Wezwanie do złożenia oferty dodatkowej – kiedy je otrzymasz i jak odpowiedzieć?

Wezwanie do złożenia oferty dodatkowej oznacza, że postępowanie weszło w etap, w którym wykonawca może jeszcze wpłynąć na wynik swojej oferty — ale wyłącznie w granicach wyznaczonych przez Prawo zamówień publicznych i dokumenty od zamawiającego. To nie jest wezwanie do poprawienia błędów ani do uzupełnienia brakujących załączników. Zwykle dotyczy remisu albo postępowania prowadzonego z negocjacjami.

W praktyce ten etap sprawdza, czy firma potrafi podjąć szybką decyzję cenową, utrzymać opłacalność realizacji oraz złożyć dokumenty poprawnie i w terminie. W bazie wiedzy Mimiry o przetargach wyjaśniamy także inne wezwania, które wykonawca może otrzymać po złożeniu oferty.

Czym jest oferta dodatkowa?

Oferta dodatkowa to nowa oferta składana przez wykonawcę na wezwanie zamawiającego, już po złożeniu oferty pierwotnej. Jej dopuszczalny zakres nie zależy od swobodnej decyzji wykonawcy. Określa go przepis będący podstawą wezwania oraz jego treść.

W PZP oferta dodatkowa występuje przede wszystkim w dwóch sytuacjach:

1. Po negocjacjach – w trybie podstawowym z negocjacjami, gdy zamawiający zaprasza wykonawców do złożenia ofert dodatkowych po zakończeniu negocjacji.
2. Przy nierozstrzygalnym remisie – gdy oferty uzyskały taki sam wynik, a zastosowanie ustawowych reguł rozstrzygania remisu nie pozwala wybrać najkorzystniejszej oferty.

Te sytuacje mają wspólną nazwę, lecz inny cel i inne ograniczenia. Dlatego pierwszym krokiem po otrzymaniu wezwania powinno być ustalenie, na jakiej podstawie prawnej działa zamawiający.

Wezwanie do złożenia oferty dodatkowej po negocjacjach

W trybie podstawowym w wariancie z negocjacjami zamawiający może prowadzić rozmowy z wykonawcami, a następnie zaprosić ich do złożenia ofert dodatkowych. Zasady tego etapu określa art. 296 PZP.

Zaproszenie powinno wskazywać co najmniej:

• termin składania ofert dodatkowych,
• sposób i miejsce ich złożenia,
• język, w którym należy je przygotować,
• termin otwarcia ofert dodatkowych,
• kryteria oceny ofert, których dotyczą zmiany.

Ustawowy termin na złożenie oferty dodatkowej wynosi co najmniej 5 dni od dnia przekazania zaproszenia. To minimum, nie standardowy czas na spokojne wewnętrzne uzgodnienia. Jeżeli w firmie cenę zatwierdza kilka osób, warto zawczasu ustalić, kto i w jakim czasie podejmuje decyzję w sytuacji negocjacyjnej.

Oferta dodatkowa nie może być mniej korzystna od pierwotnej w żadnym z kryteriów oceny wskazanych przez zamawiającego w zaproszeniu. Nie oznacza to jednak, że można dowolnie przebudować całą ofertę. Zmiany muszą dotyczyć zakresu dopuszczonego przez zamawiającego.

Przykład: jeżeli oceniane są cena, termin realizacji i okres gwarancji, nie można podnieść ceny, żeby zaoferować dłuższą gwarancję, jeśli w efekcie cena byłaby mniej korzystna niż w ofercie pierwotnej. Trzeba ocenić każdy element objęty kryteriami.

Oferta dodatkowa przy remisie cenowym lub punktowym

Inny mechanizm stosuje się wtedy, gdy zamawiający nie może wybrać zwycięzcy po ocenie ofert. Najpierw stosuje reguły określone w art. 248 PZP. Gdy co najmniej dwie oferty mają taki sam bilans ceny lub kosztu oraz pozostałych kryteriów, zamawiający wybiera ofertę z niższą ceną albo kosztem.

Jeśli to również nie rozstrzyga sprawy, może wezwać wykonawców do złożenia ofert dodatkowych na podstawie art. 249 PZP. W takim przypadku oferta dodatkowa dotyczy ceny lub kosztu. Wykonawca nie może zaproponować ceny albo kosztu wyższego niż w ofercie pierwotnej.

To ważne rozróżnienie: przy remisie oferta dodatkowa nie jest okazją do poprawiania warunków gwarancji, doświadczenia personelu czy parametrów technicznych. Jej funkcją jest rozstrzygnięcie remisu ekonomicznego.

Jeżeli po złożeniu ofert dodatkowych nadal nie da się wybrać oferty najkorzystniejszej, postępowanie może zostać unieważnione. Dla wykonawcy oznacza to koszt przygotowania kolejnego dokumentu bez gwarancji zawarcia umowy.

Czego nie należy mylić z ofertą dodatkową?

Pojęcie bywa mylone z kilkoma innymi instytucjami PZP. To ryzykowne, bo każde wezwanie wymaga innej reakcji.

Oferta dodatkowa nie jest:

• uzupełnieniem podmiotowych środków dowodowych,
• wyjaśnieniem treści złożonej oferty,
• poprawieniem omyłki przez zamawiającego,
• nową, dowolnie zmodyfikowaną ofertą.

Jeżeli zamawiający prosi o doprecyzowanie informacji już zawartej w formularzu, możesz mieć do czynienia z inną procedurą. Zobacz, jak działa wezwanie do wyjaśnienia treści oferty oraz jakie skutki może mieć brak odpowiedzi na wezwanie do wyjaśnienia.

Jak odpowiedzieć na wezwanie: praktyczna procedura

Po otrzymaniu pisma nie zaczynaj od automatycznej obniżki ceny. Najpierw przeczytaj całe zaproszenie, w tym podstawę prawną, zakres zmian i instrukcję techniczną.

1. Ustal podstawę oraz zakres wezwania

Sprawdź, czy wezwanie wynika z negocjacji, czy z remisu. Odpowiedź na to pytanie przesądza, czy możesz zmieniać elementy pozacenowe, czy wyłącznie cenę albo koszt.

Nie zakładaj, że oferta dodatkowa pozwala „poprawić wszystko”. Taka strategia może prowadzić do złożenia dokumentu niezgodnego z warunkami postępowania.

2. Policz granicę opłacalności

Przed przygotowaniem formularza ustal minimalną cenę, przy której realizacja nadal ma sens. Uwzględnij koszty materiałów, pracy, transportu, finansowania, ryzyka kontraktowe oraz ewentualne kary umowne.

Jeżeli postępowanie przewiduje kryteria inne niż cena, policz również ich wpływ na wynik. Czasami niewielka zmiana dopuszczalnego parametru daje więcej punktów niż głęboka obniżka ceny, która pochłania marżę.

3. Zweryfikuj warunek niepogarszania oferty

Porównaj ofertę pierwotną i dodatkową kryterium po kryterium. W postępowaniu po negocjacjach nowa propozycja nie może być mniej korzystna w żadnym kryterium wskazanym w zaproszeniu.

Przy remisie sprawdź natomiast przede wszystkim cenę lub koszt: nie mogą być wyższe od pierwotnie zaoferowanych.

4. Dopilnuj formy i terminu złożenia

Oferta dodatkowa podlega takim samym rygorom technicznym jak inne dokumenty składane w postępowaniu. Zweryfikuj wymagany podpis, format pliku, platformę, godzinę graniczną oraz poprawność załączników.

Problemy techniczne nie zawsze zatrzymują bieg terminu. Jeśli korzystasz z e-Zamówień, przyda Ci się poradnik: co zrobić, gdy e-Zamówienia nie pozwalają złożyć oferty. Po wysłaniu dokumentów zachowaj Urzędowe Poświadczenie Odbioru lub inne potwierdzenie skutecznego złożenia.

Najczęstsze błędy wykonawców

Najwięcej problemów powodują nie skomplikowane przepisy, lecz pośpiech i błędne założenia.

Pierwszy błąd to potraktowanie wezwania jako możliwości uzupełnienia dokumentacji. Oferta dodatkowa nie służy do dostarczania brakujących referencji, certyfikatów czy oświadczeń.

Drugi to złożenie oferty mniej korzystnej niż pierwotna w jednym z ocenianych kryteriów. Firma może skupić się na cenie, a przeoczyć np. skrócony okres gwarancji lub wydłużony termin realizacji.

Trzeci problem to brak gotowej ścieżki decyzyjnej. Ustawowe 5 dni może szybko minąć, gdy kalkulacja musi przejść przez dział handlowy, operacyjny i zarząd. Właśnie dlatego warto po każdym przetargu archiwizować kalkulacje i tworzyć scenariusze reakcji na remis.

Jak przygotować firmę na taki etap?

Dobrą praktyką jest przygotowanie krótkiej procedury „szybkiej odpowiedzi” dla zespołu przetargowego. Powinna obejmować osoby odpowiedzialne za kalkulację, zatwierdzenie ceny, weryfikację formalną i złożenie dokumentów.

Pomaga też bieżące monitorowanie zmian w postępowaniu, odpowiedzi zamawiającego oraz terminów. Po zakończeniu procedury sprawdź zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty, ponieważ z niego dowiesz się, jak zakończyła się ocena.

Wezwanie do oferty dodatkowej nie gwarantuje wygranej. Daje jednak realną możliwość rozstrzygnięcia remisu albo przedstawienia lepszej propozycji po negocjacjach. Firma, która ma dane, kalkulację i jasny proces akceptacji, wykorzysta tę możliwość znacznie pewniej niż wykonawca działający dopiero po otrzymaniu pisma.

Często zadawane pytania

Czy trzeba złożyć ofertę dodatkową?

Nie zawsze. Wykonawca może zdecydować, że nie chce zmieniać swojej propozycji. Musi jednak liczyć się z tym, że konkurent złoży korzystniejszą ofertę dodatkową i wygra postępowanie.

Czy oferta dodatkowa może mieć wyższą cenę?

Nie. Przy remisie, gdy oferta dodatkowa dotyczy ceny lub kosztu, nie można zaoferować wartości wyższej niż w ofercie pierwotnej. W postępowaniu po negocjacjach oferta dodatkowa również nie może być mniej korzystna w żadnym kryterium objętym zaproszeniem.

Ile czasu jest na złożenie oferty dodatkowej?

W trybie podstawowym z negocjacjami termin nie może być krótszy niż 5 dni od przekazania zaproszenia. Zawsze wiążący jest konkretny termin wskazany przez zamawiającego.

Czy można zmienić wszystkie elementy oferty?

Nie. Zakres zmian zależy od podstawy prawnej wezwania i jego treści. Przy remisie zmiana co do zasady dotyczy ceny lub kosztu. Po negocjacjach można zmieniać elementy objęte kryteriami wskazanymi w zaproszeniu.