Termin na zadawanie pytań SWZ – ile wynosi i jak go liczyć?

Termin na zadawanie pytań SWZ zależy przede wszystkim od trybu postępowania i terminu składania ofert. Wykonawca, który zada pytanie za późno, nadal może otrzymać odpowiedź, ale zamawiający nie ma już ustawowego obowiązku jej udzielić. Dlatego pytania do SWZ trzeba traktować jak jeden z pierwszych terminów krytycznych po decyzji o starcie w przetargu.

SWZ, czyli Specyfikacja Warunków Zamówienia, opisuje wymagania zamawiającego: przedmiot zamówienia, warunki udziału, kryteria oceny ofert, dokumenty, projekt umowy czy terminy realizacji. Jeśli zapis jest niejednoznaczny, nie warto opierać oferty na domysłach. Precyzyjne pytanie pozwala uzyskać oficjalne wyjaśnienie, dostępne następnie dla wszystkich wykonawców.

W tym artykule wyjaśniamy, kiedy upływa termin na pytania, jak odróżnić go od terminu odpowiedzi zamawiającego i jak ograniczyć ryzyko spóźnienia. Więcej praktycznych zagadnień znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach publicznych.

Termin na zadawanie pytań SWZ w zależności od trybu

Ustawa Prawo zamówień publicznych nie wyznacza jednego terminu dla wszystkich postępowań. Różne reguły obowiązują w postępowaniach krajowych i unijnych.

W trybie podstawowym podstawą jest art. 284 PZP. Zamawiający ma obowiązek udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął nie później niż 4 dni przed terminem składania ofert.

W przetargu nieograniczonym powyżej progów unijnych stosuje się art. 135 PZP. Standardowy termin na złożenie wniosku wynosi 14 dni przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli zastosowano skrócony termin składania ofert, granica przesuwa się do 7 dni.

To terminy ustawowo istotne, ponieważ wyznaczają moment, do którego pytania do SWZ obligują zamawiającego do odpowiedzi. Nie oznacza to, że pytanie wysłane później automatycznie jest bezskuteczne. Zamawiający może odpowiedzieć również po tym czasie, lecz decyzja należy do niego.

Jak liczyć termin na pytania do SWZ?

Najbezpieczniej zacząć od dokładnej daty i godziny składania ofert wskazanej w ogłoszeniu oraz SWZ. Następnie cofnij się o liczbę dni właściwą dla danego trybu: 4, 7 albo 14 dni.

Przykład dla postępowania krajowego:

• termin składania ofert: piątek, 20 czerwca, godz. 10:00;
• tryb: podstawowy;
• termin ustawowo istotny dla pytania: poniedziałek, 16 czerwca.

Nie czekaj jednak do końca ostatniego dnia. Platforma zakupowa może działać wolniej, dokument może wymagać zatwierdzenia wewnątrz firmy, a osoba odpowiedzialna za ofertę może dostrzec kolejne niejasności po odpowiedzi zamawiającego. Dobrym standardem operacyjnym jest wysłanie pytań przynajmniej dzień roboczy wcześniej.

Przy liczeniu terminów zwróć uwagę na trzy rzeczy:

1. Liczy się termin składania ofert, a nie data publikacji SWZ. Dokumentacja mogła pojawić się wcześniej lub później niż ogłoszenie.
2. Sprawdź, czy zamawiający zmienił termin składania ofert. Przesunięcie daty oferty może wpływać na harmonogram wyjaśnień, ale nie zakładaj automatycznie, że otwiera ono nowy pełny czas na pytania. Oceń komunikaty i aktualną dokumentację konkretnego postępowania.
3. Zachowaj dowód wysłania pytania. Korzystaj z kanału komunikacji wskazanego przez zamawiającego i archiwizuj potwierdzenie z platformy.

Jeżeli modyfikacja dokumentacji budzi wątpliwości, sprawdź też, do kiedy można zmienić SWZ. Zmiana specyfikacji może wymagać od wykonawcy aktualizacji kalkulacji, załączników lub całej koncepcji realizacji.

Pytanie do SWZ a odpowiedź zamawiającego – nie myl tych terminów

To częsty błąd: wykonawca widzi, że zamawiający ma jeszcze dwa lub sześć dni na publikację odpowiedzi, i uznaje, że sam też może zadać pytanie w tym czasie. Nie może na tym polegać.

Termin na złożenie pytania oraz termin na udzielenie odpowiedzi dotyczą dwóch różnych obowiązków:

• wykonawca powinien złożyć wniosek wystarczająco wcześnie – w ustawowej granicy 4, 7 albo 14 dni;
• zamawiający powinien opublikować wyjaśnienia odpowiednio 2, 4 albo 6 dni przed terminem ofert.

W praktyce odpowiedź zamawiającego może zmienić sposób rozumienia wymogu technicznego, warunku udziału lub postanowienia umownego. Wtedy trzeba ponownie ocenić, czy firma nadal spełnia wymagania i czy cena pozostaje opłacalna.

To także powód, dla którego nie należy składać oferty z dużym wyprzedzeniem. Dokumentacja może się zmienić tuż przed terminem ofert, a wykonawca powinien złożyć ofertę zgodną z aktualną wersją SWZ.

Jak formułować pytania do SWZ?

Dobre pytanie powinno pomóc rozstrzygnąć konkretną wątpliwość ofertową. Zamiast pisać: „Prosimy o wyjaśnienie SWZ”, wskaż dokładnie, którego miejsca dotyczy problem.

Przydatny schemat wygląda tak:

„W pkt X SWZ zamawiający wymaga […]. Jednocześnie w załączniku nr Y wskazano […]. Prosimy o wyjaśnienie, czy wykonawca powinien przyjąć […], czy […].”

W pytaniu warto podać:

• numer punktu SWZ, OPZ, projektu umowy lub załącznika;
• cytat albo precyzyjny opis niejasnego wymagania;
• konkretne pytanie, najlepiej takie, na które można odpowiedzieć jednoznacznie;
• wpływ niejasności na przygotowanie oferty, jeżeli jest istotny.

Unikaj pytań, które w rzeczywistości proszą zamawiającego o zaprojektowanie rozwiązania za wykonawcę. Nie oczekuj też, że odpowiedź zastąpi analizę dokumentacji. Jej celem jest wyjaśnienie wymagań, a nie przejęcie przez zamawiającego odpowiedzialności za kalkulację, dobór personelu czy przygotowanie oferty.

Najczęstsze błędy wykonawców

Największym ryzykiem jest rozpoczęcie analizy SWZ dopiero na kilka dni przed terminem ofert. Wtedy firma próbuje jednocześnie ustalić warunki udziału, policzyć cenę, zebrać dokumenty i wyjaśnić niejasności. Takie działanie zwykle prowadzi do spóźnionych pytań albo kosztownych założeń w kalkulacji.

Warto też unikać następujących błędów:

• wysyłania pytania w ostatniej chwili bez potwierdzenia doręczenia;
• zadawania pytań bez wskazania konkretnego zapisu;
• nieuwzględniania opublikowanych wyjaśnień przy sporządzaniu oferty;
• założenia, że brak odpowiedzi oznacza akceptację własnej interpretacji;
• pomijania projektu umowy, w tym kar, warunków płatności i obowiązków wykonawcy.

Jeżeli odpowiedź zamawiającego pokazuje, że wymaganie może być nieproporcjonalne lub naruszać przepisy, ocena dalszych kroków wymaga analizy sytuacji i terminów. Pomocny może być artykuł o tym, jaki jest termin na wniesienie odwołania w PZP.

Jak zorganizować pracę nad pytaniami?

Najlepsza praktyka jest prosta: po pobraniu dokumentacji od razu ustal datę graniczną na pytania i przypisz analizę poszczególnych części SWZ odpowiednim osobom. Dział techniczny powinien sprawdzić OPZ, dział handlowy i finansowy – kalkulację oraz warunki płatności, a osoba odpowiedzialna za formalności – warunki udziału i wymagane dokumenty.

W Mimirze analiza konkretnego postępowania pomaga szybko odnaleźć wymagania i terminy zapisane w SWZ oraz załącznikach. Asystent AI cytuje źródłowe fragmenty dokumentacji, co ułatwia zespołowi przygotowanie listy kwestii do wyjaśnienia. Sposób korzystania z analizy przetargu opisuje instrukcja platformy Mimira.

Narzędzie nie zastępuje jednak decyzji wykonawcy. To firma ustala, które pytania są potrzebne, akceptuje ich treść i wysyła je do zamawiającego przez właściwy kanał komunikacji.

Często zadawane pytania

Czy można zadać pytanie do SWZ po terminie?

Tak, ale zamawiający nie ma wtedy ustawowego obowiązku odpowiedzi. Jeżeli odpowiedź jest konieczna do przygotowania bezpiecznej oferty, nie warto liczyć na jego uznaniowość.

Czy zamawiający ujawnia, kto zadał pytanie?

Wyjaśnienia treści SWZ są przekazywane wykonawcom i publikowane bez ujawniania źródła zapytania. Dzięki temu pytanie nie powinno identyfikować firmy, która je złożyła.

Czy odpowiedź na pytanie może zmienić SWZ?

Tak. Zamawiający może wyjaśnić zapis, ale może też zmodyfikować dokumentację. Trzeba śledzić wszystkie komunikaty i pracować na aktualnej wersji SWZ.

Czy warto czekać z ofertą na odpowiedzi do SWZ?

Jeżeli pytania dotyczą elementów wpływających na cenę, zakres, terminy lub zgodność oferty z wymaganiami, zwykle należy poczekać na wyjaśnienia. Pamiętaj przy tym o własnym harmonogramie, wadium oraz o tym, jak liczyć termin związania ofertą.