Wezwanie do negocjacji PZP – wzór i elementy obowiązkowe

Wezwanie do negocjacji PZP – wzór nie jest jednym uniwersalnym pismem, które da się zastosować w każdym postępowaniu. Jego treść zależy od wybranego trybu udzielenia zamówienia, dokumentów postępowania oraz zakresu dopuszczonych negocjacji. Ustawa PZP posługuje się przede wszystkim pojęciem „zaproszenia do negocjacji”, choć w praktyce wykonawcy i zamawiający często używają określenia „wezwanie”.

Najważniejsze jest jedno: dokument musi jasno wskazywać, kto, kiedy, gdzie i w jaki sposób ma uczestniczyć w negocjacjach. Jeżeli negocjacje dotyczą kryteriów oceny ofert, zamawiający powinien opisać ten zakres precyzyjnie, aby zachować przejrzystość i równe traktowanie wykonawców.

Więcej praktycznych materiałów dla wykonawców znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach publicznych Mimira.

Kiedy prowadzi się negocjacje w PZP?

Negocjacje w PZP nie są swobodną rozmową handlową. To sformalizowany etap postępowania, prowadzony na zasadach wynikających z ustawy i dokumentacji przetargowej.

Mogą wystąpić między innymi w:

• trybie podstawowym z możliwością negocjacji – zamawiający najpierw ocenia oferty, a następnie zaprasza do negocjacji wykonawców, których oferty nie podlegają odrzuceniu;
• negocjacjach z ogłoszeniem – po złożeniu ofert wstępnych zamawiający zaprasza równocześnie wykonawców spełniających określone warunki;
• negocjacjach bez ogłoszenia – w sytuacjach wskazanych w ustawie;
• postępowaniu w trybie zamówienia z wolnej ręki, gdzie negocjacje mają odmienny charakter.

W trybie podstawowym wariantu z negocjacjami zamawiający prowadzi negocjacje z wykonawcami, których oferty nie zostały odrzucone. Celem jest ulepszenie treści ofert, zwłaszcza w odniesieniu do kryteriów oceny ofert wskazanych w ogłoszeniu i SWZ. Nie można jednak prowadzić rozmów w sposób, który zmieniłby podstawowy charakter zamówienia albo dawał jednemu wykonawcy nieuzasadnioną przewagę.

Wezwanie do negocjacji PZP – wzór

Poniższy wzór jest punktem wyjścia dla zamawiającego. Przed wysłaniem trzeba dopasować go do konkretnego trybu, SWZ oraz przebiegu postępowania.

[Miejscowość, data]

[Nazwa i adres zamawiającego]

Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. „[nazwa postępowania]”, nr postępowania: [numer]

Zaproszenie do negocjacji

Działając w związku z postępowaniem prowadzonym w trybie [wskazać tryb postępowania oraz podstawę prawną], Zamawiający zaprasza Wykonawcę:

[nazwa wykonawcy, adres / dane identyfikacyjne]

do udziału w negocjacjach dotyczących treści złożonej oferty.

1. Termin negocjacji: [data, godzina]
2. Miejsce negocjacji / sposób ich przeprowadzenia: [adres, platforma elektroniczna, link lub instrukcja dostępu]
3. Forma negocjacji: [spotkanie stacjonarne / wideokonferencja / komunikacja za pośrednictwem platformy zakupowej]
4. Zakres negocjacji: [precyzyjne wskazanie elementów oferty lub kryteriów oceny ofert objętych negocjacjami]
5. Osoby uprawnione do udziału: [wskazanie wymagań dotyczących reprezentacji, pełnomocnictwa lub danych kontaktowych]
6. Informacje organizacyjne: [np. termin potwierdzenia udziału, wymogi techniczne, zasady komunikacji].

Negocjacje będą prowadzone z poszanowaniem zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz poufności informacji przekazanych w toku rozmów.

[Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania zamawiającego]

Nie należy kopiować wzoru bez analizy dokumentacji. Szczególnie istotne jest właściwe opisanie zakresu rozmów. Ogólne sformułowanie typu „negocjacje dotyczą oferty” może być zbyt mało konkretne.

Co musi zawierać zaproszenie do negocjacji?

Przygotowując dokument, sprawdź przede wszystkim, czy zawiera on:

• dane zamawiającego i wykonawcy;
• nazwę oraz numer postępowania;
• wskazanie trybu postępowania;
• termin negocjacji;
• miejsce lub elektroniczny sposób ich prowadzenia;
• jasną informację o formie rozmów;
• zakres negocjacji;
• kryteria oceny ofert, w ramach których będą prowadzone negocjacje – jeśli wymaga tego dany tryb;
• instrukcję potwierdzenia udziału, jeżeli zamawiający jej oczekuje;
• informację o osobach uprawnionych do reprezentacji;
• podpis lub autoryzację zgodną z przyjętym kanałem komunikacji.

Wykonawca powinien porównać zaproszenie z SWZ, ogłoszeniem i własną ofertą. Jeśli zamawiający wskazuje konkretne kryteria, np. termin realizacji, parametry jakościowe albo organizację świadczenia usługi, właśnie wokół nich powinna koncentrować się strategia rozmów.

Checklista dla wykonawcy: jak reagować na wezwanie

Otrzymanie zaproszenia nie oznacza jeszcze, że można zmienić każdy element oferty. Przed negocjacjami wykonaj pięć kroków:

1. Zweryfikuj termin i kanał komunikacji. Sprawdź datę, godzinę, link do spotkania oraz wymagania techniczne.
2. Przeczytaj zakres negocjacji dosłownie. Nie zakładaj, że rozmowy będą dotyczyły ceny, jeżeli zaproszenie wskazuje inne kryteria.
3. Porównaj wezwanie z ofertą i SWZ. Ustal, co zadeklarowałeś oraz jakie granice zmian wyznaczył zamawiający.
4. Przygotuj stanowisko firmy. Określ rozwiązania akceptowalne, warianty alternatywne i osoby uprawnione do podejmowania decyzji.
5. Zadbaj o umocowanie reprezentanta. Jeżeli w spotkaniu bierze udział pełnomocnik, upewnij się, że dokument pełnomocnictwa obejmuje odpowiedni zakres działania.

Na tym etapie przydaje się także uporządkowana dokumentacja ofertowa. Zobacz, jak przygotować formularz ofertowy PZP oraz wykaz wykonanych usług, jeżeli te dokumenty stanowią element argumentacji dotyczącej doświadczenia wykonawcy.

Czego nie wolno negocjować?

Granice negocjacji wynikają z PZP, ogłoszenia i dokumentacji postępowania. Co do zasady nie można prowadzić rozmów w sposób, który:

• zmienia podstawowy charakter zamówienia;
• prowadzi do nierównego traktowania wykonawców;
• ujawnia poufne informacje przekazane przez konkurenta bez jego zgody;
• pozwala na zmianę elementów wyłączonych przez zamawiającego z negocjacji;
• omija wymagania postawione wszystkim uczestnikom postępowania.

Jeżeli wykonawca ma wątpliwości co do zakresu rozmów, powinien komunikować się z zamawiającym wyłącznie przez wskazany w postępowaniu kanał. Warto odróżnić negocjacje od wezwania do wyjaśnienia. To drugie służy przede wszystkim doprecyzowaniu treści już złożonej oferty – więcej na ten temat wyjaśnia artykuł wezwanie do wyjaśnienia treści oferty – wzór.

Najczęstsze błędy formalne

W praktyce problemy pojawiają się nie tyle podczas samych rozmów, ile wcześniej – przy analizie zaproszenia i organizacji udziału. Najczęstsze błędy to:

• brak potwierdzenia udziału w terminie wskazanym przez zamawiającego;
• udział osoby, która nie ma umocowania do reprezentowania wykonawcy;
• przygotowanie propozycji wykraczających poza dopuszczony zakres negocjacji;
• pomijanie kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu;
• przekazywanie informacji poza oficjalnym kanałem komunikacji;
• brak wewnętrznej akceptacji dla możliwych ustępstw;
• traktowanie negocjacji jako okazji do poprawienia błędów formalnych niezwiązanych z ich zakresem.

Dobra praktyka to sporządzenie krótkiej notatki po spotkaniu: co omówiono, jakie stanowisko przedstawiła firma i jakie działania trzeba wykonać dalej. Pomaga to zachować spójność przy przygotowaniu oferty ostatecznej.

Często zadawane pytania

Czy wykonawca musi stawić się na negocjacjach?

Nie zawsze przepisy nakładają obowiązek udziału, ale rezygnacja może oznaczać utratę możliwości ulepszenia oferty w dopuszczalnym zakresie. Decyzję należy podjąć po analizie zaproszenia i konsekwencji przewidzianych w dokumentacji.

Czy po negocjacjach składa się nową ofertę?

W zależności od trybu i etapu postępowania zamawiający może zaprosić wykonawców do złożenia ofert dodatkowych albo ostatecznych. Trzeba wówczas ściśle stosować instrukcję zawartą w zaproszeniu.

Czy zaproszenie do negocjacji i wezwanie z art. 274 PZP to ten sam dokument?

Nie. Wezwanie na podstawie art. 274 PZP dotyczy składania podmiotowych środków dowodowych przez wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona. Zasady i przykładową treść omawia materiał wezwanie z art. 274 PZP – wzór.