Prawo opcji w zamówieniach publicznych – jak działa i jak je wycenić?

Prawo opcji w zamówieniach publicznych pozwala zamawiającemu zwiększyć zakres realizowanego zamówienia bez prowadzenia kolejnego postępowania. Dla wykonawcy oznacza to zarazem szansę na większy kontrakt i istotne ryzyko: dodatkowy zakres może zostać uruchomiony, ale nie musi.

Mechanizm ten bywa stosowany przy dostawach cyklicznych, usługach utrzymaniowych, zamówieniach medycznych, IT czy robotach realizowanych etapami. Nie jest jednak „zapasem” pozwalającym dowolnie rozszerzyć umowę po jej podpisaniu. Warunki opcji muszą być znane wykonawcom już na etapie przygotowywania ofert.

Więcej praktycznych pojęć z PZP znajdziesz w bazie wiedzy Mimiry.

Czym jest prawo opcji?

Prawo opcji to jednostronne uprawnienie zamawiającego do zamówienia dodatkowego, wcześniej przewidzianego zakresu świadczenia. Wykonawca, składając ofertę i podpisując umowę, akceptuje możliwość realizacji tej części, jeśli zamawiający zdecyduje się ją uruchomić zgodnie z opisanymi zasadami.

Najprostszy przykład: urząd zamawia dostawę 1 000 komputerów w zakresie podstawowym i zastrzega możliwość dokupienia maksymalnie kolejnych 300 sztuk na tych samych zasadach. Te 300 sztuk stanowi opcję. Zamawiający nie ma obowiązku ich kupić, ale może to zrobić w terminie i na warunkach wynikających z dokumentacji.

Prawo opcji powinno być odróżniane od:

• zamówienia podstawowego – czyli zakresu, który wykonawca ma zrealizować obowiązkowo;
• zmiany umowy – opcja nie jest późniejszym aneksem ani modyfikacją pierwotnego kontraktu, jeśli została prawidłowo przewidziana wcześniej;
• zamówienia uzupełniającego lub nowego postępowania – dodatkowy zakres w opcji wynika z pierwotnej procedury, a nie z późniejszej decyzji zakupowej bez podstaw w dokumentach.

Podstawę prawną stanowi art. 441 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przepis pozwala przewidzieć prawo opcji w ogłoszeniu o zamówieniu albo w dokumentach zamówienia.

Prawo opcji w zamówieniach publicznych: co musi zawierać dokumentacja?

Samo zdanie w stylu „zamawiający może zwiększyć zakres w razie potrzeby” nie tworzy bezpiecznego prawa opcji. Wykonawca musi wiedzieć, co realnie wycenia i do czego może zostać zobowiązany.

Zgodnie z art. 441 PZP zamawiający powinien określić:

1. rodzaj opcji – czyli czego dotyczy dodatkowy zakres;
2. maksymalną wartość opcji – finansową lub możliwą do jednoznacznego ustalenia;
3. okoliczności skorzystania z opcji – sytuacje, terminy i sposób jej uruchomienia.

W praktyce dobra dokumentacja odpowiada także na dalsze pytania: jaki jest maksymalny wolumen? Czy opcję można uruchamiać częściami? Do kiedy zamawiający może złożyć oświadczenie? Czy obowiązują te same ceny jednostkowe, terminy dostaw i kary umowne?

Przykład precyzyjnego zapisu może wskazywać, że zamawiający może do 30 listopada zamówić dodatkowo do 20% liczby licencji objętych zakresem podstawowym, po cenach jednostkowych z formularza ofertowego. Taka konstrukcja pozwala wykonawcy skalkulować ryzyko.

Nieprecyzyjny zapis staje się problemem zwłaszcza wtedy, gdy opcja może znacząco zmienić obciążenie finansowe lub organizacyjne wykonawcy. Wątpliwości warto wyjaśniać jeszcze przed upływem terminu składania ofert, kierując pytanie do zamawiającego.

Jak oblicza się wartość zamówienia z opcją?

Przy szacowaniu wartości zamówienia trzeba uwzględnić największy możliwy zakres, a więc zamówienie podstawowe razem z pełną wartością opcji. Nie można traktować opcji jako niewiążącej rezerwy, którą pomija się przy wyborze trybu postępowania lub ocenie progów.

Dla wykonawcy ta zasada powinna być sygnałem: opcję trzeba analizować jak rzeczywisty, potencjalny wolumen realizacji. Nie oznacza to, że przychód z opcji jest gwarantowany. Oznacza natomiast, że firma powinna być zdolna do jej wykonania, jeśli zamawiający uruchomi mechanizm zgodnie z umową.

Przy kalkulacji oferty sprawdź przede wszystkim:

• czy cena jednostkowa obowiązuje także dla części opcjonalnej;
• czy dodatkowy wolumen wymaga utrzymania zapasu towaru, zespołu albo sprzętu;
• czy wzrost skali powoduje dodatkowe koszty transportu, finansowania lub podwykonawstwa;
• jaki jest termin realizacji po uruchomieniu opcji;
• czy opcja może zostać uruchomiona jednorazowo, czy w kilku partiach.

W kontraktach z odroczonymi płatnościami uruchomienie dużej opcji może zwiększyć zapotrzebowanie na kapitał obrotowy. W takich przypadkach przydaje się także analiza dostępnych sposobów finansowania, np. faktoringu w zamówieniach publicznych.

Jakie ryzyka wiążą się z prawem opcji dla wykonawcy?

Najważniejsza cecha opcji jest prosta: zamawiający ma prawo, a nie obowiązek skorzystania z dodatkowego zakresu. Firma nie powinna więc planować rentowności kontraktu wyłącznie na założeniu, że opcja na pewno zostanie wykorzystana.

Częsty błąd polega na zaniżeniu ceny zakresu podstawowego z myślą o tym, że marża zostanie odzyskana na przyszłych, większych dostawach. Jeżeli opcja nie zostanie uruchomiona, taka kalkulacja może okazać się nietrafiona.

Drugie ryzyko dotyczy zdolności operacyjnej. Wykonawca może mieć zasoby do realizacji części gwarantowanej, ale nie do obsługi maksymalnego zakresu. Dotyczy to szczególnie dostaw produktów o ograniczonej dostępności, usług wymagających specjalistów oraz robót, przy których dostępność sprzętu i podwykonawców zmienia się w czasie.

Trzecim obszarem jest niejasna dokumentacja. Jeżeli nie wiadomo, jaki zakres może zostać uruchomiony albo kiedy to nastąpi, trudniej przygotować rzetelną ofertę. Taka niepewność może mieć znaczenie dla oceny ryzyka kontraktowego, podobnie jak klauzule abuzywne w zamówieniach publicznych.

Jak analizować opcję przed złożeniem oferty?

Przed podjęciem decyzji o starcie potraktuj prawo opcji jako oddzielny element analizy postępowania. Nie wystarczy przeczytać jednego zdania w projekcie umowy. Informacje o opcji mogą znajdować się również w SWZ, OPZ, formularzu cenowym i odpowiedziach zamawiającego.

Praktyczna checklista dla wykonawcy:

• oddziel zakres podstawowy od maksymalnego zakresu opcji;
• sprawdź, czy przedmiot opcji jest opisany dostatecznie konkretnie;
• ustal maksymalną wartość lub liczbę jednostek;
• zweryfikuj termin oraz formę uruchomienia opcji;
• policz koszt realizacji przy pełnym wykorzystaniu opcji;
• oceń dostępność ludzi, materiałów, magazynu i finansowania;
• sprawdź, czy dokumentacja przewiduje waloryzację lub inne zasady rozliczeń;
• zadaj pytanie do zamawiającego, gdy warunek jest niejednoznaczny.

Dobra analiza opcji jest częścią szerszego procesu zarządzania ryzykiem w zamówieniach publicznych. Nie chodzi o eliminowanie każdego ryzyka, lecz o świadomą decyzję: czy firma może bezpiecznie przyjąć dodatkowe zobowiązanie na określonych warunkach.

W Mimirze możesz przeanalizować SWZ i załączniki z pomocą asystenta AI, pytając wprost o maksymalny zakres opcji, termin jej uruchomienia czy zasady rozliczenia. Sposób pracy z analizą dokumentacji opisuje instrukcja platformy Mimira.

Kiedy prawo opcji jest korzystne?

Dla zamawiającego opcja daje elastyczność: pozwala reagować na większe zapotrzebowanie bez wszczynania kolejnej procedury. Dla wykonawcy może oznaczać możliwość zwiększenia sprzedaży w ramach znanych już warunków kontraktu.

Opcja bywa korzystna, gdy wykonawca:

• ma możliwość zwiększenia skali realizacji bez nieproporcjonalnego wzrostu kosztów;
• zna ceny oraz warunki realizacji dodatkowego zakresu;
• nie uzależnia rentowności zamówienia podstawowego od uruchomienia opcji;
• potrafi zabezpieczyć dostawy, personel lub finansowanie na scenariusz maksymalny.

Niekorzystna staje się wtedy, gdy zamawiający pozostawia sobie szerokie, niejasne uprawnienie, a wykonawca bierze na siebie obowiązek utrzymywania zasobów bez gwarancji zamówienia. Dlatego o opłacalności nie przesądza sama obecność opcji, lecz sposób jej opisania oraz indywidualna kalkulacja firmy.

Często zadawane pytania

Czy zamawiający musi skorzystać z prawa opcji?

Nie. Prawo opcji jest uprawnieniem zamawiającego, a nie jego obowiązkiem. Wykonawca nie może żądać zamówienia zakresu opcjonalnego wyłącznie dlatego, że przewidziano go w dokumentacji.

Czy opcję trzeba uwzględnić w cenie oferty?

Tak, wykonawca powinien skalkulować ją zgodnie z wymaganiami dokumentacji, zwykle przez podanie cen jednostkowych lub wartości dla całego maksymalnego zakresu. Nie należy zakładać, że dodatkowe świadczenie będzie wyceniane później.

Czy uruchomienie opcji wymaga aneksu do umowy?

Co do zasady nie, jeśli opcja została wcześniej przewidziana jasno w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia, a zamawiający korzysta z niej w granicach ustalonych warunków. Jest to realizacja mechanizmu zawartego w umowie, nie późniejsza zmiana jej zakresu.

Czy wykonawca może zakwestionować niejasną opcję?

Jeżeli opis opcji nie pozwala rzetelnie ocenić zakresu lub ryzyka realizacji, wykonawca powinien najpierw zadać pytanie do zamawiającego. W zależności od sprawy możliwe są także środki ochrony prawnej, które warto skonsultować z prawnikiem specjalizującym się w PZP.