Wykaz wykonanych usług PZP wzór – jak przygotować dokument i potwierdzić doświadczenie

Wykaz wykonanych usług PZP wzór pomaga udowodnić, że wykonawca ma doświadczenie wymagane przez zamawiającego. Samo wpisanie nazw dawnych kontraktów nie wystarczy. Każda pozycja musi jasno pokazywać zgodność z warunkiem udziału z SWZ, a informacje w tabeli powinny dać się potwierdzić referencjami, protokołem odbioru lub innym właściwym dowodem.

Poniżej znajdziesz praktyczny wzór, instrukcję wypełnienia i listę błędów, przez które wykonawcy mają problem z wykazaniem realnie posiadanego doświadczenia.

Więcej praktycznych wyjaśnień dokumentów ofertowych znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach Mimira.

Czym jest wykaz usług w zamówieniach publicznych?

Wykaz usług to podmiotowy środek dowodowy służący potwierdzeniu spełniania warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający stosuje go wtedy, gdy chce sprawdzić, czy wykonawca realizował wcześniej usługi o określonym charakterze, wartości, zakresie albo czasie trwania.

Przykładowo, warunek w SWZ może wymagać wykazania:

• dwóch usług utrzymania systemów IT o wartości co najmniej 200 000 zł brutto każda;
• jednej usługi szkoleniowej obejmującej przeprowadzenie minimum 500 godzin zajęć;
• usług sprzątania obiektów użyteczności publicznej o powierzchni wskazanej przez zamawiającego;
• usługi doradczej dotyczącej określonego obszaru, np. ochrony środowiska lub finansów.

Wykaz nie jest dokumentem „o całej historii firmy”. Wpisujesz do niego takie realizacje, które odpowiadają konkretnemu warunkowi z danego postępowania. Najbezpieczniej traktować opis warunku z SWZ jak checklistę: każda jego część powinna znaleźć odzwierciedlenie w opisie usługi.

Wykaz wykonanych usług PZP wzór – tabela do uzupełnienia

Zamawiający zwykle udostępnia własny załącznik do SWZ. Zawsze korzystaj w pierwszej kolejności z jego formularza. Jeżeli dokumentacja nie zawiera wzoru albo potrzebujesz przygotować dane robocze przed wypełnieniem załącznika, możesz zastosować poniższy układ.

Pod tabelą warto dodać standardową formułę:

Oświadczam, że wskazane usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

Następnie dokument podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania wykonawcy – zgodnie z wymogami postępowania dotyczącymi formy i podpisu.

Co wpisać w poszczególnych kolumnach?

Przedmiot i zakres usługi
Nie ograniczaj się do ogólnej nazwy, np. „usługa IT”, „szkolenia” czy „sprzątanie”. Opisz te elementy, które świadczą o spełnieniu warunku. Jeżeli SWZ wymaga obsługi określonej liczby użytkowników, wskazania konkretnej technologii lub realizacji dla podmiotu publicznego, podaj to wprost – o ile wynika to z dokumentów potwierdzających realizację.

Wartość usługi
Wpisz wartość, która odpowiada zakresowi wymaganej usługi. Jeżeli kontrakt obejmował kilka różnych świadczeń, a warunek dotyczy tylko jednego z nich, nie zakładaj automatycznie wartości całej umowy. Wykazywana kwota musi być obroniona dokumentami.

Data realizacji
Podaj datę rozpoczęcia i zakończenia. Przy usługach nadal wykonywanych zastosuj oznaczenie „od … do nadal”. Sprawdź przy tym, czy SWZ wymaga wykazania pełnej wartości umowy czy wartości świadczenia już wykonanego.

Odbiorca usługi
Wskaż pełną nazwę klienta lub zamawiającego. Skrócona nazwa, nazwa marki albo sam adres mogą utrudnić identyfikację kontraktu.

Dowód należytego wykonania
Najczęściej będzie to referencja. W zależności od sytuacji potwierdzeniem może być też inny dokument wystawiony przez odbiorcę usługi, który jasno wskazuje, że usługa została wykonana lub jest wykonywana należycie.

Jaki okres usług można wykazać?

Dla usług i dostaw przepisy przewidują co do zasady możliwość żądania wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert lub wniosków. Jeśli wykonawca prowadzi działalność krócej, wskazuje usługi z okresu jej prowadzenia.

To zasada wynikająca z rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych. Dokumentacja konkretnego postępowania może szczegółowo określać sposób liczenia tego okresu oraz wymagany zakres informacji. Dlatego przed wybraniem referencji trzeba przeczytać nie tylko sam warunek udziału, lecz także sekcję SWZ o dokumentach składanych na wezwanie.

Dla robót budowlanych obowiązuje odrębna reguła i zasadniczo dłuższy okres referencyjny. Jeśli przygotowujesz dokument dla inwestycji budowlanej, wykorzystaj osobny wzór wykazu wykonanych robót budowlanych.

Referencje a wykaz usług: dlaczego oba dokumenty muszą się zgadzać?

Wykaz usług pokazuje zamawiającemu, na jakie doświadczenie się powołujesz. Referencja lub inny dowód ma potwierdzić, że doświadczenie jest rzeczywiste i że usługa została wykonana należycie.

Porównaj oba dokumenty przed złożeniem:

• nazwa odbiorcy musi być identyczna lub jednoznacznie powiązana;
• daty realizacji nie mogą się wykluczać;
• zakres z referencji powinien potwierdzać kluczowe elementy warunku;
• wartość powinna odpowiadać kwocie wykazanej w tabeli albo dać się z nią logicznie powiązać;
• dokument powinien wskazywać należyte wykonanie usługi, gdy taki dowód jest wymagany.

Częsty problem pojawia się przy starych referencjach, które zawierają bardzo ogólną treść: „potwierdzamy współpracę”. Taki dokument może nie potwierdzić wymaganej skali lub zakresu realizacji. Jeżeli masz możliwość, poproś odbiorcę o referencję wskazującą najważniejsze parametry usługi.

Usługa nadal wykonywana – jak ją wpisać?

Usługi ciągłe, takie jak utrzymanie infrastruktury, ochrona, sprzątanie lub obsługa systemów, mogą nadal trwać w dniu składania oferty. W wykazie należy wtedy jasno wskazać okres realizacji, np. „01.01.2024 r. – do nadal”.

Nie wpisuj automatycznie pełnej wartości przewidzianej na cały okres umowy, jeśli warunek lub wzór wykazu wymaga wartości faktycznie zrealizowanej. W przypadku trwającej usługi zamawiający zwykle będzie badał, jaki zakres został wykonany do dnia, który ma znaczenie dla postępowania.

Przykładowy zapis:

Usługa kompleksowego utrzymania zieleni miejskiej, realizowana od 1 kwietnia 2024 r. do nadal; wartość usług wykonanych do dnia 30 czerwca 2026 r.: 410 000 zł brutto.

Najczęstsze błędy w wykazie usług

Zbyt ogólny opis realizacji

Opis „obsługa informatyczna” nie dowodzi jeszcze, że wykonawca realizował usługę wymaganą w SWZ. Lepiej wskazać konkretne elementy: rodzaj systemu, liczbę użytkowników, zakres prac lub wymagane kompetencje.

Wykazanie wartości całej umowy zamiast relewantnego zakresu

Jeśli kontrakt obejmował dostawy, usługi dodatkowe i właściwą usługę podobną do przedmiotu zamówienia, trzeba oddzielić wartości. Zamawiający może zakwestionować wpis, gdy nie da się ustalić, jaka część kwoty odpowiada wymaganej realizacji.

Brak spójności z referencjami

Wykaz mówi o usłudze o wartości 500 000 zł, a referencja wskazuje inną datę, inny zakres albo nie potwierdza należytego wykonania. Takie różnice mogą prowadzić do wezwania do wyjaśnień lub uzupełnienia dokumentów.

Jeżeli otrzymasz wezwanie do złożenia lub uzupełnienia dokumentów, sprawdź, czy dotyczy ono środków dowodowych składanych na podstawie procedury z art. 274 PZP. Pomocny może być także wzór wezwania z art. 274 PZP.

Wskazanie doświadczenia podmiotu trzeciego bez właściwego dokumentu

Gdy wykonawca korzysta z doświadczenia innej firmy, sam wykaz nie wystarczy. Należy również spełnić wymagania dotyczące polegania na zasobach podmiotu trzeciego, w tym przedstawić stosowne zobowiązanie. Zobacz, jak wygląda zobowiązanie podmiotu trzeciego w PZP.

Jak usprawnić przygotowywanie wykazu usług?

Najlepiej nie zaczynać kompletowania dokumentów dopiero po publikacji przetargu. W firmie warto utrzymywać wewnętrzną bazę zakończonych i trwających kontraktów. Przy każdej realizacji zapisz:

• pełny zakres prac;
• wartość całej umowy i wartości istotnych części;
• daty realizacji;
• dane odbiorcy;
• lokalizację referencji, protokołu lub umowy;
• informacje przydatne w przyszłych warunkach udziału.

Dzięki temu przed każdym postępowaniem można szybko dobrać właściwe realizacje, zamiast odtwarzać historię kontraktów z faktur, maili i archiwów.

W Mimirze możemy wykorzystać przekazane przez firmę referencje i dane o doświadczeniu do przygotowania wstępnie uzupełnionych wykazów usług, a następnie sprawdzić ich zgodność z wymaganiami konkretnej SWZ. Sposób przekazywania dokumentów i zlecania przygotowania oferty opisuje instrukcja korzystania z platformy.

Pamiętaj jednak, że wykaz usług to dokument składany w konkretnym postępowaniu. Ostatecznie zawsze porównaj jego treść z aktualną SWZ, wzorem załącznika i dokumentami potwierdzającymi realizację.

Często zadawane pytania

Czy wykaz usług składa się razem z ofertą?

Nie zawsze. Termin złożenia wykazu wynika z SWZ i trybu postępowania. Często zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia podmiotowych środków dowodowych. W niektórych postępowaniach dokument może być wymagany wcześniej.

Czy referencje muszą być dołączone do wykazu?

Jeżeli zamawiający żąda dowodów należytego wykonania, wykaz powinien zostać złożony wraz z wymaganymi referencjami lub innymi właściwymi dokumentami. Samo oświadczenie wykonawcy co do zasady nie zastępuje referencji, chyba że spełnione są warunki dopuszczające taki sposób potwierdzenia.

Czy można wykazać usługę wykonaną dla prywatnego klienta?

Tak, o ile warunek SWZ nie ogranicza doświadczenia do realizacji dla określonego typu podmiotów. Usługa dla klienta prywatnego musi jednak spełniać wszystkie parametry warunku, a jej należyte wykonanie trzeba odpowiednio udokumentować.

Czy w wykazie usług trzeba podać kwoty netto czy brutto?

Decyduje treść SWZ i wzór wykazu udostępniony przez zamawiającego. Nie przyjmuj jednego wariantu „z rozpędu”. Jeżeli dokumentacja nie rozstrzyga tej kwestii, warto zadać pytanie zamawiającemu przed upływem terminu na komunikację.

Czy wykaz osób i wykaz usług to ten sam dokument?

Nie. Wykaz usług potwierdza doświadczenie wykonawcy, a wykaz osób dotyczy personelu przewidzianego do realizacji zamówienia. Wymagania dotyczące personelu omawia wzór wykazu osób do realizacji zamówienia.