Omyłki w ofercie: Jak ratować przetarg przed odrzuceniem?

Co to są omyłki w ofercie (rachunkowe, pisarskie, inne)?

Mówiąc najprościej: omyłka to błąd, który „widać na pierwszy rzut oka”. Zgodnie z art. 223 ust. 2 Prawa zamówień publicznych (PZP), zamawiający nie tylko może, ale ma wręcz obowiązek poprawić błędy w Twojej ofercie, aby nie wyrzucać jej do kosza z powodu błahostek.

Dzielimy je na trzy kategorie:

1. Oczywiste omyłki pisarskie: Literówki, błędy w nazwie firmy, czy pomylenie jednostek miary (np. wpisanie „ml” zamiast „g”, gdy z kontekstu jasno wynika, o co chodzi).
2. Oczywiste omyłki rachunkowe: Błędy w działaniach matematycznych. Jeśli 2 + 2 u Ciebie daje 5, ale cena jednostkowa i suma pozostałych pozycji są jasne, zamawiający sam to skoryguje.
3. Inne omyłki: To najciekawsza kategoria. Chodzi o niezgodność oferty z Dokumentami Zamówienia (SWZ), która nie jest istotna. Poprawka nie może jednak prowadzić do napisania oferty od nowa.

Co to oznacza dla Twojej firmy?

Wielu wykonawców wpada w panikę po znalezieniu błędu w wysłanym pliku. Spokojnie — przepis o omyłkach to „koło ratunkowe”. Pozwala ono uratować ofertę, która jest merytorycznie dobra, ale ucierpiała przez pośpiech lub ludzki błąd.

Pamiętaj jednak o cienkiej czerwonej linii: omyłka to nie to samo co błąd w obliczeniu ceny. Jeśli przyjmiesz złą stawkę VAT (np. 8% zamiast 23%) albo kompletnie pominiesz w wycenie wymagany element (np. koszty transportu), Twoja oferta zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 10 PZP. Takich błędów nie da się „naprawić” w trybie omyłek.

Jak to działa w praktyce?

Proces poprawy dzieje się niemal automatycznie, ale warto znać jego zasady:

• Kto inicjuje? Zawsze zamawiający. Nie możesz sam „dosłać” poprawionej strony po otwarciu ofert.
• Kiedy? W fazie badania ofert, przed ogłoszeniem wyników.
• Zgoda wykonawcy: W przypadku „innych omyłek” zamawiający wyznaczy Ci termin na wyrażenie zgody na poprawkę. Jeśli się nie zgodzisz — oferta ląduje w koszu. Przy omyłkach pisarskich i rachunkowych po prostu dostajesz zawiadomienie o zmianie.
• Konsekwencje: Poprawa omyłki rachunkowej pociąga za sobą zmiany w całej tabeli cenowej. Zamawiający przeliczy wszystko na nowo, bazując na poprawionych danych.

Wskazówki od zespołu Mimira

Z naszego doświadczenia wynika, że najwięcej problemów sprawia rozbieżność między ceną wpisaną liczbą a słownie. Choć orzecznictwo KIO dopuszcza tu poprawki, lepiej tego unikać.

Inną pułapką jest brak wpisania producenta lub modelu sprzętu w tabeli ofertowej. Jeśli w innym miejscu dokumentacji (np. w kartach katalogowych) precyzyjnie wskazałeś, co oferujesz, zamawiający może uznać to za „inną omyłkę” i wpisać ten model za Ciebie. Jeśli jednak nie ma tego nigdzie — oferta zostanie odrzucona, bo zamawiający nie może zgadywać, co chcesz dostarczyć.

Jak Mimira pomaga z omyłkami w ofercie?

W Mimirze wychodzimy z założenia, że najlepszą metodą na omyłki jest ich niedopuszczanie.

• Asystent AI i Eksperci: Nasz system automatycznie wypełnia formularze na podstawie Twoich danych, co eliminuje literówki (omyłki pisarskie). Następnie każdy dokument trafia do naszych ekspertów, którzy sprawdzają spójność wyliczeń.
• Weryfikacja SWZ: AI analizuje wymagania zamawiającego i flaguje miejsca, gdzie najczęściej dochodzi do niezgodności.
• Double-check: Dzięki temu, że generujemy dokumentację nawet 90% szybciej, masz więcej czasu na „chłodne” sprawdzenie cen przed podpisaniem plików. My bierzemy na siebie żmudne wypełnianie pól, Ty skupiasz się na strategii cenowej.

FAQ

1. Czy mogę odmówić poprawienia omyłki rachunkowej? Nie. Zamawiający poprawia ją samodzielnie. Jeśli pomyłka była oczywista, musisz zaakceptować wynikające z niej matematyczne konsekwencje.

2. Co jeśli zamawiający nie zauważył omyłki w mojej ofercie? Jeśli błąd jest oczywisty, a zamawiający go pominął i odrzucił ofertę, masz podstawę do złożenia odwołania do KIO. Poprawa omyłek to obowiązek zamawiającego, a nie jego dobra wola.

3. Czy zła stawka VAT to omyłka? Niestety nie. Według aktualnych wyroków KIO, zastosowanie błędnej stawki VAT jest błędem w obliczeniu ceny, którego nie da się poprawić. Skutkuje to odrzuceniem oferty.

4. Ile mam czasu na zgodę przy „innych omyłkach”? Zazwyczaj zamawiający wyznacza termin od 1 do 3 dni. Brak odpowiedzi w terminie traktuje się jako brak zgody, co kończy się odrzuceniem oferty.

---

Zobacz także w Wiki Mimira:

• Błąd w obliczeniu ceny a omyłka rachunkowa – kluczowe różnice.
• Jak przygotować Formularz Ofertowy bez błędów?
• Najczęstsze przyczyny odrzucenia ofert w 2024 roku.

---