Raportowanie ESG dla wykonawców w zamówieniach publicznych

Raportowanie ESG dla wykonawców przestaje być wyłącznie elementem komunikacji wizerunkowej. W zamówieniach publicznych dane o wpływie firmy na środowisko, pracowników, podwykonawców i sposób zarządzania mogą decydować o dopuszczeniu do udziału w postępowaniu, punktacji oferty albo obowiązkach podczas realizacji umowy.

Nie oznacza to, że każda firma startująca w przetargach musi publikować rozbudowany raport ESG. Wykonawca powinien jednak umieć szybko przedstawić wiarygodne dokumenty i dane, których konkretnie wymaga zamawiający. To zasadnicza różnica między ogólną deklaracją „działamy odpowiedzialnie” a materiałem, który można dołączyć do oferty i obronić w razie weryfikacji.

Więcej praktycznych zagadnień dotyczących udziału w postępowaniach znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach publicznych.

Czym jest raportowanie ESG dla wykonawców?

ESG to skrót od trzech obszarów oceny przedsiębiorstwa:

• E – Environmental, czyli wpływ na środowisko: zużycie energii i paliw, emisje, odpady, gospodarka wodna czy wykorzystywane materiały;
• S – Social, czyli kwestie społeczne: warunki zatrudnienia, bezpieczeństwo pracy, dostępność usług, prawa pracowników oraz relacje z lokalną społecznością;
• G – Governance, czyli ład organizacyjny: etyka, przeciwdziałanie korupcji, procedury zgodności, odpowiedzialność osób zarządzających i nadzór nad dostawcami.

W przetargu raportowanie ESG nie musi oznaczać przekazania zamawiającemu pełnego raportu niefinansowego. Częściej chodzi o odpowiedź na precyzyjne wymaganie zawarte w SWZ, opisie przedmiotu zamówienia, kryteriach oceny ofert albo projekcie umowy.

Przykładowo zamawiający może oczekiwać informacji o:

• systemie zarządzania środowiskowego, np. ISO 14001 lub EMAS;
• sposobie ograniczania emisji przy realizacji dostaw;
• udziale pojazdów niskoemisyjnych w usłudze transportowej;
• gospodarowaniu odpadami na budowie;
• zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę;
• polityce antykorupcyjnej lub zasadach postępowania dla podwykonawców;
• dostępności usługi dla osób ze szczególnymi potrzebami.

Dla wielu MŚP pierwszy kontakt z takimi wymogami następuje dopiero po otwarciu dokumentacji przetargowej. To zwykle za późno, aby uporządkować dane rozproszone między księgowością, działem operacyjnym, BHP, flotą i partnerami realizującymi zamówienie.

ESG w zamówieniach: gdzie może pojawić się w dokumentacji?

ESG w zamówieniach publicznych może przyjmować różne formy. Wykonawca powinien sprawdzić nie tylko formularz ofertowy, lecz także wszystkie załączniki i projektowane postanowienia umowy.

Najczęstsze miejsca, w których pojawiają się wymagania ESG, to:

1. Opis przedmiotu zamówienia – np. wymóg zastosowania określonych materiałów, standardów energetycznych, opakowań wielokrotnego użytku albo niskoemisyjnego transportu.
2. Warunki udziału w postępowaniu – w uzasadnionych przypadkach zamawiający może wymagać dokumentów potwierdzających stosowanie systemu zarządzania środowiskowego.
3. Kryteria oceny ofert – cena nie musi być jedynym kryterium. Punkty mogą być przyznawane za cechy środowiskowe, parametry użytkowe lub rozwiązania społeczne.
4. Warunki realizacji umowy – obowiązki dotyczące np. raportowania odpadów, użycia określonego sprzętu, zatrudnienia pracowników czy monitorowania podwykonawców mogą obowiązywać już po wyborze oferty.

Wymagania muszą pozostawać związane z przedmiotem zamówienia i być proporcjonalne. Zamawiający nie może dowolnie premiować jednego modelu organizacyjnego ani formułować wymogów, które niepotrzebnie ograniczają konkurencję. Zasady te rozwijamy w artykule o równym traktowaniu wykonawców w PZP.

Jak przygotować bazowy pakiet ESG do przetargów?

Najlepszym rozwiązaniem nie jest tworzenie nowej dokumentacji dla każdego postępowania. W praktyce skuteczniejszy będzie aktualizowany pakiet dowodowy, z którego zespół przetargowy wybiera materiały wymagane w danej SWZ.

Taki pakiet może zawierać:

• dane o zużyciu energii, paliw i materiałów;
• informacje o odpadach oraz sposobie ich zagospodarowania;
• wykaz posiadanych certyfikatów, zezwoleń i procedur;
• politykę środowiskową, kodeks etyki i zasady compliance;
• dokumenty BHP oraz zasady dotyczące pracowników;
• wzory oświadczeń dla podwykonawców;
• dowody dotyczące realizowanych już projektów, np. karty przekazania odpadów, zestawienia floty czy protokoły z audytów.

Istotna jest nie tylko treść dokumentu, ale też możliwość wskazania źródła danych. Jeśli firma deklaruje ograniczenie emisji, powinna potrafić wyjaśnić, na czym opiera obliczenia. Jeśli informuje o standardach pracy podwykonawców, potrzebuje procedury lub zapisów umownych, które to potwierdzają.

Certyfikat bywa ważnym dowodem, ale nie zastępuje odpowiedzi na konkretne pytanie zamawiającego. ISO 14001 nie odpowie automatycznie na wymóg dotyczący liczby pojazdów elektrycznych, poziomu odzysku odpadów czy emisji generowanych przez dane zamówienie.

Najczęstsze błędy wykonawców

Pierwszym błędem jest traktowanie ESG jako gotowej prezentacji marketingowej. W przetargach liczą się dowody, format wskazany w SWZ i spójność dokumentów. Ogólna deklaracja bez danych może nie przynieść żadnych punktów, a czasem utrudni wyjaśnienia.

Drugim problemem jest skupienie się wyłącznie na środowisku. ESG obejmuje także ludzi i sposób zarządzania organizacją. W robotach budowlanych, ochronie, cateringu czy usługach transportowych duże znaczenie mogą mieć kwestie zatrudnienia, BHP, dostępności i nadzoru nad podwykonawcami. Przy zamówieniach kierowanych do szerokiego grona odbiorców sprawdź również, jak działa dostępność dla osób z niepełnosprawnościami w PZP.

Trzeci błąd to uruchamianie zbierania danych po publikacji ogłoszenia. Dokumentacja przetargowa często przewiduje krótki termin na złożenie oferty, pytania i przygotowanie załączników. Firma, która ma uporządkowane informacje, może skoncentrować się na dopasowaniu ich do wymogów danego postępowania.

Jak analizować wymagania ESG w SWZ?

Przed decyzją o starcie warto przejść przez prostą listę kontrolną:

• Czy wymóg jest warunkiem udziału, kryterium punktowym czy obowiązkiem umownym?
• Jakiego dokumentu oczekuje zamawiający: certyfikatu, oświadczenia, obliczenia, wykazu czy procedury?
• Czy wymaganie dotyczy całej firmy, konkretnego produktu, floty albo realizacji tego jednego kontraktu?
• Czy dane muszą obejmować podwykonawców?
• Czy firma ma dokumenty potwierdzające każdą deklarację?
• Jakie są konsekwencje niewykonania obowiązku już po podpisaniu umowy?

W Mimirze można analizować SWZ i załączniki pod kątem własnych kryteriów, np. obecności wymogu ISO 14001, klauzul środowiskowych lub obowiązków dla podwykonawców. Sposób dodawania takich pytań opisuje instrukcja korzystania z analizy postępowań.

To przydatne zwłaszcza firmom, które startują w wielu przetargach i chcą szybko odróżnić wymaganie formalne od deklaracji ocenianej punktowo.

ESG a obowiązki raportowe przedsiębiorstwa

Wymogi przetargowe należy odróżnić od obowiązków sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju wynikających z regulacji unijnych. Nie każda firma objęta obowiązkami ESG na rynku prywatnym będzie musiała przedkładać pełny raport w postępowaniu publicznym. Z drugiej strony, wykonawca formalnie nieobjęty raportowaniem może otrzymać w SWZ konkretne pytania dotyczące środowiska lub kwestii społecznych.

Dlatego dla MŚP rozsądnym początkiem jest stworzenie proporcjonalnego, użytecznego operacyjnie zestawu danych. Temat szerszych obowiązków wyjaśnia artykuł dyrektywa ESG a MŚP.

Dobrze przygotowane raportowanie ESG dla wykonawców nie polega na zbieraniu każdego możliwego wskaźnika. Polega na tym, aby firma wiedziała, jakie dane posiada, kto za nie odpowiada i jak przedstawić je rzetelnie w ofercie.

Często zadawane pytania

Czy raport ESG jest obowiązkowy w każdym przetargu?

Nie. Obowiązki zależą od dokumentacji konkretnego postępowania. Zamawiający może jednak wymagać określonych danych lub dowodów związanych z aspektami środowiskowymi, społecznymi albo organizacyjnymi.

Czy MŚP musi mieć certyfikat ISO 14001?

Nie ma uniwersalnego obowiązku posiadania ISO 14001 przy udziale w przetargach. Certyfikat może być wymagany lub punktowany w konkretnym postępowaniu. Zawsze należy sprawdzić, czy SWZ dopuszcza środki równoważne.

Czy można oprzeć dane ESG na podwykonawcy?

To zależy od treści postępowania i roli podwykonawcy w realizacji zamówienia. Jeżeli wymaganie dotyczy całego łańcucha dostaw, warto pozyskać odpowiednie oświadczenia i dokumenty już na etapie przygotowania oferty.