Wykaz osób do realizacji zamówienia – wzór i instrukcja wypełnienia

Wykaz osób do realizacji zamówienia wzór to dokument, którym wykonawca potwierdza, że dysponuje personelem potrzebnym do wykonania zamówienia publicznego. Nie wystarczy wpisać nazwiska specjalisty. Trzeba wykazać, że konkretna osoba spełnia warunki opisane przez zamawiającego w SWZ: ma wymagane doświadczenie, uprawnienia, kwalifikacje oraz będzie dostępna do realizacji danego zadania.

To jeden z częściej wymaganych podmiotowych środków dowodowych, szczególnie w usługach specjalistycznych, robotach budowlanych, projektowaniu, IT, ochronie czy nadzorze inwestorskim. Więcej praktycznych materiałów dla wykonawców znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach publicznych.

Czym jest wykaz osób?

Wykaz osób to tabela lub formularz przedstawiający personel, którym wykonawca dysponuje albo będzie dysponował podczas realizacji umowy. Zamawiający używa go, by sprawdzić spełnienie warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej.

W praktyce dokument odpowiada na kilka prostych, ale ważnych pytań:

• kto będzie pełnił daną funkcję;
• jakie ma kwalifikacje lub uprawnienia;
• jakie doświadczenie posiada;
• jaki zakres czynności wykona przy zamówieniu;
• na jakiej podstawie wykonawca dysponuje tą osobą.

Wykaz osób nie jest uniwersalnym załącznikiem, który można skopiować z poprzedniej oferty bez zmian. Każdy wzór trzeba dostosować do konkretnej SWZ, warunków udziału i części zamówienia, na którą składana jest oferta.

Wykaz osób do realizacji zamówienia wzór – gotowy szablon

Jeżeli zamawiający nie załączył własnego formularza, możesz przygotować wykaz w poniższej formie. Gdy SWZ zawiera wzór, korzystaj przede wszystkim z dokumentu udostępnionego przez zamawiającego.

WYKAZ OSÓB SKIEROWANYCH DO REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Pod tabelą warto umieścić oświadczenie:

Oświadczam, że wskazane osoby będą dostępne przy realizacji zamówienia oraz że dysponujemy nimi na wskazanej podstawie, zgodnie z wymaganiami określonymi w SWZ.

Jeżeli formularz wymaga podpisu, podpisuje go osoba uprawniona do reprezentacji wykonawcy albo prawidłowo umocowany pełnomocnik.

Co musi zawierać poprawny wykaz osób?

Zakres danych zawsze wynika z dokumentacji postępowania. Najczęściej jednak zamawiający oczekuje informacji o:

1. imieniu i nazwisku osoby – o ile SWZ wymaga danych personalnych;
2. funkcji – np. kierownik robót, architekt, ekspert branżowy, administrator systemu, koordynator projektu;
3. uprawnieniach – wraz z zakresem, numerem oraz właściwą specjalnością, jeśli są wymagane;
4. wykształceniu lub certyfikatach – gdy warunek odnosi się do konkretnego kierunku studiów, szkolenia lub certyfikacji;
5. doświadczeniu – opisanym precyzyjnie według kryteriów z SWZ;
6. zakresie czynności – czyli co dana osoba faktycznie zrobi przy realizacji zamówienia;
7. podstawie dysponowania – przykładowo umowa o pracę, umowa zlecenia, współpraca B2B albo zasoby podmiotu trzeciego.

Nie wpisuj samego stwierdzenia: „posiada wieloletnie doświadczenie”. Jeżeli SWZ wymaga udziału w dwóch projektach o określonej wartości, branży lub zakresie, opisz te projekty w sposób pozwalający zweryfikować każdy element warunku.

Dobry opis brzmi na przykład:

Kierownik robót przy przebudowie budynku użyteczności publicznej o wartości robót 3,2 mln zł brutto, realizacja od marca 2022 r. do listopada 2022 r., zakres: roboty konstrukcyjne i wykończeniowe.

Słaby opis to:

Doświadczony kierownik robót budowlanych, wiele realizacji.

Kiedy składa się wykaz osób w przetargu?

W wielu postępowaniach wykaz osób składa wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, na wezwanie zamawiającego. Zasady zależą jednak od trybu postępowania, wartości zamówienia i zapisów SWZ.

Nie oznacza to, że dokument warto przygotować dopiero po otrzymaniu wezwania. Dane kadrowe powinny być zebrane wcześniej, ponieważ wezwanie często wyznacza krótki termin na złożenie podmiotowych środków dowodowych.

Przy zamówieniach podzielonych na części sprawdź, czy wykaz należy złożyć osobno dla każdej części. Jeżeli ta sama osoba ma realizować zadania w kilku częściach, trzeba wykazać jej rzeczywistą dostępność. Samo powielenie nazwiska w kilku tabelach może nie wyjaśniać, czy wykonawca faktycznie zapewni odpowiednią obsadę.

Jak przygotować wykaz osób krok po kroku?

1. Odczytaj warunek udziału dosłownie

Zaznacz w SWZ wszystkie elementy wymagania: liczbę osób, role, okres doświadczenia, liczbę projektów, wartości projektów, konkretne uprawnienia i ewentualne certyfikaty.

Nie interpretuj warunku „na skróty”. Jeżeli zamawiający wymaga pięciu lat doświadczenia na konkretnym stanowisku, ogólny staż zawodowy danej osoby może nie wystarczyć.

2. Przypisz osobę do każdego wymogu

Przygotuj wewnętrzną mapę wymagań. Przy każdym warunku wpisz osobę, która go spełnia, oraz dokumenty potwierdzające dane: CV, uprawnienia, certyfikaty, informacje o projektach czy podstawę współpracy.

3. Zweryfikuj podstawę dysponowania personelem

Wykonawca może dysponować osobą na różnych podstawach. Jeżeli korzysta z zasobów podmiotu trzeciego, zwykle potrzebne będzie również odpowiednie zobowiązanie tego podmiotu. Ważne, aby deklaracja była realna i obejmowała dokładnie te kompetencje, których wykonawca używa do spełnienia warunku.

4. Opisz doświadczenie językiem SWZ

Używaj pojęć występujących w dokumentacji. Gdy warunek mówi o „kierowaniu robotami w obiektach użyteczności publicznej”, nie zastępuj tego ogólnym opisem „nadzór nad inwestycjami budowlanymi”.

5. Sprawdź zgodność wszystkich dokumentów

Nazwiska, role i informacje o doświadczeniu powinny być spójne w wykazie, CV, oświadczeniach, zobowiązaniach podmiotów trzecich oraz dokumentach potwierdzających uprawnienia.

W Mimirze możemy przygotować roboczy wykaz osób na podstawie danych przekazanych przez firmę i wymagań konkretnej SWZ. System analizuje dokumentację, a następnie dokument sprawdza ekspert. Nadal to wykonawca odpowiada za aktualność danych personelu oraz finalną weryfikację przed podpisaniem oferty.

Najczęstsze błędy formalne w wykazie osób

Najwięcej problemów nie wynika z braku kompetentnej kadry, lecz z nieprecyzyjnego udokumentowania jej kompetencji.

Brak pełnego opisu doświadczenia. Wpisanie nazwy projektu bez dat, zakresu obowiązków albo roli danej osoby może uniemożliwić ocenę warunku.

Nieodpowiednie uprawnienia. Uprawnienia mogą być ważne, ale nie obejmować wymaganej specjalności lub zakresu.

Niespójność z CV i pozostałymi załącznikami. Inna funkcja w wykazie, inna w CV albo różne daty realizacji projektów budzą wątpliwości zamawiającego.

Błędna podstawa dysponowania osobą. Dotyczy to zwłaszcza ekspertów zewnętrznych oraz personelu udostępnianego przez podmiot trzeci.

Opis marketingowy zamiast dowodowego. Wykaz osób nie służy do prezentacji firmy. Ma pozwolić sprawdzić spełnienie bardzo konkretnego wymagania.

Użycie nieaktualnego wzoru. Jeżeli zamawiający udostępnił formularz, nie zastępuj go własną tabelą bez wyraźnej potrzeby.

Przy robotach budowlanych wykaz kadry zwykle idzie w parze z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze realizacje. Pomocny może być także wzór wykazu wykonanych robót budowlanych. Dla usług sprawdź natomiast wykaz wykonanych usług PZP.

Wykaz osób a dokumenty w branży ochrony

W postępowaniach na ochronę osób i mienia zamawiający może oczekiwać wykazania liczby pracowników, kwalifikacji, doświadczenia w ochronie określonych obiektów lub uprawnień wymaganych przepisami. Taki wykaz powinien uwzględniać nie tylko stanowisko, lecz także realną obsadę zmian i dostępność osób.

Szczegółowo omawiamy ten temat w artykule wykaz osób w przetargu na ochronę.

Checklista przed złożeniem wykazu osób

Przed wysłaniem dokumentu sprawdź:

• czy używasz formularza z SWZ, jeśli został udostępniony;
• czy wskazałeś wszystkie osoby wymagane dla danej części zamówienia;
• czy każda osoba spełnia dokładnie opisany warunek;
• czy doświadczenie obejmuje daty, zakres i rolę osoby;
• czy uprawnienia odpowiadają wymaganej specjalności;
• czy wskazano podstawę dysponowania każdą osobą;
• czy personel będzie realnie dostępny w terminie realizacji;
• czy dane są identyczne we wszystkich załącznikach;
• czy dokument został podpisany przez właściwą osobę, jeśli wymaga tego SWZ.

Dobrze prowadzona baza kadrowa skraca przygotowanie ofert i ogranicza ryzyko pomyłek. Warto aktualizować ją po każdej zmianie zatrudnienia, uzyskaniu nowych uprawnień albo zakończeniu projektu, który może później potwierdzać doświadczenie specjalisty.