Oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej – kiedy złożyć?

Oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej – kiedy złożyć? Najbezpieczniejsza odpowiedź brzmi: zgodnie z terminem i zasadami wskazanymi przez zamawiającego w SWZ albo w wezwaniu. Nie należy automatycznie dołączać go do oferty ani opierać się na dawnym, trzydniowym terminie, który funkcjonował w poprzednim stanie prawnym.

Ten krótki dokument może uruchomić ważną ocenę: czy wykonawcy powiązani kapitałowo, którzy startują w tym samym postępowaniu, zachowali niezależność konkurencyjną. Sama przynależność do grupy nie przekreśla udziału w przetargu. Problem pojawia się wtedy, gdy powiązania prowadzą do zakłócenia konkurencji.

W bazie wiedzy Mimiry o przetargach publicznych wyjaśniamy formalności PZP w sposób praktyczny: co sprawdzić, jaki dokument przygotować i kiedy reagować.

Oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej – kiedy złożyć według obecnego PZP?

W aktualnym Prawie zamówień publicznych nie ma uniwersalnej zasady, według której każdy wykonawca zawsze składa osobne oświadczenie o grupie kapitałowej w ciągu trzech dni od otwarcia ofert.

Termin „3 dni od zamieszczenia informacji z otwarcia ofert” pochodzi z wcześniejszego reżimu prawnego. Dlatego korzystanie z nieaktualnych checklist lub wzorów znalezionych w archiwum może prowadzić do niepotrzebnego składania dokumentów albo, co gorsza, przeoczenia wezwania od zamawiającego.

Obecnie kolejność działania powinna wyglądać tak:

1. Przeczytaj SWZ i załączniki do SWZ – zamawiający może opisać, czy i na jakim etapie oczekuje oświadczenia lub wyjaśnień dotyczących powiązań.
2. Sprawdź komunikaty na platformie postępowania – wezwanie może zostać skierowane do konkretnego wykonawcy, np. tego, którego oferta została najwyżej oceniona.
3. Dotrzymaj terminu z wezwania – termin wskazany przez zamawiającego jest wiążący. Nie zakładaj, że masz trzy dni, jeżeli dokumentacja przewiduje inny czas.
4. Przygotuj wyjaśnienia, jeśli podmioty z tej samej grupy złożyły oferty – samo stwierdzenie faktu powiązania bywa niewystarczające.

Jeżeli SWZ nie wymaga złożenia dokumentu wraz z ofertą, nie trzeba wysyłać go „na zapas”. Zawsze jednak warto mieć gotowe dane o strukturze właścicielskiej, osobach decyzyjnych i innych spółkach z grupy, które mogą uczestniczyć w postępowaniach.

Czym jest grupa kapitałowa w zamówieniach publicznych?

W przetargach pojęcie grupa kapitałowa wiąże się z relacją kontroli między przedsiębiorcami. Najczęściej chodzi o podmioty kontrolowane bezpośrednio lub pośrednio przez tego samego przedsiębiorcę, wraz z tym przedsiębiorcą.

W praktyce mogą to być na przykład:

• spółka dominująca i jej spółki zależne,
• dwie spółki należące do tej samej grupy holdingowej,
• podmioty połączone przez pośrednie relacje właścicielskie,
• przedsiębiorcy, nad którymi kontrolę sprawuje ten sam podmiot.

Nie każda współpraca gospodarcza oznacza jednak grupę kapitałową. Wspólny kontrahent, podwykonawca, dystrybutor czy relacja handlowa nie przesądzają automatycznie o istnieniu kontroli.

Trzeba też odróżnić to oświadczenie od dokumentu dotyczącego relacji wykonawcy z samym zamawiającym. Ten drugi temat omawiamy w artykule: oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z zamawiającym. To dwa różne dokumenty i dwa różne rodzaje ryzyka.

Dlaczego zamawiający bada powiązania między wykonawcami?

Przepisy PZP pozwalają wykluczyć wykonawcę, jeżeli zamawiający może stwierdzić – na podstawie wiarygodnych przesłanek – że wykonawca zawarł z innymi wykonawcami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji.

Powiązanie kapitałowe nie jest więc automatyczną podstawą wykluczenia. Zamawiający musi ocenić, czy istnieją przesłanki wskazujące na uzgodnienie ofert lub brak samodzielności przy ich przygotowaniu.

Znaczenie mogą mieć między innymi:

• udział kilku spółek z grupy w jednym postępowaniu,
• te same osoby przygotowujące oferty,
• identyczne błędy, nietypowo zbieżne dokumenty lub podobne metadane plików,
• wspólna strategia cenowa ustalona przed złożeniem ofert,
• dostęp jednego podmiotu do informacji handlowych drugiego.

To nie znaczy, że podmioty z tej samej grupy nie mogą skutecznie złożyć konkurencyjnych ofert. Muszą jednak umieć wykazać, że działały niezależnie.

Co napisać, gdy wykonawca należy do grupy kapitałowej?

Jeżeli dwa lub więcej podmiotów z tej samej grupy bierze udział w jednym postępowaniu, warto przygotować nie tylko samo oświadczenie, ale też krótkie, konkretne wyjaśnienie.

Dobre wyjaśnienie nie polega na zapewnieniu, że „nie doszło do zakłócenia konkurencji”. Powinno pokazywać, dlaczego nie doszło do takiego zakłócenia.

Można wskazać przykładowo, że:

• każda spółka ma odrębny zespół przygotowujący ofertę,
• oferty opracowano w niezależnych środowiskach i na podstawie odrębnych kalkulacji,
• nie wymieniano informacji o cenie, marży, warunkach realizacji ani strategii ofertowej,
• podmioty mają różne profile działalności lub różne zasoby potrzebne do wykonania zamówienia,
• decyzje o starcie i treści ofert podejmowały odrębne osoby.

Nie warto tworzyć rozbudowanej narracji bez potwierdzenia w faktach. Wyjaśnienia powinny być prawdziwe, spójne z organizacją firmy i możliwe do obrony, gdy zamawiający dopyta o szczegóły.

Najczęstsze błędy wykonawców

Najbardziej kosztowne błędy zwykle nie wynikają z samego istnienia grupy kapitałowej. Wynikają z rutyny albo reakcji w ostatniej chwili.

Korzystanie z nieaktualnego terminu trzech dni

Trzydniowy termin pojawia się w wielu starszych materiałach, wzorach i wewnętrznych procedurach firm. Nie należy traktować go jako obecnej, uniwersalnej reguły. Decydują SWZ oraz aktualne wezwanie.

Złożenie starego wzoru bez sprawdzenia postępowania

Wzór z poprzedniego przetargu może zawierać błędną nazwę postępowania, niewłaściwe podstawy prawne albo nie odpowiadać wymaganej formie. Przed wysłaniem sprawdź sygnaturę, dane zamawiającego, treść żądania i podpis.

Brak podpisu albo podpis niewłaściwą metodą

Dokument składany elektronicznie musi spełniać wymagania postępowania. Rodzaj podpisu zależy m.in. od wartości zamówienia oraz zasad komunikacji opisanych w SWZ. Przed wysyłką trzeba zweryfikować, kto jest uprawniony do reprezentacji wykonawcy.

Samo oświadczenie bez wyjaśnień

Jeśli kilka podmiotów z grupy złożyło oferty, lakoniczna informacja o przynależności może nie wystarczyć. Lepiej od razu przygotować informacje pokazujące niezależność ofert.

Przeoczenie wezwania na platformie

Po złożeniu oferty praca się nie kończy. Trzeba monitorować komunikację od zamawiającego, terminy uzupełnień i zmiany dokumentacji. Dotyczy to także sytuacji, gdy zamawiający modyfikuje warunki postępowania – zobacz, do kiedy można zmienić SWZ.

Praktyczna checklista dla firmy z grupy kapitałowej

Przed udziałem w postępowaniu warto wdrożyć prostą procedurę:

• utrzymuj aktualną listę spółek i podmiotów powiązanych;
• ustal, kto w firmie odpowiada za odpowiedź na wezwania;
• weryfikuj, czy inna spółka z grupy planuje start w tym samym postępowaniu;
• rozdziel zespoły przygotowujące konkurencyjne oferty;
• ogranicz obieg informacji o cenach, kosztach i strategii ofertowej;
• przygotuj roboczy szablon wyjaśnień, ale zawsze dostosuj go do konkretnego postępowania;
• po otwarciu ofert i na etapie badania ofert regularnie sprawdzaj komunikaty.

W praktyce trudność często nie leży w napisaniu oświadczenia, lecz w szybkim ustaleniu faktów wewnątrz rozbudowanej struktury właścicielskiej. Dlatego porządek w danych korporacyjnych jest tak samo ważny jak formalna poprawność dokumentu.

W Mimirze analizujemy SWZ oraz załączniki, wyciągamy wymagane dokumenty i terminy, a przygotowane formularze przechodzą weryfikację eksperta. To pomaga zespołom przetargowym nie przeoczyć obowiązków, które pojawiają się już po złożeniu oferty. Ostateczna weryfikacja danych, podpis i złożenie dokumentu pozostają jednak po stronie wykonawcy.

Często zadawane pytania

Czy oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej składa się z ofertą?

Tylko wtedy, gdy zamawiający wyraźnie wymaga tego w SWZ lub formularzach ofertowych. W wielu postępowaniach dokument albo wyjaśnienia są składane później – zgodnie z wezwaniem zamawiającego.

Czy przynależność do grupy kapitałowej oznacza wykluczenie z przetargu?

Nie. Wykluczenie może nastąpić wtedy, gdy istnieją wiarygodne przesłanki, że wykonawcy zawarli porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji. Sam fakt powiązania nie jest wystarczający.

Czy trzeba składać oświadczenie o braku przynależności do grupy?

Jeżeli zamawiający żąda takiego oświadczenia, należy złożyć je także wtedy, gdy wykonawca nie należy do grupy kapitałowej. Treść dokumentu powinna jasno wskazywać brak przynależności albo opisywać istniejące powiązanie.

Czy dawne trzy dni od otwarcia ofert nadal obowiązują?

Nie jako ogólna zasada wynikająca z obecnego PZP. Ten termin dotyczył poprzedniego stanu prawnego. Obecnie kieruj się treścią SWZ i terminem wskazanym w wezwaniu.