Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia Ukraina – jak przygotować dokument do przetargu?

Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia Ukraina to dokument składany przez wykonawcę w postępowaniu, w którym zamawiający wymaga potwierdzenia, że firma nie podlega wykluczeniu z powodu sankcji związanych z agresją Rosji na Ukrainę. Nie jest to to samo co standardowe oświadczenie składane na podstawie Prawa zamówień publicznych. W praktyce oferta często wymaga obu dokumentów albo jednego formularza obejmującego oba zakresy.

Dla wykonawcy stawka jest prosta: nawet poprawnie wyceniona i merytorycznie dobra oferta może zostać wykluczona, jeśli oświadczenie jest niekompletne, podpisane przez niewłaściwą osobę albo nie odpowiada aktualnemu stanowi firmy.

W bazie wiedzy Mimiry o przetargach znajdziesz również praktyczne wyjaśnienia innych dokumentów wymaganych na etapie składania ofert.

Czym jest oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia Ukraina?

Podstawą jest art. 7 ustawy z 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, potocznie nazywanej „ustawą sankcyjną” lub „ustawą ukraińską”.

Przepis nakazuje wykluczyć z postępowania wykonawcę objętego określonymi sankcjami. Dotyczy to w szczególności podmiotów:

• wpisanych na listy sankcyjne wskazane w przepisach,
• których beneficjentem rzeczywistym jest osoba objęta sankcjami,
• których jednostką dominującą jest podmiot objęty sankcjami.

W formularzach zamawiający zazwyczaj oczekuje oświadczenia, że wobec wykonawcy nie zachodzą przesłanki z art. 7 ust. 1 tej ustawy. Część SWZ wymaga osobnego załącznika „Ukraina”, a część włącza treść sankcyjną do oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z PZP.

Nie należy jednak utożsamiać tego dokumentu z oświadczeniem dotyczącym klasycznych przesłanek wykluczenia z art. 108 i 109 PZP. To dwa odrębne reżimy prawne, choć mogą być opisane w jednym pliku.

Sankcje Ukraina a klasyczne podstawy wykluczenia z PZP

Oświadczenie składane na podstawie art. 125 ust. 1 PZP jest wstępnym potwierdzeniem, że wykonawca:

• nie podlega wykluczeniu na podstawie wskazanych przez zamawiającego przepisów PZP,
• spełnia warunki udziału w postępowaniu – jeśli zamawiający ich wymaga,
• może wykazać te okoliczności na dalszym etapie postępowania.

Z kolei oświadczenie sankcyjne odnosi się do przesłanek przewidzianych w ustawie z 2022 r. W określonych postępowaniach dokumentacja może także zawierać odwołanie do unijnych ograniczeń dotyczących udziału podmiotów rosyjskich w zamówieniach publicznych. Zakres zawsze trzeba odczytać z SWZ i załączników.

Najbezpieczniejsza zasada brzmi: nie zastępuj oświadczenia sankcyjnego standardowym wzorem z poprzedniego przetargu. Nawet jeśli jego nazwa jest podobna, zamawiający może wymagać innej podstawy prawnej, osobnego podpisu albo złożenia dokumentu przez dodatkowe podmioty.

Aktualność standardowego oświadczenia z art. 125 PZP ma znaczenie na dzień składania ofert lub wniosków. Więcej o tym, jaki dzień powinien potwierdzać dokument, wyjaśniamy w artykule: oświadczenie wstępne PZP – na jaki dzień.

Co powinno zawierać oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia Ukraina?

W pierwszej kolejności stosuj wzór przekazany przez zamawiającego. Jeżeli SWZ nie zawiera formularza, dokument powinien jasno identyfikować postępowanie i zawierać co najmniej:

1. Dane wykonawcy – pełna nazwa, adres, NIP lub KRS/CEIDG.
2. Dane postępowania – nazwa zamawiającego, tytuł i numer sprawy, jeśli został nadany.
3. Jednoznaczną treść oświadczenia – potwierdzenie, że wobec wykonawcy nie zachodzą podstawy wykluczenia wskazane w art. 7 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2022 r.
4. Wskazanie podstawy prawnej – szczególnie gdy zamawiający wymaga literalnego odwołania do konkretnego przepisu.
5. Datę sporządzenia – zgodną z rzeczywistym momentem składania dokumentu.
6. Podpis osoby umocowanej do reprezentacji – zgodny z zasadami wskazanymi w SWZ i formą oferty.

Prosta formuła może brzmieć:

Oświadczam, że wobec [nazwa wykonawcy] nie zachodzą przesłanki wykluczenia z postępowania określone w art. 7 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

To punkt wyjścia, nie uniwersalny formularz do kopiowania. Zamawiający może wymagać szerszej treści, dodatkowych deklaracji albo osobnych dokumentów dla konsorcjanta i podmiotu udostępniającego zasoby. Przydatny punkt odniesienia znajdziesz w materiale wzór oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia.

Checklista przed podpisaniem dokumentu

Przed wysłaniem oferty przejdź przez poniższe kroki:

1. Otwórz SWZ, formularz ofertowy i wszystkie załączniki. Sprawdź, czy oświadczenie „Ukraina” występuje jako osobny załącznik.
2. Ustal krąg podmiotów objętych obowiązkiem. Dotyczy to nie tylko samodzielnego wykonawcy, ale w zależności od dokumentacji także członków konsorcjum, podmiotów trzecich lub podwykonawców.
3. Zweryfikuj dane właścicielskie i reprezentację. Zmiana zarządu, wspólnika, beneficjenta rzeczywistego lub struktury grupy może wpływać na prawidłowość deklaracji.
4. Sprawdź aktualne listy sankcyjne. Szczególnej ostrożności wymagają grupy kapitałowe i powiązania pośrednie.
5. Porównaj treść oświadczenia z wymogami SWZ. Nie zakładaj, że formularz z innego postępowania jest właściwy.
6. Zweryfikuj podpis. Dokument powinien podpisać osoba uprawniona albo pełnomocnik dysponujący właściwym pełnomocnictwem.
7. Zapisz finalną wersję z ofertą. Ułatwi to odpowiedź, jeśli zamawiający wezwie do wyjaśnienia lub uzupełnienia dokumentów.

Najczęstsze błędy formalne

Najczęściej problemem nie jest sama treść deklaracji, lecz proces jej przygotowania. W praktyce wykonawcy popełniają zwłaszcza następujące błędy:

• składają wyłącznie standardowe oświadczenie PZP i pomijają przesłanki sankcyjne;
• używają nieaktualnego lub niewłaściwego załącznika;
• nie składają dokumentu za każdego członka konsorcjum;
• deklarują brak przesłanek bez sprawdzenia powiązań właścicielskich;
• podpisują dokument osobą niewskazaną w KRS albo bez prawidłowego pełnomocnictwa;
• sporządzają dokument wcześniej, ale nie sprawdzają jego aktualności na dzień złożenia oferty.

Nie myl też oświadczenia sankcyjnego z deklaracją o relacji z zamawiającym. To odrębny dokument, opisany w artykule: oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z zamawiającym.

Jak ograniczyć ryzyko przy kolejnych ofertach?

W firmach, które regularnie startują w przetargach, kontrola sankcyjna nie powinna zaczynać się na godzinę przed terminem złożenia oferty. Lepiej utrzymywać aktualną kartę compliance: dane rejestrowe, reprezentacja, struktura właścicielska, beneficjenci rzeczywiści oraz status podmiotów powiązanych.

W Mimirze analizujemy SWZ i załączniki pod kątem wymaganych dokumentów, a następnie przygotowujemy robocze wersje formularzy do weryfikacji przez wykonawcę. Nie zastępuje to odpowiedzialności firmy za prawdziwość oświadczenia ani indywidualnej analizy prawnej złożonych struktur kapitałowych. Pozwala jednak ograniczyć ryzyko pominięcia załącznika lub zastosowania niewłaściwego wzoru.

Często zadawane pytania

Czy sankcje Ukraina zawsze wymagają osobnego oświadczenia?

Nie zawsze. Zamawiający może zawrzeć odpowiednią deklarację w jednym formularzu o braku podstaw do wykluczenia. Decydujące są zapisy SWZ i załączników.

Czy oświadczenie składa każdy członek konsorcjum?

Zasadniczo tak, gdy przesłanki wykluczenia bada się wobec każdego wykonawcy wspólnie ubiegającego się o zamówienie. Sprawdź jednak dokładny model dokumentów przewidziany w SWZ.

Czy podwykonawca składa oświadczenie sankcyjne?

To zależy od podstawy i wymagań danego postępowania. Obowiązek może dotyczyć podmiotów, na których zasobach wykonawca polega, oraz innych podmiotów wskazanych przez zamawiającego. Nie zakładaj automatycznie, że każdy zwykły podwykonawca składa taki sam komplet dokumentów.

Czy późniejsze wezwanie do uzupełnienia zawsze rozwiąże problem?

Nie. Możliwość wezwania i jej zakres zależą od rodzaju dokumentu oraz okoliczności sprawy. Bezpieczniej złożyć kompletną, prawidłowo podpisaną deklarację już z ofertą.