach przetargowych często spotkasz więc zapis, że:

• 70% zabezpieczenia jest zwracane po wykonaniu i uznaniu zamówienia za należycie wykonane;
• 30% pozostaje na okres rękojmi lub gwarancji.

Nie jest to jednak uniwersalny automatyzm dla każdej umowy. Projektowane postanowienia umowy mogą przewidywać niższą część zatrzymywaną przez zamawiającego. Nie mogą natomiast zatrzymać na rękojmię i gwarancję więcej niż ustawowe 30%.

Przed złożeniem oferty dobrze jest sprawdzić projekt umowy równie dokładnie jak warunki udziału czy terminy. Pomaga w tym także analiza SWZ — zwłaszcza gdy równocześnie trzeba pilnować terminu na zadawanie pytań do SWZ.

Kiedy wraca 30% zatrzymanego zabezpieczenia?

Część pozostawiona na zabezpieczenie roszczeń z rękojmi lub gwarancji powinna zostać zwrócona nie później niż w 15. dniu po upływie okresu rękojmi za wady lub gwarancji.

Ważne jest więc ustalenie, od jakiego dnia biegnie ten okres. Najczęściej umowa wiąże go z odbiorem końcowym, ale szczegóły mogą zależeć od jej treści. Przy wieloletnich kontraktach różnica kilku tygodni w dacie początkowej ma znaczenie dla płynności finansowej firmy.

Przykład:

• odbiór końcowy: 15 czerwca 2025 r.;
• okres gwarancji: 36 miesięcy;
• koniec gwarancji: 15 czerwca 2028 r.;
• najpóźniejsza data zwrotu zatrzymanej części: 30 czerwca 2028 r.

Jeżeli w okresie gwarancyjnym pojawią się wady, zamawiający może dochodzić roszczeń na zasadach określonych w umowie i przepisach. Samo wystąpienie usterki nie oznacza jednak automatycznie, że cała zatrzymana kwota przepada. Istotne są przyczyna problemu, zakres obowiązków wykonawcy oraz przebieg usuwania wad.

Zwrot zabezpieczenia w pieniądzu a gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa

Forma zabezpieczenia wpływa na praktykę rozliczenia, choć nie zmienia ustawowych terminów zwrotu.

Jeżeli wykonawca wniósł zabezpieczenie w pieniądzu, zamawiający zwraca środki wraz z odsetkami wynikającymi z rachunku bankowego, na którym je przechowywał. Odsetki są jednak pomniejszane o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizję bankową za przelew.

Przy gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej lub poręczeniu nie dochodzi do przelewu środków. Wykonawca powinien zadbać, aby dokument gwarancyjny obejmował wymagany okres realizacji oraz ewentualny okres rękojmi lub gwarancji. Po zwrocie zabezpieczenia zamawiający powinien zwolnić instrument zabezpieczający zgodnie z warunkami umowy i dokumentu gwarancji.

Tu łatwo o kosztowny błąd: gwarancja może wygasać przed formalnym odbiorem albo nie obejmować okresu, na który zatrzymano część zabezpieczenia. Skutkiem bywa konieczność przedłużenia gwarancji, wniesienia nowego zabezpieczenia albo spór z zamawiającym.

Co sprawdzić, aby zwrot zabezpieczenia nie przeciągał się miesiącami?

Najwięcej problemów nie wynika z samego 30-dniowego terminu, lecz z braku jasności, kiedy rozpoczął bieg. Dlatego warto prowadzić prosty rejestr najważniejszych dat i dokumentów.

Przed rozpoczęciem realizacji umowy sprawdź:

• wysokość wniesionego zabezpieczenia oraz jego formę;
• zasady podziału na część zwracaną po odbiorze i część zatrzymaną na rękojmię lub gwarancję;
• definicję wykonania zamówienia w umowie;
• procedurę odbiorową oraz listę dokumentów wymaganych przy odbiorze;
• datę zakończenia rękojmi lub gwarancji;
• okres obowiązywania gwarancji bankowej albo ubezpieczeniowej.

Warto również zachować potwierdzenie odbioru, korespondencję dotyczącą usuwania wad oraz dokumenty przekazane zamawiającemu. Przy sporze to właśnie one pozwalają wykazać, kiedy zamówienie zostało wykonane i kiedy zamawiający uznał je za należycie wykonane.

Dla wykonawcy zabezpieczenie to nie tylko formalność, ale realnie zamrożony kapitał albo koszt gwarancji. Dlatego już na etapie decyzji „startować czy nie” należy uwzględnić je w kalkulacji finansowej kontraktu — podobnie jak zaliczkę na poczet wykonania zamówienia, terminy płatności czy kary umowne.

Co zrobić, gdy zamawiający nie zwraca zabezpieczenia w terminie?

Najpierw ustal, czy obie przesłanki ustawowe rzeczywiście zostały spełnione: wykonanie zamówienia i jego formalne uznanie za należycie wykonane. Następnie porównaj daty z zapisami umowy oraz art. 453 PZP.

Jeżeli termin minął, rozsądnym pierwszym krokiem jest pisemne wezwanie zamawiającego do zwrotu zabezpieczenia. W piśmie warto wskazać:

• numer i przedmiot umowy;
• kwotę oraz formę zabezpieczenia;
• datę wykonania i odbioru zamówienia;
• podstawę prawną zwrotu;
• rachunek bankowy do przelewu, jeśli jest potrzebny.

Gdy przyczyną wstrzymania zwrotu są zastrzeżenia co do jakości wykonania, przeanalizuj protokoły, zgłoszenia wad i postanowienia umowy. Przy sporze o roszczenie lub wykładnię przepisów warto skonsultować sprawę z prawnikiem specjalizującym się w zamówieniach publicznych.

Często zadawane pytania

Czy zamawiający zwraca zabezpieczenie automatycznie po odbiorze?

Odbiór końcowy często uruchamia bieg terminu, ale decydujące jest wykonanie zamówienia i uznanie go przez zamawiającego za należycie wykonane. Sam fakt zakończenia prac nie zawsze wystarczy.

Jaki jest termin zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy?

Zasadniczo wynosi 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go przez zamawiającego za należycie wykonane.

Czy zamawiający może zatrzymać całe zabezpieczenie do końca gwarancji?

Nie. Na roszczenia z tytułu rękojmi lub gwarancji może pozostawić maksymalnie 30% zabezpieczenia.

Kiedy zwracana jest część zatrzymana na gwarancję?

Nie później niż w 15. dniu po upływie okresu rękojmi za wady lub gwarancji jakości.

Czy zwrot zabezpieczenia obejmuje odsetki?

Przy zabezpieczeniu wniesionym w pieniądzu zwrot następuje z odsetkami z rachunku bankowego, po odjęciu kosztów prowadzenia rachunku i prowizji za przelew.