Podmiot trzeci a zwrot wadium – kto odzyskuje zabezpieczenie?

Podmiot trzeci a zwrot wadium to kwestia, która budzi wątpliwości zwłaszcza wtedy, gdy środki na zabezpieczenie oferty wykłada inna firma, wspólnik albo podmiot udostępniający zasoby. Samo wniesienie wadium przez podmiot trzeci jest dopuszczalne. Nie oznacza jednak, że zamawiający ma automatycznie zwrócić pieniądze lub dokument gwarancyjny bezpośrednio temu podmiotowi.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego relacja proceduralna łączy zamawiającego z wykonawcą, który składa ofertę. To wykonawca powinien więc zadbać o poprawne wniesienie wadium, monitorować przesłanki jego zwrotu i – tam, gdzie przepisy tego wymagają – złożyć odpowiedni wniosek.

Więcej praktycznych wyjaśnień dotyczących formalności przetargowych znajdziesz w Bazie Wiedzy Mimiry.

Czy podmiot trzeci może wnieść wadium?

Tak. Przepisy Prawa zamówień publicznych nie zakazują, aby wadium zostało sfinansowane lub technicznie wniesione przez podmiot trzeci. Potwierdza to również orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej. Istotne jest jednak, by zabezpieczenie skutecznie chroniło interes zamawiającego i było dostępne w razie wystąpienia ustawowych przesłanek zatrzymania wadium.

W praktyce najczęściej spotyka się dwa warianty:

• podmiot trzeci wykonuje przelew wadium pieniężnego za wykonawcę;
• podmiot trzeci organizuje gwarancję bankową, ubezpieczeniową albo poręczenie.

To nie jest to samo co poleganie na zasobach innego podmiotu w celu spełnienia warunków udziału. Firma może skorzystać z finansowego wsparcia osoby trzeciej, nawet jeśli nie powołuje się na jej doświadczenie, potencjał techniczny czy sytuację finansową.

Najważniejsze jest, aby z treści przelewu lub dokumentu gwarancyjnego jasno wynikało, którego postępowania i którego wykonawcy dotyczy wadium. Niejasny opis może doprowadzić do uznania, że wadium nie zostało skutecznie wniesione przed terminem składania ofert.

Podmiot trzeci a zwrot wadium: zasada praktyczna

Art. 98 PZP przewiduje, że zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od wystąpienia określonej przesłanki. Z punktu widzenia postępowania adresatem tej czynności jest wykonawca, który złożył ofertę, a nie podmiot finansujący wadium na podstawie swojej prywatnej umowy z wykonawcą.

To rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ zamawiający nie jest stroną rozliczeń wewnętrznych między wykonawcą a podmiotem trzecim. Jeżeli więc inna firma przelała środki na wadium, powinna wcześniej ustalić z wykonawcą, jak nastąpi późniejsze rozliczenie.

W przypadku wadium pieniężnego szczególną uwagę trzeba zwrócić na:

• rachunek wskazany w dokumentacji postępowania;
• tytuł przelewu pozwalający przypisać wpłatę do właściwej oferty;
• dane płatnika oraz wykonawcy;
• zasady zwrotu zapisane w SWZ albo regulaminie platformy zakupowej.

Jeżeli wadium ma formę gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej lub poręczenia, „zwrot” zwykle nie polega na przelewie pieniędzy. Zamawiający składa oświadczenie o zwolnieniu gwaranta lub poręczyciela z zobowiązania. Dokument powinien być przygotowany tak, aby nie było wątpliwości, kto jest zobowiązanym, kto jest beneficjentem i którego wykonawcy dotyczy zabezpieczenie.

Kiedy następuje zwrot wadium?

Termin zwrotu zależy od sytuacji wykonawcy w postępowaniu. Zamawiający powinien zwrócić wadium z urzędu m.in. wtedy, gdy:

• upłynie termin związania ofertą;
• zawarto umowę w sprawie zamówienia publicznego;
• postępowanie zostało unieważnione;
• oferta wykonawcy została wybrana, a wykonawca zawarł umowę i – jeśli było wymagane – wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy.

Pozostałe przypadki wymagają wniosku wykonawcy (art. 98 ust. 2 PZP). Dotyczy to wycofania oferty przed upływem terminu składania ofert, odrzucenia oferty, a także wykonawcy, którego oferta nie wygrała: po wyborze najkorzystniejszej oferty może on złożyć wniosek i nie musi czekać na zawarcie umowy z konkurentem. Sam podmiot trzeci, który sfinansował wadium, nie powinien zakładać, że skutecznie zastąpi wykonawcę w tej komunikacji z zamawiającym.

Siedem dni to ustawowy termin graniczny. Użyte w przepisie określenie „niezwłocznie” oznacza, że zamawiający nie powinien czekać do ostatniego dnia, jeśli przesłanka zwrotu już wystąpiła.

Najczęstsze błędy przy wadium od podmiotu trzeciego

Najbardziej kosztowne problemy wynikają zwykle nie z samego faktu udziału podmiotu trzeciego, lecz z drobnych niedopasowań formalnych.

Błędne założenie co do odbiorcy zwrotu. Wykonawca i finansujący wadium zakładają, że zamawiający rozliczy ich wewnętrzną umowę. Zamawiający nie ma takiego obowiązku.

Niespójne dane w gwarancji. Gwarancja może wskazywać niewłaściwego wykonawcę, numer postępowania albo zawierać warunki ograniczające możliwość jej realizacji przez zamawiającego.

Brak wniosku o zwrot wadium. Gdy zwrot wymaga działania wykonawcy, oczekiwanie na automatyczną czynność zamawiającego wydłuża odzyskanie środków.

Nieprawidłowa reprezentacja. Wniosek podpisany przez osobę nieuprawnioną albo bez wymaganego pełnomocnictwa może wymagać uzupełnienia.

Pominięcie przedłużenia związania ofertą. Przy wadium pieniężnym trzeba kontrolować, czy zabezpieczenie nadal odpowiada nowemu okresowi związania ofertą. Ten temat omawiamy szerzej w artykule wadium w pieniądzu a przedłużenie terminu związania ofertą.

Jak zabezpieczyć sprawny zwrot wadium?

Przed złożeniem oferty warto ustalić między wykonawcą a podmiotem trzecim prosty plan działania: kto wnosi wadium, w jakiej formie, na jakich zasadach nastąpi zwrot oraz kto składa ewentualny wniosek do zamawiającego.

Dobrą praktyką jest też archiwizowanie potwierdzenia przelewu, dokumentu gwarancji, korespondencji z zamawiającym i dowodu zwrotu lub zwolnienia zabezpieczenia. Przy większej liczbie postępowań łatwo przeoczyć datę wyboru oferty, zawarcia umowy czy konieczność złożenia wniosku.

W Mimirze analiza postępowania pokazuje m.in. kwotę wadium oraz kluczowe wymagania formalne wynikające z dokumentacji. Nie zastępuje to weryfikacji konkretnej gwarancji przez osobę odpowiedzialną za ofertę, ale pomaga wcześniej wychwycić obowiązek, którego nie można zostawić na ostatnią chwilę.

Często zadawane pytania

Czy zamawiający zwróci wadium bezpośrednio na konto podmiotu trzeciego?

Nie należy tego zakładać. Zwrot wadium trzeba oceniać na podstawie formy zabezpieczenia, dokumentacji postępowania oraz danych przedstawionych przy wniesieniu wadium. Wykonawca powinien wcześniej uzgodnić z podmiotem trzecim zasady wzajemnego rozliczenia.

Czy podmiot trzeci potrzebuje pełnomocnictwa, aby wpłacić wadium?

Samo techniczne wniesienie wadium przez podmiot trzeci nie wymaga odrębnego pełnomocnictwa wyłącznie do tej czynności. Wadium musi jednak zostać skutecznie przypisane do oferty konkretnego wykonawcy.

Ile czasu ma zamawiający na zwrot wadium?

Co do zasady zamawiający ma zwrócić wadium niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od wystąpienia ustawowej przesłanki zwrotu albo od otrzymania wniosku – jeżeli w danym przypadku wniosek jest wymagany.

Czy zwrot gwarancji wadialnej oznacza przelew pieniędzy?

Nie. Przy gwarancji lub poręczeniu zwrot polega najczęściej na zwolnieniu gwaranta albo poręczyciela z zobowiązania. Nie dochodzi wtedy do zwrotu wpłaconej kwoty, bo wadium nie miało formy pieniężnej.