Wadium w pieniądzu a przedłużenie terminu związania ofertą

Wadium w pieniądzu a przedłużenie terminu związania ofertą to kwestia, która może przesądzić o dalszym udziale firmy w postępowaniu. Gdy zamawiający prosi o wydłużenie związania ofertą, sama zgoda wykonawcy nie wystarczy, jeśli postępowanie wymagało wadium. Trzeba równolegle zadbać, aby wadium skutecznie zabezpieczało także nowy okres.

To szczególnie istotne przy wadium wpłaconym przelewem. Środki mogą nadal znajdować się na rachunku zamawiającego, ale wykonawca powinien jasno wykazać, że zgadza się na ich dalsze zatrzymanie jako zabezpieczenia oferty.

Więcej praktycznych wyjaśnień dotyczących procedur przetargowych znajdziesz w bazie wiedzy Mimira o zamówieniach publicznych.

Czym jest wadium w pieniądzu?

Wadium to zabezpieczenie składane przez wykonawcę na etapie ubiegania się o zamówienie. Ma chronić zamawiającego m.in. przed sytuacją, w której wybrany wykonawca uchyla się od podpisania umowy albo nie uzupełnia wymaganych dokumentów.

Prawo zamówień publicznych dopuszcza kilka form wadium, w tym:

• pieniądz,
• gwarancję bankową,
• gwarancję ubezpieczeniową,
• poręczenie bankowe lub podmiotu uprawnionego.

Wadium w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek wskazany przez zamawiającego. Środki muszą znaleźć się na jego rachunku przed upływem terminu składania ofert. Nie wystarczy samo zlecenie przelewu.

Przy gwarancjach sprawa jest intuicyjna: dokument ma określony termin obowiązywania, więc przy przedłużeniu związania ofertą trzeba przedłużyć gwarancję lub uzyskać nową. Przy pieniądzu nie ma dokumentu z datą wygaśnięcia. To jednak nie oznacza, że wykonawca może pominąć temat wadium po otrzymaniu wezwania.

Wadium w pieniądzu a przedłużenie terminu związania ofertą – zasada ustawowa

W postępowaniach, w których zamawiający żądał wadium, zgoda na przedłużenie terminu związania ofertą musi iść w parze z przedłużeniem ważności wadium albo wniesieniem nowego wadium na wydłużony okres.

W zależności od wartości zamówienia stosuje się art. 220 albo art. 307 Prawa zamówień publicznych. W obu przypadkach mechanizm jest podobny:

1. Zamawiający przed upływem aktualnego terminu związania ofertą zwraca się do wykonawców o zgodę na jego przedłużenie.
2. Wykonawca może wyrazić zgodę w wyznaczonym terminie.
3. Jeżeli wadium było wymagane, wykonawca zapewnia jego skuteczność przez cały przedłużony okres.

Zamawiający może wystąpić z takim wnioskiem tylko raz. Ustawa ogranicza też maksymalny czas przedłużenia: co do zasady do 60 dni w postępowaniach powyżej progów unijnych oraz do 30 dni w postępowaniach krajowych.

Nie należy mylić tej sytuacji z modyfikacją terminu składania ofert. To odrębne zdarzenia na innych etapach postępowania. Przeczytaj, jak działa przedłużenie terminu składania ofert w PZP.

Czy przy wadium wpłaconym przelewem trzeba wykonać nowy przelew?

Nie zawsze. Jeżeli pieniądze nadal znajdują się na rachunku zamawiającego i nie zostały zwrócone, wykonawca co do zasady nie musi wpłacać ich drugi raz. Musi jednak zadbać o to, aby złożone oświadczenie jasno obejmowało również dalsze zabezpieczenie wadialne.

Najbezpieczniejsza praktyka to złożenie pisma, które nie ogranicza się do zdania: „wyrażamy zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą”. Lepiej wskazać wprost, że:

• wykonawca wyraża zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą do konkretnej daty;
• wadium wniesione w pieniądzu pozostaje do dyspozycji zamawiającego jako zabezpieczenie przez cały przedłużony okres;
• środki nie zostały zwrócone wykonawcy.

Jeżeli zamawiający zwrócił wadium, środki zostały przeksięgowane lub wykonawca nie może wykazać ich pozostawania na rachunku, bezpiecznym rozwiązaniem będzie wniesienie nowego wadium w wymaganej wysokości i w terminie wskazanym w wezwaniu.

Dlaczego samo „pieniądz przecież nadal leży na koncie” to za mało?

Wadium ma zabezpieczać roszczenia zamawiającego przez pełen okres, w którym wykonawca pozostaje związany ofertą. Sam fakt, że pieniądze fizycznie nie opuściły rachunku, nie wyjaśnia jeszcze, czy wykonawca zgodził się na ich związanie z ofertą także po pierwotnym terminie.

W orzecznictwie i stanowiskach dotyczących związania ofertą powtarza się praktyczny wniosek: wykonawca powinien wyraźnie zamanifestować wolę utrzymania wadium na przedłużony okres. W przeciwnym razie zamawiający może uznać, że oferta nie jest skutecznie zabezpieczona.

Ryzyko jest realne. Brak odpowiedzi na wezwanie albo odpowiedź złożona po terminie może wyeliminować firmę z dalszego udziału w postępowaniu. Dlatego datę końca związania ofertą trzeba policzyć od początku poprawnie. Pomocne będzie opracowanie: termin związania ofertą – jak liczyć.

Jak odpowiedzieć na wezwanie zamawiającego? Checklista wykonawcy

Po otrzymaniu wezwania nie odkładaj sprawy na ostatni dzień. Zweryfikuj kolejno:

1. Datę końca obecnego terminu związania ofertą – sprawdź ją w SWZ, ogłoszeniu i dokumentacji postępowania.
2. Nowy termin proponowany przez zamawiającego – ustal konkretną datę, do której oferta ma wiązać.
3. Status wadium – potwierdź, czy środki pozostają na rachunku zamawiającego.
4. Treść oświadczenia – połącz zgodę na przedłużenie związania ofertą z wyraźną deklaracją utrzymania wadium.
5. Termin i kanał komunikacji – złóż odpowiedź dokładnie w sposób wskazany przez zamawiającego.
6. Dowody – zachowaj wezwanie, oświadczenie, potwierdzenie wysłania oraz potwierdzenie przelewu.

W większych zespołach warto przypisać te zadania konkretnym osobom: jedna osoba pilnuje terminu, druga weryfikuje saldo i dokumenty, a osoba uprawniona podpisuje oświadczenie. To prosty proces, który ogranicza ryzyko przeoczenia formalności.

Jak ograniczyć ryzyko przy wadium i terminach?

Najczęstszy błąd nie wynika z nieznajomości przepisów, lecz z braku bieżącej kontroli komunikatów. Wezwanie do przedłużenia związania ofertą może pojawić się już po złożeniu oferty, gdy zespół zajmuje się kolejnymi postępowaniami.

W Mimirze można analizować dokumentację konkretnego przetargu i sprawdzać wymagania dotyczące wadium, terminów oraz komunikacji z zamawiającym. Asystent AI wskazuje fragmenty źródłowe z dokumentów postępowania, a sposób korzystania z analizy opisuje instrukcja platformy Mimira. Nie zastępuje to decyzji wykonawcy ani oceny prawnej, ale ułatwia wychwycenie obowiązków, które wymagają szybkiej reakcji.

Przy każdym przetargu z wadium przygotuj wewnętrzną notatkę zawierającą wysokość zabezpieczenia, formę wniesienia, numer rachunku, datę końca związania ofertą i osobę odpowiedzialną za reakcję na wezwanie. W praktyce taka lista jest bardziej użyteczna niż pamiętanie ogólnej zasady, że „pieniądze zostały już wpłacone”.

Często zadawane pytania

Czy zamawiający może wielokrotnie prosić o przedłużenie terminu związania ofertą?

Nie. PZP pozwala zamawiającemu zwrócić się do wykonawców o zgodę na przedłużenie tego terminu jednokrotnie. Przedłużenie jest ograniczone ustawowo.

Czy brak zgody na przedłużenie terminu związania ofertą powoduje utratę wadium?

Nie automatycznie. Brak zgody oznacza przede wszystkim, że wykonawca nie będzie dalej związany ofertą po upływie pierwotnego terminu. Zatrzymanie wadium może nastąpić wyłącznie w przypadkach przewidzianych w ustawie.

Czy oświadczenie o przedłużeniu musi zawierać datę?

Takie wskazanie jest zdecydowanie zalecane. Konkretna data ogranicza ryzyko nieporozumień co do długości przedłużenia i okresu zabezpieczenia wadium.

Czy przedłużenie terminu związania ofertą zmienia termin realizacji umowy?

Nie. Termin związania ofertą dotyczy etapu wyboru wykonawcy i zawarcia umowy. Termin realizacji wynika z projektowanych postanowień umowy. To dwa różne pojęcia, podobnie jak późniejsza zmiana terminu realizacji umowy w PZP.