eZamówienia – brak możliwości złożenia oferty: co zrobić przed upływem terminu?

Problem „eZamówienia brak możliwości złożenia oferty” nie zawsze oznacza awarię po stronie rządowej platformy. Często jego przyczyną jest nieaktywowane konto wykonawcy, brak właściwego uprawnienia, błąd podpisu elektronicznego albo plik niezgodny z wymaganiami postępowania. Niezależnie od źródła problemu skutki mogą być poważne: oferta niezłożona w terminie co do zasady nie będzie rozpatrywana.

W zamówieniach publicznych liczy się nie tylko przygotowanie dobrej wyceny i kompletu dokumentów. Oferta musi również zostać skutecznie przekazana właściwym kanałem, we właściwym czasie i w formie wskazanej w SWZ. Poniżej wyjaśniamy, jak rozpoznać problem, co zrobić w ostatnich minutach przed terminem oraz jak ograniczyć ryzyko na przyszłość.

Więcej praktycznych wyjaśnień dotyczących procedur znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach publicznych Mimira.

eZamówienia brak możliwości złożenia oferty – najczęstsze przyczyny

Jeśli na stronie postępowania nie widzisz przycisku umożliwiającego złożenie oferty albo system nie pozwala przejść dalej, zacznij od ustalenia, na którym etapie pojawia się blokada. Inaczej postępuje się przy problemie z kontem, inaczej przy błędzie pliku czy podpisu.

Najczęstsze przyczyny to:

• konto podmiotu nie zostało aktywowane – użytkownik może być zalogowany, ale nie mieć dostępu do funkcji składania oferty jako wykonawca;
• niewłaściwa rola lub brak uprawnień – szczególnie gdy z jednego konta korzysta zespół, a oferta jest przygotowywana przez inną osobę niż ta, która finalnie ją składa;
• oferta jest w niewłaściwym formacie albo nie spełnia wymagań SWZ – zamawiający może wymagać określonego formularza, układu dokumentów, podpisu czy sposobu spakowania załączników;
• błąd podpisu elektronicznego – podpis może być nieważny, niekompletny albo złożony na niewłaściwym etapie procesu;
• problem z przeglądarką, sesją lub blokadą techniczną – np. stara pamięć podręczna, zablokowane wyskakujące okna, rozszerzenie przeglądarki;
• awaria lub czasowa niedostępność platformy.

Nie zakładaj automatycznie, że skoro system wyświetlił komunikat błędu, przyczyna leży po jego stronie. W praktyce wiele zgłoszeń określanych jako „e-zamówienia problemy” wynika z kwestii, które wykonawca może naprawić samodzielnie w kilka minut.

Co sprawdzić, gdy platforma nie pozwala wysłać oferty?

Działaj metodycznie, ale szybko. Nie zaczynaj od wielokrotnego odświeżania strony – można w ten sposób utracić dane w formularzu lub zamknąć istotną sesję.

1. Sprawdź status konta i rolę użytkownika

Upewnij się, że jesteś zalogowany na konto przypisane do właściwego podmiotu, a nie na konto prywatne lub profil bez aktywacji. Zweryfikuj też, czy osoba składająca ofertę ma umocowanie i dostęp do funkcji wykonawcy.

Jeżeli przycisk „Złóż ofertę” w ogóle nie jest widoczny, brak aktywacji konta lub niewłaściwe uprawnienia są jednymi z pierwszych rzeczy do sprawdzenia.

2. Wróć do SWZ i instrukcji składania oferty

SWZ powinna wskazywać, gdzie i jak należy przekazać ofertę. Przeczytaj szczególnie fragmenty dotyczące:

• wymaganej postaci dokumentów,
• rodzaju dopuszczalnego podpisu,
• formularza ofertowego,
• zasad szyfrowania lub przesyłania plików,
• maksymalnego rozmiaru załączników,
• terminu składania ofert.

W niektórych postępowaniach trzeba użyć e-formularza wygenerowanego bezpośrednio w e-Zamówieniach. Nie zastąpi go zwykły formularz zapisany lokalnie na komputerze.

3. Zweryfikuj podpis elektroniczny

Przepisy PZP wymagają, aby oferta została sporządzona w postaci elektronicznej i opatrzona podpisem zgodnym z wymaganiami danego postępowania. Rodzaj podpisu zależy między innymi od wartości zamówienia i zapisów dokumentacji.

Nie podpisuj dokumentu „na próbę” kilka razy różnymi narzędziami bez sprawdzenia efektu. Może to utrudnić późniejszą weryfikację pliku. Sprawdź także, czy podpisujesz dokument przed jego zaszyfrowaniem lub przesłaniem, jeśli taka kolejność wynika z instrukcji postępowania.

4. Sprawdź pliki

Zwróć uwagę na format, rozmiar i nazwy załączników. Bezpieczniej stosować krótkie, jednoznaczne nazwy bez znaków specjalnych, takich jak /, \, # czy %.

Jeżeli system odrzuca załącznik:

1. pobierz go ponownie na dysk;
2. sprawdź, czy otwiera się poprawnie;
3. zmień nazwę pliku;
4. porównaj format i liczbę dokumentów z wymaganiami SWZ;
5. spróbuj dodać dokument w nowej sesji przeglądarki.

5. Zmień środowisko techniczne

Otwórz platformę w trybie incognito albo w innej aktualnej przeglądarce. Wyczyść cache, wyłącz rozszerzenia blokujące skrypty i upewnij się, że przeglądarka nie blokuje okien pop-up.

Jeśli pracujesz w firmowej sieci z restrykcyjnymi zabezpieczeniami, przyczyną może być blokada połączenia lub polityka IT. Nie zostawiaj jednak testów na ostatnie pięć minut przed terminem.

Awaria e-Zamówień tuż przed terminem – jak zabezpieczyć dowody?

Gdy podejrzewasz awarię platformy, dokumentuj każdą próbę złożenia oferty. Zapisz godzinę, wykonaj zrzuty ekranu, zachowaj treść komunikatu błędu oraz – jeśli to możliwe – nagraj krótki film pokazujący kolejne kroki w systemie.

Następnie:

• zgłoś problem oficjalnym kanałem wsparcia platformy;
• poinformuj zamawiającego przez kanał komunikacji przewidziany w postępowaniu, że wystąpił problem techniczny;
• kontynuuj próby złożenia oferty, o ile termin jeszcze nie upłynął;
• zachowaj potwierdzenia zgłoszeń i całą korespondencję.

Taka wiadomość do zamawiającego nie zastępuje złożenia oferty. W szczególności nie zakładaj, że wysłanie dokumentów e-mailem będzie skuteczne, jeżeli SWZ wymaga przekazania ich przez platformę. Może jednak pomóc wykazać, że problem wystąpił przed upływem terminu.

Skutki awarii dla postępowania zależą od okoliczności. Jeżeli przeszkoda po stronie systemu realnie uniemożliwiła wykonawcom złożenie ofert, zamawiający powinien ocenić wpływ zdarzenia na konkurencyjność i prawidłowość procedury. W spornej sytuacji warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w PZP.

Jak nie stracić przetargu przez problemy techniczne?

Najlepszym zabezpieczeniem jest złożenie oferty z wyprzedzeniem. Nie chodzi o wysyłkę tydzień przed terminem, gdy dokumentacja może się jeszcze zmienić, ale o pozostawienie sobie czasu na kontrolę plików, podpisu i transmisji.

Praktyczna lista przed wysyłką:

• konto na platformie jest aktywne;
• osoba składająca ofertę ma właściwe uprawnienia;
• wiesz, jaki podpis jest wymagany;
• formularz ofertowy pochodzi z właściwego źródła;
• pliki są kompletne i otwierają się poprawnie;
• wadium zostało wniesione w wymaganym terminie i formie;
• masz czas na ponowną próbę w razie błędu;
• po wysyłce pobierasz lub zapisujesz potwierdzenie złożenia oferty.

W Mimirze pomagamy wcześniej uporządkować dokumentację ofertową, wskazujemy termin oraz link do właściwego postępowania, a przygotowane dokumenty przechodzą weryfikację eksperta. Finalne podpisanie i złożenie oferty w standardowym modelu nadal należy do wykonawcy. Dzięki temu zespół może skoncentrować się na etapie, którego system nie wybacza: skutecznym przekazaniu gotowej oferty przed deadlinem.

Często zadawane pytania

Czy mogę wysłać ofertę e-mailem, gdy e-Zamówienia nie działają?

Co do zasady nie. E-mail nie zastępuje kanału wskazanego w SWZ do składania ofert. Możesz nim zgłosić problem techniczny zamawiającemu, ale nie traktuj tego jako skutecznego wniesienia oferty.

Czy po upływie terminu można jeszcze wysłać ofertę?

Nie. Oferta złożona po terminie nie powinna zostać rozpatrzona. Dlatego tak ważne jest rozpoczęcie procesu odpowiednio wcześniej oraz zapisanie dowodów, jeżeli problem wynikał z niedostępności systemu.

Czy mogę zmienić ofertę, która została już złożona?

Co do zasady wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę przed upływem terminu składania ofert, stosując procedurę przewidzianą na platformie i w SWZ. Nie należy jednak zakładać, że zwykłe przesłanie nowego pliku automatycznie zastąpi wcześniejszą ofertę.

Co zrobić, gdy po złożeniu oferty zamawiający wezwie do wyjaśnień?

Nie ignoruj wezwania i sprawdź termin odpowiedzi. Pomocne mogą być materiały: wezwanie do wyjaśnienia treści oferty – wzór oraz brak odpowiedzi na wezwanie do wyjaśnienia treści oferty.