Siła wyższa a umowa PZP – kiedy chroni wykonawcę?

Siła wyższa a umowa PZP to temat, który wraca zwykle wtedy, gdy realizacja zamówienia jest już zagrożona: dostawy utknęły, plac budowy został zalany albo nowe ograniczenia administracyjne uniemożliwiają pracę. W takim momencie nie wystarczy powołać się na nadzwyczajne okoliczności. Wykonawca musi szybko ustalić, co przewiduje umowa, zgłosić problem zamawiającemu i wykazać jego wpływ na konkretne obowiązki.

W zamówieniach publicznych liczy się nie tylko to, czy zdarzenie było obiektywnie wyjątkowe. Równie ważne jest, czy wykonawca zachował termin na zawiadomienie, zebrał dowody oraz podjął rozsądne działania ograniczające skutki problemu.

Więcej praktycznych wyjaśnień pojęć używanych w przetargach znajdziesz w bazie wiedzy Mimiry o zamówieniach publicznych.

Siła wyższa a umowa PZP: co oznacza w praktyce?

Prawo zamówień publicznych nie zawiera jednej, uniwersalnej definicji siły wyższej. Z tego powodu podstawowe znaczenie ma treść projektowanych postanowień umowy, które wykonawca otrzymuje wraz z SWZ.

W praktyce za siłę wyższą uznaje się zdarzenie, które jest jednocześnie:

• zewnętrzne wobec stron umowy;
• niemożliwe albo bardzo trudne do przewidzenia;
• niemożliwe do zapobieżenia mimo zachowania należytej staranności.

Do typowych przykładów należą powódź, huragan, pożar o dużej skali, działania wojenne, epidemia, strajk powszechny czy nagłe ograniczenia wprowadzone przez organy publiczne. Nie każde utrudnienie w realizacji zamówienia spełnia jednak te warunki.

Przykład: zamknięcie jedynej drogi dojazdowej do budowy w wyniku osunięcia gruntu może stanowić siłę wyższą. Z kolei brak pracowników, opóźnienie własnego podwykonawcy lub wzrost cen materiałów sam w sobie zazwyczaj nie będzie takim zdarzeniem. Są to często ryzyka organizacyjne albo gospodarcze, które wykonawca powinien uwzględnić przy planowaniu realizacji.

Siła wyższa nie działa automatycznie

Samo wystąpienie nadzwyczajnego zdarzenia nie przedłuża automatycznie terminu wykonania umowy i nie usuwa automatycznie kar umownych. Skutek zależy od zapisów kontraktu, skali przeszkody oraz tego, czy istnieje bezpośredni związek między zdarzeniem a niewykonaniem danego obowiązku.

W praktyce wykonawca powinien wykazać cztery elementy:

1. Jakie zdarzenie wystąpiło – np. decyzja administracyjna, powódź, awaria infrastruktury.
2. Dlaczego było niezależne od wykonawcy – czyli dlaczego firma nie spowodowała go ani nie mogła mu racjonalnie zapobiec.
3. Który obowiązek umowny został dotknięty – np. dostawa konkretnego urządzenia, wykonanie etapu robót czy odbiór części prac.
4. Jaki jest rzeczywisty wpływ na harmonogram – np. opóźnienie o 14 dni, brak dostępu do obiektu lub konieczność zmiany technologii.

Ogólne stwierdzenie, że „sytuacja na rynku utrudnia realizację”, będzie zbyt słabe. Zamawiający potrzebuje informacji odnoszącej się do konkretnego kontraktu i konkretnych dat.

Co sprawdzić w projekcie umowy przed złożeniem oferty?

Analiza klauzul dotyczących siły wyższej powinna być częścią decyzji „startujemy albo nie startujemy”. Nie zostawiaj jej na etap podpisywania umowy – po wyborze oferty pole negocjacji bywa ograniczone.

Szczególną uwagę zwróć na:

• definicję siły wyższej i katalog przykładowych zdarzeń;
• termin na zawiadomienie zamawiającego;
• wymaganą formę zgłoszenia;
• obowiązek przedstawienia dokumentów potwierdzających zdarzenie;
• zasady zmiany harmonogramu;
• wpływ zdarzenia na kary umowne;
• możliwość odstąpienia od umowy lub jej rozwiązania, jeśli przeszkoda trwa długo.

W spotykanych wzorach umów termin na powiadomienie wynosi nawet 2 lub 3 dni od wystąpienia zdarzenia. To bardzo krótko, zwłaszcza przy awarii, katastrofie budowlanej czy nagłej blokadzie dostaw. Brak notyfikacji w terminie może osłabić pozycję wykonawcy, nawet gdy samo zdarzenie obiektywnie miało charakter nadzwyczajny.

Jeżeli zamówienie dotyczy robót budowlanych, analizuj te postanowienia razem z harmonogramem i zakresem robót opisanym w przedmiarze robót PZP. To ułatwia wskazanie, które prace nie mogły zostać wykonane i jakie są konsekwencje dla kolejnych etapów.

Jak zgłosić siłę wyższą zamawiającemu?

Dobre zgłoszenie nie jest rozbudowaną opinią prawną. Powinno być jednak konkretne, terminowe i oparte na faktach.

W zawiadomieniu opisz:

• datę oraz miejsce wystąpienia zdarzenia;
• jego charakter i źródło informacji;
• obowiązki, których nie można wykonać;
• przewidywany wpływ na termin lub zakres realizacji;
• działania już podjęte, aby ograniczyć skutki;
• dokumenty, które zostaną przedstawione lub załączone.

Warto od razu zaproponować rozwiązanie. Może to być aktualizacja harmonogramu, dostawa zamienna zgodna z wymaganiami, etapowanie prac albo zmiana kolejności wykonywania robót. Taka postawa pokazuje, że wykonawca nie traktuje klauzuli jako wygodnego uzasadnienia dla bezczynności.

Jednocześnie zachowaj dowody: komunikaty urzędów, decyzje administracyjne, zdjęcia szkód, protokoły, korespondencję z dostawcami, potwierdzenia przewoźników oraz wersje harmonogramów sprzed i po zdarzeniu. Najlepiej tworzyć chronologiczną teczkę sprawy od pierwszego dnia problemu.

Siła wyższa, zmiana umowy i waloryzacja – nie myl tych podstaw

Te pojęcia bywają wrzucane do jednego worka, ale rozwiązują różne problemy.

Siła wyższa dotyczy zdarzenia nadzwyczajnego, które utrudnia albo uniemożliwia wykonanie zobowiązania. Może uzasadniać brak odpowiedzialności za opóźnienie, zmianę terminu lub uruchomienie procedury przewidzianej w umowie.

Zmiana umowy wymaga podstawy prawnej oraz zgodności z zasadami określonymi w PZP i kontrakcie. W szczególności znaczenie może mieć art. 455 PZP, który reguluje dopuszczalne zmiany umowy bez nowego postępowania.

Waloryzacja wynagrodzenia służy przede wszystkim rozliczeniu zmian kosztów realizacji zamówienia. Sam wzrost ceny paliwa, stali czy wynagrodzeń nie jest automatycznie siłą wyższą. Przy kontraktach budowlanych i długoterminowych dostawach trzeba odrębnie przeanalizować mechanizm wynagrodzenia – znaczenie ma tu także różnica między wynagrodzeniem ryczałtowym a kosztorysowym w PZP.

W praktyce jedna sytuacja może wymagać zastosowania kilku instrumentów, ale każdy z nich trzeba uzasadnić osobno.

Jak ograniczyć ryzyko już na etapie oferty?

Największy błąd to potraktowanie klauzuli siły wyższej jako mało istotnego paragrafu na końcu umowy. Przy dużych kontraktach może ona przesądzić o tym, czy firma poniesie karę za opóźnienie, czy zachowa możliwość racjonalnego dostosowania harmonogramu.

Przed złożeniem oferty warto stworzyć prostą checklistę:

• kto w firmie monitoruje zdarzenia ryzykowne;
• kto może formalnie wysłać zawiadomienie do zamawiającego;
• gdzie gromadzone są dowody;
• kto ocenia wpływ na harmonogram i koszt;
• jakie działania zastępcze firma może uruchomić.

W Mimirze możesz analizować dokumentację postępowania i pytać asystenta AI o terminy realizacji, kary umowne czy treść projektu kontraktu wraz ze wskazaniem źródłowych fragmentów dokumentacji. Sposób korzystania z analizy postępowania opisuje instrukcja platformy Mimira. To pomaga wychwycić ryzyka przed podjęciem decyzji o starcie, ale w spornej sprawie dotyczącej odpowiedzialności kontraktowej warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w PZP.

Często zadawane pytania

Czy pandemia zawsze jest siłą wyższą?

Nie. Znaczenie ma moment zawarcia umowy, przewidywalność ryzyka, zakres ograniczeń oraz ich rzeczywisty wpływ na dane zamówienie. Wykonawca powinien wykazać, że konkretne okoliczności uniemożliwiły lub istotnie utrudniły realizację.

Czy opóźnienie podwykonawcy to siła wyższa?

Zwykle nie. Wykonawca co do zasady odpowiada za organizację łańcucha dostaw i działania podwykonawców. Inaczej może być, gdy opóźnienie wynika bezpośrednio z niezależnego, nadzwyczajnego zdarzenia, które dotknęło także podwykonawcę.

Czy można zmienić termin realizacji umowy przez siłę wyższą?

Tak, ale nie dzieje się to automatycznie. Potrzebna jest analiza zapisów umowy, dokumentacja wpływu zdarzenia na realizację oraz zgodna z prawem procedura zmiany kontraktu.

Czy zamawiający może naliczyć karę umowną mimo siły wyższej?

Może próbować ją naliczyć, ale zasadność kary zależy od treści umowy, przyczyn opóźnienia oraz tego, czy wykonawca odpowiada za niewykonanie zobowiązania. Dlatego tak ważne są szybkie zgłoszenie i dowody.