Zamówienia zastrzeżone art. 94 PZP – kto może startować i jak spełnić warunki?

Zamówienia zastrzeżone art. 94 PZP pozwalają zamawiającemu ograniczyć udział w postępowaniu do wykonawców realizujących cele społeczne, w tym zakładów pracy chronionej, spółdzielni socjalnych i podmiotów integrujących osoby zagrożone wykluczeniem. To nie jest automatyczna preferencja dla każdej firmy o społecznej misji, lecz ściśle uregulowany wyjątek od zasady otwartego dostępu do zamówień publicznych.

Dla wykonawcy art. 94 może oznaczać dostęp do postępowań z węższą konkurencją. Jednocześnie wymaga bardzo dobrego przygotowania formalnego: trzeba nie tylko spełniać ustawowe kryteria, ale też umieć je udowodnić dokumentami wskazanymi przez zamawiającego.

Więcej praktycznych wyjaśnień dotyczących procedur przetargowych znajdziesz w bazie wiedzy Mimiry o zamówieniach publicznych.

Czym są zamówienia zastrzeżone?

Zamówienia zastrzeżone są jednym z instrumentów społecznych w Prawie zamówień publicznych. Zamawiający może zastosować je fakultatywnie, czyli według własnej decyzji. Jeżeli skorzysta z tej możliwości, musi wyraźnie zastrzec w ogłoszeniu, że o zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy spełniający warunki określone w art. 94 PZP.

Cel jest konkretny: zakupy publiczne mają wspierać nie tylko realizację usługi, dostawy albo robót budowlanych, ale również aktywizację zawodową osób znajdujących się w trudniejszej sytuacji na rynku pracy.

W praktyce takie postępowania pojawiają się zwłaszcza przy usługach powtarzalnych i wymagających pracy zespołowej, takich jak:

• sprzątanie obiektów,
• utrzymanie terenów zielonych,
• catering i przygotowanie posiłków,
• proste usługi pomocnicze,
• ochrona,
• drobne prace remontowe lub porządkowe.

Nie oznacza to, że każdy przetarg z tych branż będzie zastrzeżony. Zamawiający każdorazowo podejmuje decyzję, czy chce zastosować ten mechanizm.

Zamówienia zastrzeżone art. 94 PZP – kto może ubiegać się o kontrakt?

Zgodnie z art. 94 ust. 1 PZP zamawiający może zastrzec udział w postępowaniu dla:

• zakładów pracy chronionej;
• spółdzielni socjalnych;
• innych wykonawców, których głównym celem działalności – albo głównym celem wyodrębnionej organizacyjnie jednostki realizującej zamówienie – jest społeczna i zawodowa integracja osób społecznie marginalizowanych.

Ustawa wskazuje przykładowe grupy, których integracji może służyć działalność wykonawcy. Są to m.in. osoby z niepełnosprawnościami, bezrobotne, osoby poszukujące pracy i niepozostające w zatrudnieniu, osoby opuszczające zakłady karne, osoby z zaburzeniami psychicznymi, osoby w kryzysie bezdomności, uchodźcy oraz osoby objęte ochroną uzupełniającą.

Najważniejszy warunek liczbowy to co najmniej 30% zatrudnienia osób należących do jednej lub kilku wskazanych w ustawie kategorii. Zamawiający określa minimalny wskaźnik w dokumentacji postępowania, ale nie może ustalić go poniżej ustawowego poziomu 30%.

Sam deklarowany społeczny charakter działalności nie przesądza więc o uprawnieniu do udziału. Liczy się jednocześnie:

1. status lub cel działalności wymagany przez ustawę,
2. realna struktura zatrudnienia,
3. możliwość wykazania spełnienia warunku w sposób wymagany przez SWZ.

Gdzie zamawiający powinien opisać zastrzeżenie?

Informacja o ograniczeniu udziału musi znaleźć się w ogłoszeniu o zamówieniu. Wykonawca nie powinien zakładać, że społeczny charakter zamówienia automatycznie oznacza zastosowanie art. 94 PZP.

Następnie należy dokładnie sprawdzić SWZ oraz załączniki. To tam zamawiający zwykle opisuje:

• podstawę prawną zastrzeżenia,
• wymagany wskaźnik zatrudnienia,
• sposób obliczania wskaźnika,
• dokumenty lub oświadczenia potwierdzające spełnienie warunku,
• zasady kontroli na etapie realizacji umowy.

Nie ignoruj zapisów projektu umowy. Spełnienie warunku może być wymagane nie tylko w dniu składania oferty, ale przez cały okres wykonywania zamówienia. Jeżeli wskaźnik zatrudnienia spadnie albo wykonawca nie przedstawi żądanych dowodów, ryzyko dotyczy już realizowanego kontraktu, nie tylko etapu wyboru oferty.

Jakie dokumenty przygotować przed złożeniem oferty?

Zakres dokumentów zależy od danego postępowania. Często zamawiający żąda najpierw oświadczenia, a następnie – od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona – dokumentów potwierdzających faktyczne spełnienie warunku.

Warto wcześniej uporządkować przede wszystkim:

• zestawienie zatrudnienia z podziałem na grupy objęte art. 94 PZP;
• dokumenty potwierdzające status zakładu pracy chronionej lub spółdzielni socjalnej, jeżeli dotyczą wykonawcy;
• dokumenty pokazujące cel działalności integracyjnej;
• dane dotyczące jednostki organizacyjnej, jeśli to ona ma realizować zamówienie;
• oświadczenia i informacje kadrowe wymagane w SWZ.

Dokumentacja musi być spójna ze stanem faktycznym. Błąd polegający na złożeniu ogólnego oświadczenia bez możliwości jego późniejszego potwierdzenia może wyeliminować firmę z postępowania.

Jeżeli zamawiający wezwie do złożenia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, liczy się termin i kompletność odpowiedzi. Zobacz także, jak działa wezwanie z art. 274 PZP i jakie konsekwencje może mieć niepełna dokumentacja.

Najczęstsze błędy wykonawców

W zamówieniach zastrzeżonych problemy rzadko wynikają z samego przedmiotu kontraktu. Częściej dotyczą wykazania uprawnienia do startu.

Mylenie statusu z pełnym spełnieniem warunku. Status zakładu pracy chronionej czy spółdzielni socjalnej nie zwalnia z analizy konkretnych zapisów ogłoszenia i SWZ.

Nieprawidłowe liczenie wskaźnika zatrudnienia. Firma powinna rozumieć, kogo uwzględnia w kalkulacji, na jaki dzień i na podstawie jakich danych.

Brak dowodów na integracyjny cel działalności. Dotyczy to przede wszystkim innych wykonawców niż ZPCh i spółdzielnie socjalne.

Deklarowanie zasobów, których firma nie utrzyma w trakcie umowy. Wygranie przetargu to początek obowiązków, a nie koniec weryfikacji.

Pomijanie wymagań podstawowego postępowania. Art. 94 nie zastępuje warunków udziału dotyczących doświadczenia, personelu, ubezpieczenia czy zdolności finansowej. Wykonawca musi spełnić wszystkie wymogi opisane przez zamawiającego.

Jak przygotować się do startu w takim przetargu?

Najbezpieczniej zacząć od wewnętrznego audytu, zanim firma znajdzie konkretny przetarg. Ustal, czy spełniasz wymogi art. 94, jak liczysz wskaźnik zatrudnienia i kto odpowiada za aktualizację danych kadrowych.

Potem analizuj postępowania w dwóch krokach. Najpierw sprawdź, czy ogłoszenie rzeczywiście zawiera zastrzeżenie. Następnie porównaj wymagania formalne i operacyjne z możliwościami firmy: liczbą pracowników, terminem realizacji, lokalizacją oraz zakresem usługi.

W Mimirze można ustawić własne kryterium analizy dokumentacji, np. pytanie: „Czy postępowanie jest zastrzeżone na podstawie art. 94 PZP i jakie dokumenty potwierdzają warunek?”. Szczegóły działania kryteriów znajdziesz w instrukcji analizy przetargu w platformie. Taka weryfikacja pomaga szybciej odrzucić postępowania, do których firma nie ma formalnego dostępu.

Przed złożeniem oferty sprawdź również formularze i wymagane oświadczenia. Pomocny może być materiał o tym, jak wygląda formularz ofertowy PZP.

Czy można zakwestionować błędne zastosowanie art. 94 PZP?

Tak. Art. 94 ogranicza konkurencję, dlatego zamawiający powinien stosować go dokładnie w granicach ustawy. Jeżeli wykonawca uważa, że zastrzeżenie sformułowano nieprawidłowo albo niezgodnie z PZP, może rozważyć skorzystanie ze środków ochrony prawnej.

W takich sprawach terminy są krótkie, a ich bieg zależy m.in. od wartości zamówienia i momentu publikacji dokumentacji. Przeczytaj, jak liczyć termin na wniesienie odwołania w PZP. Ocena zasadności odwołania wymaga jednak analizy konkretnej dokumentacji i w razie sporu warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w zamówieniach publicznych.

Często zadawane pytania

Czy zamawiający musi stosować zamówienia zastrzeżone?

Nie. Art. 94 PZP ma charakter fakultatywny. Zamawiający może zastosować ten instrument, ale nie ma takiego ustawowego obowiązku.

Czy każda fundacja lub przedsiębiorstwo społeczne może startować?

Nie zawsze. O udziale decydują warunki z art. 94 PZP oraz wymagania opisane w ogłoszeniu i SWZ. Sama forma organizacyjna lub społeczna misja nie wystarczą.

Ile wynosi minimalny wskaźnik zatrudnienia?

Ustawa przewiduje wskaźnik nie niższy niż 30% osób należących do grup społecznie marginalizowanych wskazanych w przepisie.

Czy warunek trzeba spełniać przez cały okres umowy?

To zależy od dokumentacji konkretnego postępowania i postanowień umowy. W praktyce zamawiający może wymagać utrzymania zgodności przez okres realizacji kontraktu oraz zastrzec możliwość kontroli.