Gwarancja usunięcia wad i usterek w zamówieniach publicznych

Gwarancja usunięcia wad i usterek to jeden z tych zapisów umownych, które łatwo przeoczyć przy analizie SWZ, a które mogą istotnie wpłynąć na rentowność kontraktu. Dotyczy obowiązku wykonawcy, aby po odbiorze robót, dostaw lub usług bezpłatnie naprawić ujawnione nieprawidłowości – na zasadach, w terminach i w procedurze określonych w umowie.

W praktyce zamówień publicznych sama deklaracja, że wykonawca „udziela gwarancji”, nie wystarcza. Projektowane postanowienia umowy zwykle określają również czas reakcji na zgłoszenie, termin skutecznego usunięcia wady, sposób zgłaszania usterek, konsekwencje opóźnienia oraz zasady odbioru naprawy. Dla wykonawcy oznacza to realne ryzyko organizacyjne i finansowe, które trzeba ocenić jeszcze przed złożeniem oferty.

Więcej pojęć związanych z realizacją kontraktów znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach publicznych.

Czym jest gwarancja usunięcia wad i usterek?

Gwarancja usunięcia wad i usterek jest najczęściej elementem gwarancji jakości udzielanej przez wykonawcę. Jej istotą jest zobowiązanie do usunięcia wad ujawnionych po odbiorze przedmiotu zamówienia, bez dodatkowego wynagrodzenia dla zamawiającego.

W robotach budowlanych może chodzić np. o naprawę nieszczelnej instalacji, odspojonej nawierzchni, wadliwie zamontowanej stolarki czy usterek w systemie wentylacji. Przy dostawach będzie to wymiana uszkodzonego urządzenia, naprawa komponentu lub usunięcie błędu wpływającego na działanie produktu. W usługach – zależnie od ich charakteru – obowiązek może obejmować poprawienie rezultatu prac.

Trzeba odróżnić dwa znaczenia tego terminu:

1. Obowiązek wykonawcy wynikający z gwarancji jakości – wykonawca ma usunąć wadę na własny koszt.
2. Zabezpieczenie należytego usunięcia wad i usterek – forma zabezpieczenia finansowego roszczeń zamawiającego w okresie rękojmi lub gwarancji, np. część zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

To drugie rozwiązanie może przybrać formę pieniądza, gwarancji bankowej albo gwarancji ubezpieczeniowej. Różnice między tymi instrumentami omawiamy w artykule: gwarancja bankowa a ubezpieczeniowa – różnice.

Gwarancja jakości a rękojmia: dlaczego rozróżnienie ma znaczenie?

W dokumentach przetargowych pojęcia gwarancji i rękojmi często występują obok siebie, lecz nie są tożsame.

Rękojmia za wady wynika z przepisów Kodeksu cywilnego. Co do zasady stanowi ustawową odpowiedzialność wykonawcy lub sprzedawcy za wady fizyczne i prawne przedmiotu świadczenia.

Gwarancja jakości jest dobrowolnym, dodatkowym zobowiązaniem gwaranta. Jej zakres ustalają przede wszystkim postanowienia umowy oraz dokument gwarancyjny. Zamawiający może więc wskazać, jakie wady podlegają naprawie, w jakim czasie wykonawca ma reagować i czy po naprawie okres gwarancji biegnie od nowa dla naprawionego elementu.

W zamówieniach publicznych wykonawca powinien sprawdzić zwłaszcza, czy umowa:

• zrównuje okres gwarancji z okresem rękojmi;
• pozwala zamawiającemu korzystać z obu reżimów równolegle;
• przewiduje odnowienie gwarancji dla wymienionych lub naprawionych części;
• wymaga utrzymania zabezpieczenia przez cały okres odpowiedzialności za wady.

Nie należy zakładać, że standardowe warunki stosowane w sprzedaży komercyjnej będą wystarczające. Wiążące są postanowienia konkretnej umowy przetargowej.

Jakie terminy usunięcia usterek spotyka się w umowach?

Prawo zamówień publicznych nie wprowadza jednego, uniwersalnego terminu na usunięcie usterek. Termin wynika z projektu umowy, opisu przedmiotu zamówienia i charakteru wady.

W udostępnianych wzorach umów można spotkać bardzo różne rozwiązania:

• 24 godziny na usunięcie awarii uniemożliwiającej korzystanie z obiektu lub instalacji;
• 3 dni robocze na naprawę określonych usterek;
• 10 dni od powiadomienia na usunięcie wad;
• 30 dni na wykonanie bardziej złożonych prac naprawczych.

Nie są to jednak ogólnorynkowe standardy ani ustawowe terminy. To przykłady z indywidualnych dokumentów postępowań. Wykonawca powinien oceniać ich realność w odniesieniu do własnych zasobów.

Termin 24-godzinny może być uzasadniony przy awarii zagrażającej bezpieczeństwu albo blokującej działanie obiektu. Zarazem dla firmy bez lokalnego serwisu, rezerwy kadrowej czy dostępu do części zamiennych może być bardzo trudny do dochowania. Taka ocena powinna wejść do kalkulacji ryzyka już na etapie decyzji „startować czy nie”.

Co powinien zawierać dobry zapis o usuwaniu wad?

Przejrzysty mechanizm gwarancyjny ogranicza ryzyko sporu po odbiorze. Z perspektywy wykonawcy warto sprawdzić, czy umowa określa przynajmniej:

Definicję i kategorię wady

Innego traktowania wymagają drobne usterki estetyczne, a innego wada, która uniemożliwia użytkowanie obiektu, urządzenia lub systemu. Umowa powinna rozróżniać wady krytyczne od pozostałych oraz przypisywać im odmienne terminy reakcji.

Sposób zgłoszenia

Najbezpieczniejszy model wskazuje konkretny adres e-mail, dane osoby kontaktowej i zasady potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. Bez tego mogą pojawić się spory: kiedy zgłoszenie dotarło, czy zostało skutecznie doręczone i od którego momentu liczyć termin naprawy.

Termin reakcji i termin skutecznej naprawy

Termin reakcji oznacza zwykle potwierdzenie zgłoszenia, przyjazd serwisu albo rozpoczęcie diagnozy. Nie należy utożsamiać go z terminem usunięcia wady. Umowa powinna jasno wskazywać oba etapy.

Warto też ustalić, co oznacza „skuteczne usunięcie”. W części umów naprawę uznaje się za wykonaną dopiero po podpisaniu protokołu przez strony. To istotne, ponieważ samo zakończenie prac może nie wystarczyć do zatrzymania naliczania kar umownych.

Konsekwencje opóźnienia

Projekt umowy może przewidywać kary umowne, zlecenie naprawy podmiotowi trzeciemu na koszt wykonawcy albo skorzystanie z zabezpieczenia. Trzeba zweryfikować nie tylko wysokość ewentualnej kary, lecz także to, czy zamawiający może zastosować kilka środków jednocześnie.

Najczęstsze ryzyka po stronie wykonawcy

Najpoważniejszym błędem jest wycenienie wyłącznie realizacji podstawowego zakresu zamówienia. Koszt gwarancji to nie tylko materiał potrzebny do naprawy. Obejmuje również dojazd serwisu, robociznę, dostępność ekipy, transport, diagnostykę, testy, dokumentację i ponowny odbiór.

Ryzykowne są także ogólne sformułowania, np. „wykonawca niezwłocznie usunie usterkę”. Bez doprecyzowania można różnie rozumieć zarówno „niezwłoczność”, jak i moment zakończenia naprawy.

Problemy pojawiają się również wtedy, gdy firma:

• nie prowadzi rejestru zgłoszeń gwarancyjnych;
• nie ma osoby odpowiedzialnej za kontakt z zamawiającym;
• nie gromadzi protokołów, zdjęć i potwierdzeń wykonanych napraw;
• nie analizuje, czy wada wynika z wykonawstwa, projektu, eksploatacji albo działania użytkownika.

W sporze dokumentacja ma często większe znaczenie niż późniejsze deklaracje stron.

Jak przygotować firmę do obsługi gwarancji?

Przed podpisaniem umowy warto stworzyć prostą procedurę obsługi zgłoszeń. Nie musi to być rozbudowany system, ale powinna odpowiadać na kilka praktycznych pytań: kto przyjmuje zgłoszenie, kto podejmuje decyzję o mobilizacji, kto kontaktuje się z podwykonawcą, jak dokumentować naprawę i kto zamyka sprawę.

Pomocne będzie też przygotowanie rejestru zawierającego datę zgłoszenia, opis wady, priorytet, termin umowny, podjęte działania, koszty oraz datę protokolarnego odbioru naprawy.

Na etapie przetargu przeanalizuj projekt umowy razem z harmonogramem dostępności pracowników i dostawców. Jeśli postanowienia są niejasne lub termin naprawy wydaje się niewykonalny, można zadać pytanie do zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.

W Mimirze można szybciej wychwycić zapisy o gwarancji, rękojmi, karach i wymaganych terminach z projektu umowy oraz załączników do SWZ. Asystent w analizie postępowania wskazuje fragmenty dokumentacji, na których opiera odpowiedź, co ułatwia zespołowi przygotowanie listy ryzyk kontraktowych. Sposób korzystania z analizy dokumentów opisuje instrukcja platformy Mimira.

Gwarancja usunięcia wad i usterek – praktyczna checklista przed ofertą

Przed złożeniem oferty odpowiedz sobie na poniższe pytania:

• Jaki jest okres gwarancji i rękojmi?
• Czy dla naprawionego elementu gwarancja rozpoczyna się na nowo?
• Kiedy rozpoczyna się bieg terminu naprawy?
• Czy termin zależy od kategorii wady?
• Czy firma ma serwis, personel i części pozwalające spełnić wymagane SLA?
• Jakie kary lub inne konsekwencje przewidziano za opóźnienie?
• Czy umowa wymaga utrzymania zabezpieczenia na okres rękojmi i gwarancji?
• Czy wszystkie koszty obsługi gwarancyjnej zostały ujęte w cenie oferty?

Dobrze przygotowana obsługa gwarancyjna nie polega na złożeniu deklaracji, że firma naprawi każdą usterkę. O przewadze wykonawcy decyduje zdolność do szybkiego działania, udokumentowania naprawy i dotrzymania warunków, na które zgodził się w umowie.