Rozwiązanie umowy PZP za porozumieniem stron – wzór i zasady

Rozwiązanie umowy PZP za porozumieniem stron wzór pomaga uporządkować wcześniejsze zakończenie kontraktu zawartego w wyniku postępowania o zamówienie publiczne. Sam wzór nie zapewnia jednak bezpieczeństwa prawnego. W zamówieniach publicznych liczą się również postanowienia konkretnej umowy, sposób rozliczenia wykonanych świadczeń oraz pełna dokumentacja uzgodnień między wykonawcą a zamawiającym.

Porozumienie może być rozsądnym wyjściem, gdy kontynuowanie kontraktu przestało być możliwe lub uzasadnione biznesowo. Nie powinno natomiast służyć do nieformalnego zmieniania zakresu zamówienia ani omijania zasad przewidzianych w PZP.

Więcej praktycznych wyjaśnień dla wykonawców znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach Mimira.

Na czym polega rozwiązanie umowy za porozumieniem stron?

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron polega na tym, że wykonawca i zamawiający zgodnie ustalają, że umowa przestanie obowiązywać przed pierwotnie określonym terminem. Skutek nie wynika z jednostronnego oświadczenia jednej strony, lecz z podpisanego porozumienia.

W praktyce taka sytuacja może pojawić się między innymi wtedy, gdy:

• realizacja zamówienia napotyka trwałe przeszkody;
• strony chcą zakończyć spór bez eskalowania roszczeń;
• częściowa realizacja umowy wymaga zamknięcia i rozliczenia;
• doszło do zmian organizacyjnych lub faktycznych, które powodują, że dalsze wykonanie kontraktu nie ma sensu.

Należy odróżnić porozumienie od odstąpienia oraz wypowiedzenia. Przy odstąpieniu jedna strona korzysta z uprawnienia ustawowego lub umownego, a skutki mogą obejmować obowiązek wzajemnego zwrotu świadczeń. Wypowiedzenie zwykle dotyczy umów o charakterze ciągłym i opiera się na zapisach umowy albo przepisach prawa. Porozumienie wymaga natomiast zgodnej woli obu stron.

Jeżeli problem pojawił się jeszcze przed zawarciem kontraktu, zastosowanie mogą mieć inne reguły niż przy jego wykonywaniu. Zobacz: odstąpienie od podpisania umowy przez wykonawcę w PZP.

Rozwiązanie umowy PZP za porozumieniem stron – wzór dokumentu

Poniższy wzór ma charakter roboczy. Przed podpisaniem trzeba dopasować go do projektu umowy, stanu realizacji, zapisów o karach umownych, zabezpieczeniu należytego wykonania umowy oraz ewentualnych roszczeń stron.

POROZUMIENIE W SPRAWIE ROZWIĄZANIA UMOWY

zawarte dnia ………………… w ………………… pomiędzy:

Zamawiającym:
[pełna nazwa, adres, NIP/KRS, reprezentacja]

a

Wykonawcą:
[pełna nazwa, adres, NIP/KRS, reprezentacja]

zwanymi dalej łącznie „Stronami”.

§ 1. Umowa objęta porozumieniem
Strony zgodnie oświadczają, że rozwiązują za porozumieniem stron umowę nr ………………… z dnia …………………, której przedmiotem jest …………………, zawartą w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. ………………… .

§ 2. Data rozwiązania
Umowa ulega rozwiązaniu z dniem ………………… .

§ 3. Stan realizacji zamówienia

1. Do dnia rozwiązania Wykonawca wykonał następujący zakres świadczenia: ………………… .
2. Stan wykonania, przekazane materiały, odebrane prace lub dostawy oraz ewentualne braki określa protokół stanowiący załącznik nr … do porozumienia.

§ 4. Rozliczenia

1. Strony ustalają, że wynagrodzenie należne Wykonawcy za prawidłowo wykonany i odebrany zakres wynosi ………………… zł brutto.
2. Zamawiający zapłaci wskazaną kwotę w terminie … dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury / na zasadach określonych w umowie.
3. Strony ustalają zasady rozliczenia zaliczki / zabezpieczenia należytego wykonania umowy: ………………… .

§ 5. Kary umowne i roszczenia
Strony postanawiają, że:
[wariant A: nie będą dochodzić wobec siebie dalszych roszczeń związanych z realizacją umowy, z wyjątkiem roszczeń wskazanych w porozumieniu]
albo
[wariant B: zachowują wskazane roszczenia, w tym dotyczące kar umownych / odszkodowania: …………………].

§ 6. Obowiązki po rozwiązaniu umowy
Wykonawca przekaże Zamawiającemu ………………… do dnia ………………… . Zamawiający zwróci / zwolni zabezpieczenie na zasadach ………………… .

§ 7. Postanowienia końcowe
Porozumienie sporządzono w … jednobrzmiących egzemplarzach, po … dla każdej ze Stron.

Podpisy osób uprawnionych do reprezentacji Stron

Co musi zawierać porozumienie?

Najbardziej ryzykowne są dokumenty ograniczone do jednego zdania: „strony rozwiązują umowę za porozumieniem”. Taki zapis może formalnie wyrażać wolę zakończenia współpracy, ale nie rozstrzyga najważniejszych skutków finansowych i organizacyjnych.

Dobrze przygotowane porozumienie powinno obejmować:

1. dokładne oznaczenie umowy, postępowania i stron;
2. datę, z którą umowa przestaje obowiązywać;
3. opis wykonanej części zamówienia i podstawę jej odbioru;
4. kwotę oraz zasady rozliczenia wynagrodzenia, zaliczek i faktur;
5. rozstrzygnięcie kwestii kar umownych, szkód i innych roszczeń;
6. zasady zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
7. obowiązki po zakończeniu kontraktu, np. zwrot dokumentacji, placu budowy, sprzętu lub materiałów;
8. podpisy osób uprawnionych do reprezentacji.

Przy robotach budowlanych lub większych usługach warto dołączyć protokół inwentaryzacji, protokół odbioru częściowego albo końcowe zestawienie rozliczeń. Samo porozumienie nie zastępuje dokumentów potwierdzających, co rzeczywiście wykonano.

Checklista: jak bezpiecznie zakończyć umowę PZP

Przed podpisaniem dokumentu przejdź przez tę listę:

• Sprawdź umowę. Zweryfikuj postanowienia o rozwiązaniu, odstąpieniu, karach, odbiorach, płatnościach i zabezpieczeniu.
• Ustal stan realizacji. Opisz wykonane prace, dostarczone produkty, zgłoszone wady oraz elementy pozostające do odebrania.
• Policz rozliczenie. Ustal, co zostało zapłacone, co wymaga zapłaty i czy strony rozliczają zaliczkę albo potrącenia.
• Podejmij decyzję o roszczeniach. Wyraźnie zapisz, czy strony zrzekają się roszczeń, czy część z nich pozostaje otwarta.
• Oceń zgodność z PZP. Porozumienie nie powinno w praktyce maskować niedopuszczalnej zmiany zakresu lub warunków kontraktu. W tym kontekście przydatne będzie wyjaśnienie, czym jest istotna zmiana umowy PZP.
• Zadbaj o formę. Podpisz dokument zgodnie z formą wymaganą w umowie oraz zasadami reprezentacji obu stron.
• Zachowaj ślad dokumentacyjny. Dołącz protokoły, zestawienia, korespondencję i dokumenty rozliczeniowe.

Najczęstsze błędy formalne

Najczęściej problemem nie jest sama decyzja o rozwiązaniu umowy, ale jej niedokładne udokumentowanie.

Pierwszy błąd to mylenie porozumienia z odstąpieniem. Te instytucje mają inne podstawy i mogą wywoływać inne skutki, zwłaszcza dla rozliczeń.

Drugi to brak jasnego zapisu o karach umownych. Jeśli strony chcą zamknąć temat kar i odszkodowań, powinny napisać to wprost. Gdy chcą pozostawić konkretne roszczenie otwarte, również trzeba je zidentyfikować.

Trzeci błąd to podpisanie dokumentu przez osobę bez umocowania. Należy sprawdzić zasady reprezentacji wynikające z KRS, pełnomocnictwa lub regulacji dotyczących jednostki zamawiającej.

Czwarty to rozliczenie „na oko”, bez protokołu. Dotyczy to szczególnie robót budowlanych, usług okresowych oraz umów z płatnościami częściowymi.

Czy warto skonsultować dokument z prawnikiem?

Przy prostym kontrakcie o niewielkiej wartości strony mogą samodzielnie przygotować porozumienie na bazie dokumentacji umownej. Gdy jednak występują kary umowne, spór o zakres wykonania, zabezpieczenie, podwykonawcy albo wysokie kwoty, warto zlecić ocenę prawnikowi specjalizującemu się w zamówieniach publicznych.

Mimira nie świadczy doradztwa prawnego, ale pomaga wykonawcom wcześniej analizować dokumentację postępowania, w tym projektowane postanowienia umowy, terminy płatności i kary. Dzięki temu ryzyka kontraktowe można zauważyć jeszcze przed złożeniem oferty.