Zmiana terminu realizacji umowy PZP – kiedy jest dopuszczalna?

Zmiana terminu realizacji umowy PZP nie polega po prostu na podpisaniu aneksu, gdy wykonawca nie zdąży wykonać zamówienia. W zamówieniach publicznych każda taka decyzja musi mieć podstawę prawną, być właściwie uzasadniona i nie może prowadzić do obejścia reguł konkurencji.

To ważne zarówno dla wykonawcy, który mierzy się z ryzykiem opóźnienia, jak i dla zamawiającego oceniającego wniosek o przesunięcie terminu. Najczęściej problemem nie jest sama data w harmonogramie, lecz odpowiedź na pytanie: czy okoliczność uzasadniająca zmianę była przewidywalna i czy nie wynika z ryzyka, które wykonawca przyjął na siebie?

Więcej praktycznych wyjaśnień dotyczących przetargów znajdziesz w bazie wiedzy Mimiry.

Na czym polega zmiana terminu realizacji umowy PZP?

Zmiana terminu realizacji umowy PZP to modyfikacja daty zakończenia robót, dostawy albo usługi już po zawarciu umowy. Może dotyczyć terminu końcowego, konkretnych etapów harmonogramu, odbiorów częściowych czy terminu usunięcia przeszkody w realizacji.

Nie należy jej mylić z przedłużeniem terminu składania ofert. To drugie następuje jeszcze przed wyborem wykonawcy i służy temu, aby uczestnicy postępowania mogli przygotować ofertę po zmianie SWZ. Zasady tego etapu omawiamy w artykule: przedłużenie terminu składania ofert PZP.

Po podpisaniu umowy przestrzeń do zmian jest wyraźnie ograniczona przez art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych. Ustawa chroni zasadę, według której wykonawcy konkurują na warunkach znanych w chwili składania ofert. Gdyby po rozstrzygnięciu można było dowolnie wydłużać czas realizacji, zmieniałoby to warunki, na których inni wykonawcy kalkulowali udział w postępowaniu.

Kiedy zmiana umowy w zakresie terminu jest legalna?

Najbezpieczniejsza sytuacja występuje wtedy, gdy możliwość przesunięcia terminu została przewidziana już w dokumentach zamówienia i w umowie. Art. 455 ust. 1 pkt 1 PZP pozwala zmienić umowę, jeśli klauzula zmiany została opisana jasno, precyzyjnie i jednoznacznie.

Dobra klauzula nie ogranicza się do zdania: „strony mogą zmienić termin w uzasadnionych przypadkach”. Powinna wskazywać:

• zdarzenia, które mogą uzasadniać zmianę;
• sposób oceny ich wpływu na harmonogram;
• zakres możliwego przesunięcia terminu;
• procedurę zgłoszenia i dokumentowania problemu.

Przykładowo umowa może przewidywać zmianę terminu przy opóźnieniu decyzji administracyjnej, której wykonawca nie zawinił, przy braku dostępu do placu budowy z przyczyn leżących po stronie zamawiającego albo przy wyjątkowych warunkach atmosferycznych uniemożliwiających prowadzenie określonych robót.

Zmiana umowy może być też dopuszczalna bez wcześniejszej klauzuli, gdy wystąpią okoliczności, których zamawiający działający z należytą starannością nie mógł przewidzieć. W takim przypadku zmiana nie może modyfikować ogólnego charakteru umowy. Jeżeli powoduje wzrost wynagrodzenia, wzrost przy każdej kolejnej zmianie nie może przekroczyć 50% pierwotnej wartości umowy.

Opóźnienie nie oznacza automatycznego prawa do aneksu

To jeden z najczęstszych błędów wykonawców. Sam fakt, że dostawa się opóźnia, pracownicy są niedostępni albo podwykonawca nie wywiązał się z ustaleń, nie tworzy automatycznie podstawy do przedłużenia kontraktu.

Wykonawca powinien wykazać związek przyczynowy: konkretne zdarzenie musi rzeczywiście wpływać na możliwość wykonania zamówienia w terminie. Trzeba też ustalić, czy dane ryzyko było możliwe do przewidzenia przy profesjonalnym przygotowaniu oferty.

Przykład: opóźnienie zwykłej dostawy materiału, który był powszechnie dostępny na rynku w dniu składania oferty, może być ocenione jako ryzyko wykonawcy. Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy po zawarciu umowy wystąpiła nadzwyczajna i udokumentowana przerwa w dostawach, której wykonawca nie mógł racjonalnie uwzględnić w harmonogramie.

Warto również pamiętać, że przedłużenie terminu może mieć konsekwencje dla kar umownych, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, harmonogramu płatności czy obowiązków podwykonawczych. Dlatego nie wystarczy uzgodnić nowej daty „mailowo” lub ustnie. Zmiana powinna zostać sformalizowana we właściwym trybie.

Jak przygotować wniosek o zmianę terminu?

Jeżeli wykonawca widzi ryzyko opóźnienia, powinien działać od razu. Czekanie do ostatnich dni realizacji zwykle utrudnia wykazanie, że firma należycie zarządzała kontraktem.

Wniosek o zmianę terminu warto oprzeć na czterech elementach:

1. Podstawa prawna i umowna – wskazanie konkretnej klauzuli umowy albo przesłanki z art. 455 PZP.
2. Opis zdarzenia – co się wydarzyło, kiedy i dlaczego nie można było tego uniknąć.
3. Dowody – korespondencja, protokoły narad, decyzje organów, wpisy w dzienniku budowy, dokumentacja dostaw czy aktualny harmonogram.
4. Wpływ na realizację – uzasadnienie, o ile dni termin powinien zostać przesunięty i które zadania zostały dotknięte problemem.

Dobrą praktyką jest przedstawienie nie tylko samego żądania, ale też działań ograniczających skutki opóźnienia. Zamawiający powinien widzieć, że wykonawca nie przerzuca na niego zwykłych trudności organizacyjnych, lecz reaguje na obiektywną przeszkodę.

Kiedy zmiana terminu będzie istotną zmianą umowy?

Nie każda zmiana daty realizacji jest automatycznie zmianą istotną, ale długie lub nieuzasadnione przedłużenie kontraktu może zostać tak ocenione. Szczególna ostrożność jest potrzebna, gdy nowy termin wyraźnie poprawia pozycję wykonawcy albo zmienia równowagę ekonomiczną umowy.

Za istotną może zostać uznana zmiana, która:

• wprowadza warunki, które mogłyby przyciągnąć innych wykonawców do pierwotnego postępowania;
• znacząco rozszerza zakres świadczenia;
• zmienia równowagę ekonomiczną na korzyść wykonawcy w sposób nieprzewidziany pierwotną umową;
• prowadzi faktycznie do zastąpienia wykonawcy innym podmiotem poza przypadkami przewidzianymi ustawą.

Szerzej wyjaśniamy to zagadnienie w poradniku: istotna zmiana umowy PZP.

Co sprawdzić jeszcze przed złożeniem oferty?

Najmniej sporów o termin powstaje wtedy, gdy ryzyka są dobrze rozpoznane przed podpisaniem umowy. Wykonawca powinien przeanalizować projektowane postanowienia umowy, harmonogram, kary umowne oraz warunki odbiorów. Szczególne znaczenie mają też zapisy o zmianach umowy: czy opisują realne ryzyka branżowe, czy są zbyt ogólne, a może całkowicie pomijają typowe przeszkody realizacyjne.

Na etapie przetargu można pytać zamawiającego o niejasne zapisy i wnioskować o doprecyzowanie mechanizmu zmian. Nie jest to „negocjowanie aneksu na zapas”, lecz element odpowiedzialnego przygotowania oferty. Więcej o granicach rozmów o postanowieniach kontraktowych znajdziesz w artykule negocjacje warunków umowy PZP.

W Mimirze można analizować dokumentację przetargową i szybko wyłapywać terminy realizacji, kary oraz postanowienia o zmianie umowy. Asystent AI wskazuje przy tym fragmenty źródłowe w SWZ i załącznikach, dzięki czemu zespół może ocenić ryzyka przed decyzją o starcie. Sposób korzystania z analizy dokumentacji opisuje instrukcja platformy Mimira.

Często zadawane pytania

Czy można zmienić termin po jego upływie?

Co do zasady sam upływ pierwotnego terminu nie wyklucza zmiany, ale nie usuwa wymogu posiadania podstawy z art. 455 PZP. Strony nadal muszą wykazać, że zmiana jest dopuszczalna i właściwie uzasadniona. Zwlekanie z formalizacją aneksu zwiększa jednak ryzyko sporu o odpowiedzialność za opóźnienie.

Czy siła wyższa zawsze uzasadnia aneks?

Nie. Należy ustalić, czy zdarzenie było rzeczywiście zewnętrzne, nadzwyczajne i niemożliwe do przewidzenia oraz czy faktycznie uniemożliwiło realizację w terminie. Znaczenie ma też treść umowy i sposób, w jaki strony rozłożyły ryzyka.

Czy wykonawca może żądać przesunięcia terminu przez błąd zamawiającego?

Jeżeli opóźnienie wynika z działań lub zaniechań zamawiającego, np. braku przekazania terenu, dokumentacji albo wymaganej decyzji, może to stanowić podstawę zmiany. Wykonawca powinien od razu zgłaszać problem i gromadzić dowody jego wpływu na harmonogram.

Czy aneks zawsze wymaga publikacji ogłoszenia?

Obowiązki publikacyjne zależą od podstawy i charakteru zmiany. Zamawiający powinien każdorazowo zweryfikować wymogi PZP dotyczące ogłoszenia o zmianie umowy, w tym właściwe zasady publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym UE.