Termin na wyjaśnienie ceny PZP – ile czasu ma wykonawca i jak przygotować odpowiedź?

Termin na wyjaśnienie ceny PZP nie jest wskazany w ustawie jako stała liczba dni. To zamawiający wyznacza go w wezwaniu do złożenia wyjaśnień. Nie może jednak zrobić tego całkowicie dowolnie: termin powinien być realny, adekwatny do zakresu pytań i pozwalać wykonawcy przygotować rzetelną odpowiedź wraz z dowodami.

W praktyce jedno wezwanie dotyczące ceny może przesądzić o losie oferty. Brak odpowiedzi w wyznaczonym czasie, spóźnione wyjaśnienia albo odpowiedź oparta na ogólnikach mogą prowadzić do odrzucenia oferty jako zawierającej rażąco niską cenę lub koszt.

W bazie wiedzy Mimiry o przetargach wyjaśniamy, co dokładnie oznacza ten termin, kiedy zaczyna biec i jak przygotować odpowiedź, która rzeczywiście broni kalkulacji.

Termin na wyjaśnienie ceny PZP: kto go wyznacza?

Zgodnie z art. 224 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający, który żąda wyjaśnień dotyczących ceny lub kosztu, musi wskazać wykonawcy termin ich złożenia. Przepisy nie określają jednak uniwersalnego terminu, takiego jak 3, 5 czy 10 dni.

Znaczenie ma konkretny przypadek, w tym:

• stopień skomplikowania przedmiotu zamówienia;
• liczba pytań w wezwaniu;
• konieczność uzyskania dokumentów od dostawców, producentów lub podwykonawców;
• potrzeba przygotowania kalkulacji dla poszczególnych pozycji kosztowych;
• sposób komunikacji wskazany w postępowaniu.

W prostym postępowaniu dotyczącym dostawy standardowego produktu kilka dni może wystarczyć. Przy robotach budowlanych, usługach wieloetapowych albo dostawach wymagających rozbudowanej kalkulacji kosztów pracy, transportu i materiałów ten sam termin może być zbyt krótki.

Nie wolno jednak zakładać, że krótki termin automatycznie zwalnia z obowiązku odpowiedzi. Jeżeli wykonawca potrzebuje więcej czasu, powinien niezwłocznie wystąpić do zamawiającego o jego zmianę lub przedłużenie, wskazując konkretnie, jakich danych i dokumentów oczekuje. Zamawiający nie musi zaakceptować takiego wniosku, ale bierna postawa jest najgorszym rozwiązaniem.

Kiedy zamawiający wzywa do wyjaśnień rażąco niskiej ceny?

Rażąco niska cena nie oznacza po prostu ceny niższej od ofert konkurencji. Chodzi o cenę lub koszt budzące uzasadnione wątpliwości co do możliwości należytego wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami opisanymi przez zamawiającego.

Ustawa przewiduje ważny sygnał ostrzegawczy: co do zasady zamawiający powinien zwrócić się o wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, gdy cena całkowita oferty jest co najmniej o 30% niższa od:

1. wartości zamówienia powiększonej o VAT, ustalonej przed wszczęciem postępowania i odpowiednio zaktualizowanej, albo
2. średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu.

Próg 30% nie działa jednak jak automatyczne stwierdzenie, że oferta jest nierealna. Uruchamia przede wszystkim obowiązek pogłębionego zbadania ceny. Zamawiający może też wezwać do wyjaśnień przy różnicy mniejszej niż 30%, jeśli konkretne elementy kalkulacji budzą jego wątpliwości.

Takie wezwanie może dotyczyć całej ceny albo jej istotnych części składowych. Przykładowo: kosztów robocizny, materiałów, transportu, serwisu, licencji, sprzętu czy marży.

Od kiedy liczyć termin i jak bezpiecznie złożyć wyjaśnienia?

Termin biegnie zgodnie z treścią wezwania doręczonego przez kanał komunikacji wskazany w postępowaniu. Najczęściej będzie to platforma zakupowa lub system komunikacji elektronicznej. Nie wystarczy przygotować plik przed końcem terminu — dokument musi zostać skutecznie przesłany na właściwej platformie.

Po otrzymaniu wezwania warto od razu:

1. zapisać datę i godzinę graniczną w kalendarzu zespołu;
2. sprawdzić, czy wezwanie obejmuje całą cenę, czy konkretne pozycje;
3. rozdzielić zadania: kalkulacja, dokumenty od dostawców, opis realizacji, kontrola formalna;
4. wysłać odpowiedź z zapasem czasu;
5. zachować urzędowe potwierdzenie złożenia lub potwierdzenie wygenerowane przez platformę.

Spóźnione wyjaśnienia są co do zasady traktowane tak, jakby wykonawca w ogóle ich nie złożył. W postępowaniach elektronicznych ryzykowne jest czekanie do ostatnich minut: awaria internetu, problem z podpisem lub limit wielkości załączników nie zatrzymują biegu terminu.

Podobnej dyscypliny wymaga pilnowanie terminu na zadawanie pytań do SWZ. Dobrze zadane pytanie przed złożeniem oferty może ograniczyć późniejsze ryzyko błędnej kalkulacji.

Co powinny zawierać wyjaśnienia rażąco niskiej ceny?

W postępowaniu to wykonawca ma wykazać, że jego cena jest realna. Nie wystarczy zapewnienie, że firma „ma doświadczenie”, „dysponuje dobrymi warunkami handlowymi” albo „optymalizuje koszty”. Zamawiający powinien móc prześledzić mechanizm kalkulacji i zweryfikować go na podstawie dowodów.

Dobra odpowiedź odnosi się punkt po punkcie do pytań z wezwania. Najczęściej obejmuje:

• kalkulację kosztów z podziałem na istotne elementy;
• liczbę roboczogodzin, stawki pracy i sposób ich ustalenia;
• ceny materiałów, urządzeń, usług obcych i transportu;
• uzasadnienie przyjętej marży;
• opis organizacji realizacji zamówienia;
• dokumenty potwierdzające założenia, np. oferty dostawców, umowy ramowe, cenniki, zestawienia czy korespondencję handlową.

W robotach budowlanych szczególnie ważna jest spójność między wyjaśnieniami, kosztorysem i dokumentacją postępowania. Wykonawca powinien wrócić do przedmiaru, projektu oraz wymagań SWZ. Pomocne może być również wcześniejsze uporządkowanie danych wynikających z przedmiaru robót w PZP.

Jak uzasadnić niższą cenę bez ogólników?

Najlepsze wyjaśnienia pokazują nie tylko końcową kwotę, lecz także przyczynę przewagi kosztowej. Przykładowo wykonawca może wykazać, że niższa cena wynika z:

• własnego sprzętu lub zaplecza, które ogranicza koszt najmu;
• długoterminowych umów z dostawcami;
• lokalizacji bazy blisko miejsca realizacji;
• efektu skali przy zakupie materiałów;
• automatyzacji części procesu;
• dostępności własnej kadry zamiast korzystania z podwykonawców;
• technologii pozwalającej ograniczyć zużycie materiałów lub czas pracy.

Każdy taki argument wymaga przełożenia na liczby. Jeżeli firma wskazuje własny magazyn, powinna pokazać, jaki konkretnie koszt eliminuje. Jeśli powołuje się na rabat dostawcy, powinna dołączyć dokument potwierdzający warunki zakupu. Jeżeli oszczędność wynika z krótszej trasy transportu, warto przedstawić wyliczenie logistyczne.

Na etapie składania oferty sensownie jest przygotować kalkulację, którą można później obronić dowodami. Szacunki oparte na wynikach podobnych, zakończonych postępowań mogą być użytecznym punktem odniesienia — Mimira analizuje historyczne zamówienia przy szacowaniu wartości zamówień, ale finalną cenę i założenia kosztowe zawsze ustala wykonawca.

Najczęstsze błędy wykonawców

Pierwszy błąd to odpowiedź zbyt krótka w stosunku do zakresu wezwania. Jednozdaniowe zapewnienie o rentowności nie wyjaśnia ceny.

Drugi to przedstawienie wyliczeń bez dowodów. Kalkulacja sporządzona wewnętrznie może być potrzebna, ale jej wiarygodność rośnie, gdy potwierdzają ją oferty dostawców, umowy, dokumenty kosztowe lub dane o zasobach wykonawcy.

Trzeci błąd polega na niespójności. Jeśli w formularzu ofertowym, kosztorysie i wyjaśnieniach pojawiają się inne ilości, stawki lub założenia, zamawiający może uznać odpowiedź za niewiarygodną. Dlatego przed wysłaniem trzeba sprawdzić także dokumenty źródłowe, w tym formularz ofertowy PZP.

Czwarty błąd to próba uzupełniania podstawowych argumentów dopiero w odwołaniu. Obrona ceny powinna być kompletna już w odpowiedzi na wezwanie. Spór przed KIO nie jest bezpiecznym etapem na tworzenie kalkulacji od zera.

Co grozi za brak odpowiedzi albo niewystarczające wyjaśnienia?

Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli wykonawca nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie albo złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej ceny lub kosztu. Odrzucenie może nastąpić także wtedy, gdy z wyjaśnień wynika, że cena nie pokrywa kosztów zgodnego z prawem wykonania zamówienia, w tym kosztów pracy wynikających z przepisów prawa pracy i zabezpieczenia społecznego.

Jeżeli wykonawca uważa, że zamawiający niesłusznie odrzucił ofertę, może rozważyć środki ochrony prawnej. W takim przypadku liczy się także termin na wniesienie odwołania w PZP, który zależy między innymi od wartości zamówienia i sposobu przekazania informacji.

Często zadawane pytania

Czy PZP określa stały termin na wyjaśnienie rażąco niskiej ceny?

Nie. Art. 224 PZP zobowiązuje zamawiającego do wskazania terminu w wezwaniu, ale nie narzuca stałej liczby dni. Termin powinien umożliwiać realne przygotowanie odpowiedzi.

Czy można złożyć wyjaśnienia po terminie?

Co do zasady nie. Spóźnione wyjaśnienia są traktowane jak brak odpowiedzi, co może skutkować odrzuceniem oferty.

Czy cena niższa o 30% zawsze oznacza odrzucenie oferty?

Nie. Różnica na poziomie co najmniej 30% zwykle uruchamia procedurę wyjaśnienia ceny. Wykonawca może obronić ofertę, jeśli rzetelnie wykaże, że jest w stanie należycie wykonać zamówienie za zaoferowaną kwotę.

Czy w wyjaśnieniach można ujawnić tajemnicę przedsiębiorstwa?

Można zastrzec poufność konkretnych informacji, jeśli spełniają przesłanki tajemnicy przedsiębiorstwa i wykonawca skutecznie wykaże zasadność takiego zastrzeżenia. Samo oznaczenie całych wyjaśnień jako poufnych zwykle nie wystarczy.