Odpowiedzialność za błędy w dokumentach przygotowanych przez AI

Wprowadzenie sztucznej inteligencji do działów ofertowania zmieniło zasady gry – oferty powstają szybciej, a analiza setek stron SWZ zajmuje minuty, nie dni. Jednak technologia nie zdejmuje z wykonawcy ciężaru odpowiedzialności prawnej. W tym artykule wyjaśniamy, jak przepisy Prawo Zamówień Publicznych (PZP) traktują dokumenty wygenerowane przez algorytmy i jak bezpiecznie korzystać z tych narzędzi, by nie narazić firmy na wykluczenie.

Co to jest odpowiedzialność za błędy AI w dokumentacji?

W ustawie Prawo Zamówień Publicznych z 2019 r. nie znajdziesz osobnego rozdziału poświęconego sztucznej inteligencji. Obowiązuje tu zasada ciągłości: wykonawca w pełni odpowiada za treść złożonej oferty, bez względu na metodę jej przygotowania.

Zgodnie z Art. 24 ust. 1 ustawy PZP, to na Tobie spoczywa obowiązek dostarczenia rzetelnych i prawdziwych danych. Jeśli AI „zmyśli” certyfikat, którego Twoja firma nie posiada, albo poda błędną interpretację prawną, Zamawiający potraktuje to jako wprowadzenie w błąd przez wykonawcę. Prawo nie rozróżnia pomyłki człowieka od błędu algorytmu – skutki prawne są identyczne.

Co to oznacza dla Twojej firmy w praktyce?

Korzystanie z AI bez nadzoru to prosta droga do poważnych kłopotów. Oto realne ryzyka, z którymi mierzą się firmy:

1. Wykluczenie z postępowania: Jeśli oferta zawiera tzw. „halucynacje” AI (np. powołanie się na nieistniejące orzecznictwo KIO lub sfałszowane dane techniczne), Zamawiający ma obowiązek wykluczyć Twoją firmę z przetargu.
2. Utrata wadium: Błędy w dokumentach, których nie da się uratować w trybie wyjaśnień, mogą prowadzić do odrzucenia oferty i potencjalnych problemów z zatrzymaniem wadium, jeśli błąd nosi znamiona celowego wprowadzenia w błąd.
3. Zakaz startu w przyszłych przetargach: Mechanizm „samooczyszczenia” (self-cleaning) jest trudny i kosztowny. Wykluczenie za podanie nieprawdziwych informacji może zablokować Ci drogę do publicznych pieniędzy na kilka lat.

Krajowa Izba Odwoławcza już zajmowała się sprawami, w których wykonawcy posiłkowali się błędnymi danymi wygenerowanymi automatycznie (np. sprawa dotycząca nieistniejących interpretacji podatkowych). Werdykt był jasny: technologia nie jest usprawiedliwieniem dla braku rzetelności.

Jak to działa w profesjonalnym procesie?

Bezpieczne ofertowanie z AI wymaga wdrożenia procedury „Human-in-the-loop” (człowiek w pętli). Nie traktuj AI jako autora Twojej oferty, ale jako asystenta, który przygotowuje brudnopis.

• Weryfikacja krzyżowa: Każdy fragment wygenerowany przez model językowy musi zostać sprawdzony z dokumentem źródłowym (SWZ, OPZ).
• Własne wyceny: Nigdy nie powierzaj algorytmom ostatecznego wyliczenia ceny bez ręcznego przeliczenia kosztorysów. AI może pomóc w rozbiciu kosztów, ale to Ty ponosisz ryzyko biznesowe ceny rażąco niskiej.
• Zarządzanie podpisami: Dokumenty przygotowane cyfrowo muszą być podpisane przez osoby uprawnione (podpis kwalifikowany lub zaufany). AI nie może i nie powinno „podpisywać” dokumentów w Twoim imieniu.

Wskazówki od zespołu Mimira

W Mimirze codziennie analizujemy tysiące dokumentów przetargowych. Oto nasze zasady zachowania bezpieczeństwa, które chronią naszych klientów przed błędami:

• Pytaj o źródła: Kiedy korzystasz z naszego czata do analizy SWZ, asystent zawsze wskazuje konkretny fragment dokumentu, na którym oparł odpowiedź. Zawsze kliknij w ten odnośnik i upewnij się, że kontekst jest poprawny.
• Nie wklejaj danych wrażliwych do publicznych narzędzi: Korzystaj tylko z bezpiecznych platform (jak nasza, oparta na infrastrukturze AWS z szyfrowaniem AES-256), aby uniknąć wycieku tajemnicy przedsiębiorstwa do ogólnodostępnych modeli AI.
• Zasada ograniczonego zaufania do dat: Terminy składania ofert i wadium to krytyczne punkty. Nawet jeśli AI poda datę, zawsze zweryfikuj ją z aktualną informacją na platformie zakupowej Zamawiającego – terminy często ulegają zmianie w trakcie postępowania.

Jak Mimira pomaga zachować bezpieczeństwo?

W Mimirze bierzemy na siebie najbardziej żmudną część pracy, ale robimy to w sposób kontrolowany. Nasza platforma została zaprojektowana tak, by eliminować ryzyko błędów AI poprzez system podwójnej weryfikacji.

Asystent AI błyskawicznie wypełnia formularze i oświadczenia na podstawie danych Twojej firmy i wymagań przetargu. Jednak w planach Pro i Power User, wygenerowane dokumenty nie trafiają bezpośrednio do Ciebie. Każdy zestaw dokumentów przechodzi przez ręce naszych ekspertów ds. zamówień publicznych.

To żywy człowiek – specjalista PZP – sprawdza, czy AI poprawnie zinterpretowało wymagania dotyczące doświadczenia lub certyfikatów. Dzięki temu otrzymujesz gotową paczkę dokumentów, która jest merytorycznie bezpieczna. My dostarczamy narzędzia i wsparcie eksperckie, ale Ty zachowujesz ostateczną kontrolę, podpisując i wysyłając ofertę.

Dodatkowo, dla zamawiających oferujemy bezpłatne szacowanie wartości zamówienia – AI przeprowadzi rozeznanie rynku i wygeneruje wycenę netto z przedziałem cenowym, strukturą kosztów i źródłami w kilka minut.

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy mogę zrzucić odpowiedzialność na dostawcę AI, jeśli oferta zostanie odrzucona przez błąd algorytmu? Prawnie – nie w relacji z Zamawiającym. W procesie przetargowym to wykonawca gwarantuje rzetelność danych. Ewentualne roszczenia regresowe wobec dostawcy oprogramowania zależą od zapisów w umowie licencyjnej (NDA/SLA), ale nie przywrócą Cię do udziału w przetargu.

Czy Zamawiający może używać AI do sprawdzenia mojej oferty? Tak, Zamawiający coraz częściej korzystają z narzędzi do automatycznej weryfikacji dokumentów. Jednak zgodnie z AI Act, ostateczna decyzja o odrzuceniu oferty lub wyborze najkorzystniejszej nie może być podejmowana wyłącznie przez algorytm – zawsze musi stać za nią człowiek (członek komisji przetargowej).

Jak sprawdzić, czy dokument wygenerowany przez AI jest bezpieczny? Najlepiej szukać narzędzi, które oferują funkcję „cytowania źródeł”. Jeśli oprogramowanie podaje informację, ale nie potrafi wskazać konkretnego paragrafu w SWZ, z którego ona wynika – traktuj taką informację jako wysokiego ryzyka.

---

Powiązane tematy:

• Jak automatycznie generować dokumenty przetargowe
• Jak uniknąć odrzucenia oferty z przyczyn formalnych
• Narzędzia AI do analizy wymagań przetargowych