Zapytanie o cenę – procedura w zamówieniach publicznych

Zapytanie o cenę – procedura to określenie, które nadal pojawia się w dokumentach, szkoleniach i rozmowach wykonawców. Trzeba jednak rozróżnić dwa znaczenia tego pojęcia. „Zapytanie o cenę” było formalnym trybem udzielenia zamówienia na gruncie poprzedniej ustawy Prawo zamówień publicznych. W obecnie obowiązującym PZP nie funkcjonuje już jako odrębny tryb postępowania.

Dla wykonawcy ma to praktyczne znaczenie: reguł znanych ze starej procedury — takich jak zaproszenie co najmniej pięciu firm, brak negocjacji ceny czy wybór najtańszej oferty — nie należy automatycznie przenosić do każdego współczesnego zapytania ofertowego.

Więcej pojęć i praktycznych porad dla wykonawców znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach publicznych Mimira.

Czym było zapytanie o cenę?

W poprzednim Prawie zamówień publicznych zapytanie o cenę było trybem przeznaczonym dla zamówień prostych i wystandaryzowanych. Zamawiający kierował pytanie o cenę do wybranych wykonawców, a następnie zapraszał ich do złożenia ofert.

Procedura mogła być stosowana, gdy przedmiotem zamówienia były:

• dostawy lub usługi powszechnie dostępne,
• świadczenia o ustalonych standardach jakościowych,
• zamówienia o wartości poniżej progów określonych w przepisach obowiązujących w tamtym czasie.

Chodziło więc o zakupy, w których zamawiający nie musiał porównywać różnych koncepcji realizacji, jakości zespołu czy metodologii. Przykładowo: standardowe materiały biurowe, powtarzalne usługi serwisowe albo typowe produkty o porównywalnych parametrach.

To istotne rozróżnienie. Zapytanie o cenę nie było narzędziem do kupowania usług wymagających indywidualnego podejścia, kreatywnej koncepcji, specjalistycznego know-how czy rozbudowanej oceny jakości.

Zapytanie o cenę – procedura według poprzednich przepisów

Dawne przepisy PZP określały mechanikę postępowania dość precyzyjnie.

1. Zaproszenie co najmniej pięciu wykonawców

Zamawiający kierował zapytanie do wybranych wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję — nie mniejszej niż pięciu. Nie było to otwarte postępowanie dostępne dla każdego podmiotu, który znalazł ogłoszenie.

Dla firmy oznaczało to, że najpierw musiała znaleźć się w gronie dostawców znanych zamawiającemu lub rozpoznanych na rynku. W praktyce pomagały w tym aktualne dane kontaktowe, czytelna oferta handlowa i wcześniejsze doświadczenie w realizacji podobnych dostaw.

2. Jedna cena w ofercie

Wykonawca mógł złożyć jedną ofertę cenową. Po jej złożeniu nie można było jej zmieniać ani przedstawiać wariantów prowadzących do dalszej licytacji.

To wymagało rzetelnej kalkulacji przed wysłaniem dokumentów. Cena powinna obejmować pełen koszt wykonania zamówienia: zakup lub wytworzenie produktu, transport, ubezpieczenie, robociznę, obsługę gwarancyjną, podatki i ryzyka kontraktowe.

3. Brak negocjacji ceny

W tym trybie nie prowadzono negocjacji dotyczących ceny. Wykonawca nie powinien więc zakładać, że po złożeniu oferty dostanie możliwość korekty marży, doprecyzowania zakresu albo przedstawienia korzystniejszego wariantu.

To właśnie brak „drugiej szansy” był jedną z najważniejszych cech tej procedury. Oferta musiała być jednocześnie konkurencyjna, kompletna i możliwa do wykonania.

4. Wybór oferty z najniższą ceną

Dawne zapytanie o cenę opierało się na prostym kryterium: zamówienie otrzymywał wykonawca, który zaoferował najniższą cenę.

Nie wygrywała rozbudowana prezentacja firmy, dodatkowe korzyści marketingowe ani atrakcyjniejszy opis usługi, jeśli nie przekładały się na niższą kwotę. Przewagę dawały sprawne procesy zakupowe, kontrola kosztów i szybkie przygotowanie poprawnej oferty.

Czy zapytanie o cenę nadal obowiązuje?

Nie. Ustawa z 11 września 2019 r. — Prawo zamówień publicznych, obowiązująca od 1 stycznia 2021 r., nie przewiduje zapytania o cenę jako odrębnego trybu udzielenia zamówienia.

Jeżeli spotykasz dziś określenie „zapytanie o cenę”, może ono oznaczać:

• potoczną nazwę prośby o przedstawienie oferty,
• procedurę opisaną w wewnętrznym regulaminie zakupowym zamawiającego,
• postępowanie prowadzone poza reżimem PZP,
• odniesienie do historycznych przepisów albo starszej dokumentacji.

Nie oznacza natomiast automatycznie zastosowania zasad dawnego art. 69–73 poprzedniej ustawy PZP.

W aktualnych zamówieniach krajowych o wartości niższej niż progi unijne często stosuje się tryb podstawowy. Jego wariant i zasady wynikają z dokumentacji konkretnego postępowania, dlatego nie można z góry zakładać ani wyboru wyłącznie według ceny, ani braku negocjacji.

Co powinien sprawdzić wykonawca po otrzymaniu zapytania o cenę?

Nazwa postępowania nie wystarcza. Zanim firma przygotuje ofertę, powinna ustalić, jakie reguły rzeczywiście obowiązują.

Sprawdź przede wszystkim:

1. Podstawę prawną lub regulaminową — czy zamawiający prowadzi postępowanie na podstawie PZP, własnego regulaminu zakupowego czy zasad projektu finansowanego ze środków publicznych.
2. Kryteria oceny ofert — cena może być jedynym kryterium, ale nie musi. Zamawiający może oceniać też termin realizacji, parametry techniczne, gwarancję albo inne elementy.
3. Zakres i warunki realizacji — zwłaszcza miejsce dostawy, terminy, kary umowne, warunki płatności oraz obowiązki serwisowe.
4. Sposób kalkulacji ceny — czy cena ma być netto czy brutto, ryczałtowa czy jednostkowa oraz czy należy uwzględnić opcje albo zamówienia dodatkowe.
5. Wymagane dokumenty — nawet prosty zakup może wymagać podpisanego formularza, oświadczeń, kart katalogowych, referencji lub pełnomocnictwa.

Najczęstszy błąd polega na potraktowaniu zapytania jako nieformalnej wiadomości handlowej. Jeżeli dokumentacja wskazuje określony sposób złożenia oferty, termin i wymagane załączniki, trzeba ich przestrzegać równie uważnie jak w większym przetargu.

Jak przygotować cenę bez ryzyka straty?

Przy postępowaniach, w których cena ma dużą wagę, niska kwota nie może oznaczać oferty nierentownej. Przed zatwierdzeniem ceny warto policzyć pełny koszt realizacji, a nie tylko koszt zakupu produktu lub roboczogodzin.

Uwzględnij m.in. logistykę, wzrost cen materiałów, koszty finansowania, gwarancję, ewentualne kary oraz zasoby potrzebne do obsługi kontraktu. Przy powtarzalnych zamówieniach przydaje się porównanie wyników podobnych postępowań i cen ofertowych z rynku.

W Mimirze pomagamy wykonawcom analizować dokumentację oraz historyczne wyniki podobnych postępowań. Szacowanie wartości zamówień może być punktem odniesienia przy ocenie, czy planowana cena ma szansę konkurować na rynku — ostateczną decyzję o cenie zawsze podejmuje wykonawca.

Często zadawane pytania

Czy zapytanie o cenę jest obecnie trybem PZP?

Nie. Było trybem przewidzianym w poprzedniej ustawie Prawo zamówień publicznych. Aktualna ustawa z 2019 r. nie zawiera takiego trybu.

Czy w zapytaniu o cenę zawsze wygrywa najniższa cena?

Nie zawsze. W dawnym trybie zapytania o cenę wybierano ofertę z najniższą ceną. W obecnych postępowaniach nazwa „zapytanie o cenę” nie przesądza o kryteriach — trzeba przeczytać zaproszenie i regulamin.

Czy zamawiający musi dziś zaprosić pięciu wykonawców?

Nie wynika to automatycznie z obecnych przepisów PZP. Wymóg co najmniej pięciu wykonawców dotyczył historycznej procedury zapytania o cenę.

Czy można negocjować cenę po złożeniu oferty?

Zależy to od zasad konkretnego postępowania. W dawnym trybie zapytania o cenę negocjacje ceny były wyłączone. Dziś należy kierować się podstawą prawną, dokumentacją i komunikatami zamawiającego.