Wzór oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia – jak przygotować dokument w PZP

Wzór oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia jest jednym z pierwszych dokumentów składanych przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Potwierdza, że firma nie podlega wykluczeniu z przyczyn wskazanych w Prawie zamówień publicznych (PZP) oraz w dokumentacji konkretnego postępowania.

To dokument pozornie prosty. W praktyce błędy dotyczą zwykle nie samej deklaracji, lecz użycia nieaktualnego formularza, pominięcia dodatkowych przesłanek wskazanych w SWZ albo podpisania go przez niewłaściwą osobę. Dlatego uniwersalny wzór należy traktować jako punkt wyjścia, a nie gotowy dokument do złożenia w każdym przetargu.

Więcej praktycznych wyjaśnień dotyczących formalności przetargowych znajdziesz w bazie wiedzy Mimira o przetargach.

Czym jest oświadczenie PZP o braku podstaw do wykluczenia?

Oświadczenie PZP o braku podstaw do wykluczenia jest wstępnym potwierdzeniem, że wobec wykonawcy nie zachodzą przesłanki wykluczenia z postępowania. Co do zasady wykonawca składa je razem z ofertą lub wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Podstawą jest art. 125 ust. 1 PZP. Przepis wskazuje, że zamawiający wymaga od wykonawcy oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz – jeśli przewidział takie wymagania – o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.

Oświadczenie ma charakter tymczasowego dowodu. Jest aktualne na dzień składania ofert i zastępuje podmiotowe środki dowodowe do czasu, gdy zamawiający wezwie wykonawcę do przedstawienia dokumentów potwierdzających deklaracje. Mogą to być na przykład zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego, informacja z KRK czy dokumenty dotyczące sytuacji ekonomicznej firmy.

W postępowaniach unijnych podobną funkcję najczęściej spełnia JEDZ, czyli jednolity europejski dokument zamówienia. W postępowaniach krajowych zamawiający zwykle dołącza własny załącznik do SWZ.

Wzór oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia – przykładowa treść

Jeżeli SWZ nie zawiera gotowego załącznika, dokument powinien wprost odnosić się do podstaw wykluczenia wymaganych przez zamawiającego. Poniższy wzór ma charakter pomocniczy. Przed użyciem trzeba porównać go z SWZ, ogłoszeniem oraz odpowiedziami zamawiającego na pytania.

OŚWIADCZENIE O BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA

Działając w imieniu i na rzecz:
[pełna nazwa wykonawcy], z siedzibą w [adres], NIP: [numer], REGON/KRS: [numer],

w związku z postępowaniem prowadzonym przez [nazwa zamawiającego] pod nazwą:
[nazwa postępowania i numer referencyjny],

oświadczam, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie przesłanek wskazanych przez zamawiającego w SWZ, w tym – w zakresie wymaganym w postępowaniu – na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Oświadczam również, że informacje zawarte w niniejszym dokumencie są aktualne na dzień składania ofert.

[miejscowość, data]

[podpis osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy]

Ten wzór nie powinien automatycznie zawierać wszystkich możliwych przesłanek z art. 109 PZP. Podstawy fakultatywne obowiązują bowiem wtedy, gdy zamawiający wyraźnie przewidział je w SWZ lub ogłoszeniu. Wpisanie ogólnej formuły „nie podlegam wykluczeniu na podstawie PZP” może nie wystarczyć, jeżeli dokumentacja wymaga oświadczenia o konkretnych przepisach.

Co sprawdzić przed podpisaniem oświadczenia?

Dobrze przygotowane oświadczenie nie powstaje przez mechaniczne uzupełnienie danych firmy. Przed wysłaniem oferty sprawdź pięć kwestii.

1. Czy zamawiający udostępnił własny wzór?
Załącznik do SWZ ma pierwszeństwo przed formularzem pobranym z internetu. Czasem zamawiający łączy w jednym dokumencie oświadczenie o braku podstaw wykluczenia, spełnieniu warunków udziału i braku powiązań objętych sankcjami.

2. Jaki zakres podstaw wykluczenia obowiązuje?
Art. 108 PZP obejmuje obligatoryjne podstawy wykluczenia. Art. 109 PZP zawiera przesłanki fakultatywne, które zamawiający może, ale nie musi zastosować. Weryfikuj też wymagania wynikające z przepisów sankcyjnych. W tym zakresie pomocny będzie osobny artykuł: oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia Ukraina.

3. Kto składa oświadczenie?
Wykonawca samodzielnie składa własne oświadczenie. W konsorcjum co do zasady dokument składa każdy z uczestników – w zakresie dotyczącym własnych podstaw wykluczenia. Wątpliwości często pojawiają się także przy podmiotach udostępniających zasoby. Jeśli ofertę składa kilka firm, przydatny będzie wzór umowy konsorcjum do przetargu.

4. Czy dokument jest aktualny?
Liczy się stan na dzień składania ofert. Nie używaj starego pliku tylko dlatego, że dane rejestrowe firmy się nie zmieniły. Zmienić mogły się wymagania danego postępowania albo treść przepisów, do których odwołuje się formularz.

5. Czy forma i podpis odpowiadają SWZ?
Dokument trzeba sporządzić i podpisać zgodnie z zasadami wskazanymi przez zamawiającego. W postępowaniach prowadzonych elektronicznie szczególne znaczenie ma właściwy rodzaj podpisu oraz umocowanie osoby podpisującej.

Najczęstsze błędy wykonawców

Pierwszym błędem jest korzystanie z „uniwersalnego” wzoru bez sprawdzenia SWZ. Drugi to pominięcie oświadczenia dotyczącego podmiotu trzeciego albo członka konsorcjum. Trzeci dotyczy podpisu: dokument może być poprawnie wypełniony, ale podpisany przez osobę, która nie ma prawa samodzielnej reprezentacji spółki.

Problemem bywa też mylenie oświadczenia z końcowym dowodem spełniania wymagań. Oświadczenie składane z ofertą nie kończy obowiązków dokumentowych. Zamawiający może później wezwać najwyżej ocenionego wykonawcę do przedstawienia podmiotowych środków dowodowych.

Nie należy też zakładać, że brak formularza wśród załączników oznacza brak obowiązku jego złożenia. Wymaganie może wynikać bezpośrednio z rozdziału SWZ opisującego dokumenty składane wraz z ofertą.

Oświadczenie a formularz ofertowy

Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia to dokument odrębny od formularza ofertowego. Formularz określa przede wszystkim cenę, termin realizacji, zakres oferty i inne elementy wymagane przez zamawiającego. Oświadczenie potwierdza natomiast status wykonawcy.

W praktyce oba dokumenty są składane razem, dlatego łatwo pominąć jeden z nich przy kompletowaniu plików. Przed wysyłką oferty warto porównać listę załączników z wymaganiami SWZ. Zobacz również formularz ofertowy PZP – wzór DOC.

W Mimirze analizujemy SWZ i załączniki, aby wskazać dokumenty wymagane w konkretnym postępowaniu, a następnie przygotowujemy robocze wersje formularzy na podstawie danych firmy. Ostateczną weryfikację treści, podpis oraz złożenie oferty wykonawca powinien przeprowadzić zgodnie z wymaganiami postępowania.

Praktyczna checklista przed złożeniem oferty

Przed wysłaniem dokumentów odpowiedz na poniższe pytania:

• Czy używasz wzoru udostępnionego przez zamawiającego?
• Czy oświadczenie obejmuje wszystkie podstawy wykluczenia wskazane w SWZ?
• Czy dokument dotyczy właściwego postępowania i zawiera prawidłowy numer referencyjny?
• Czy złożyli je wszyscy wykonawcy, którzy muszą je złożyć?
• Czy uwzględniono podmiot udostępniający zasoby, jeśli bierzesz udział w postępowaniu z jego potencjałem?
• Czy dokument jest aktualny na dzień składania oferty?
• Czy podpisała go osoba uprawniona i właściwym podpisem elektronicznym?
• Czy masz przygotowane dokumenty, których zamawiający może zażądać na późniejszym etapie?

W przetargach najwięcej ryzyka nie wynika z trudnej treści pojedynczego formularza, lecz z braku procesu kontroli dokumentów. Stała checklista, aktualne dane firmowe i uważna analiza SWZ ograniczają ryzyko kosztownej pomyłki.