Zmiana kierownika robót w przetargu – kiedy jest możliwa i jak ją przeprowadzić?

Zmiana kierownika robót w przetargu nie jest zwykłą decyzją kadrową wykonawcy. Może wpływać na spełnienie warunków udziału, ocenę oferty, realizację umowy, a na budowie także na ciągłość formalnej odpowiedzialności za roboty. To, czy zamawiający zaakceptuje nową osobę, zależy przede wszystkim od treści SWZ, projektu umowy oraz momentu, w którym zmiana kadry następuje.

Najbezpieczniejsza zasada jest prosta: nowy kierownik powinien co najmniej spełniać wymagania określone dla osoby zastępowanej, a wykonawca powinien zgłosić zmianę z wyprzedzeniem i przedstawić komplet dokumentów. W praktyce szczególnie ważne są uprawnienia, doświadczenie, dostępność oraz formalności wynikające z prawa budowlanego.

Więcej praktycznych tematów dla wykonawców znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach publicznych.

Kiedy zmiana kierownika robót w przetargu jest dopuszczalna?

Odpowiedź nie wynika z jednej uniwersalnej reguły. Trzeba sprawdzić dokumentację konkretnego postępowania, zwłaszcza:

• warunki udziału dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej,
• kryteria oceny ofert,
• wykaz osób składany z ofertą albo na wezwanie zamawiającego,
• projektowane postanowienia umowy,
• zapisy dotyczące kluczowego personelu.

Najczęściej zamawiający dopuszcza zmianę kierownika robót podczas realizacji kontraktu, jeśli wykonawca uprzednio uzyska jego zgodę. Zwykle warunkiem jest wykazanie, że zastępca ma kwalifikacje i doświadczenie nie gorsze od wymaganych w SWZ lub umowie.

To jednak nie oznacza pełnej dowolności. Jeżeli konkretna osoba została wskazana jako element oferty i jej doświadczenie było punktowane, podmiana może budzić poważne wątpliwości. W takiej sytuacji zmiana kadry może wpłynąć na wynik postępowania, a zamawiający powinien szczególnie ostrożnie ocenić, czy nie prowadzi ona do niedopuszczalnej zmiany treści oferty.

Znaczenie momentu zmiany kadry

Ta sama zmiana może mieć inne skutki na etapie składania ofert, badania ofert i realizacji umowy.

Przed złożeniem oferty

To najprostszy wariant. Wykonawca może wskazać inną osobę, o ile przed terminem składania ofert przygotuje poprawny wykaz osób i dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań.

Nie warto wskazywać kierownika wyłącznie „na papierze”. Jeżeli jego dostępność jest niepewna, lepiej jeszcze przed startem zabezpieczyć kandydaturę rezerwową. Dotyczy to szczególnie robót realizowanych równolegle w kilku lokalizacjach.

Po złożeniu oferty, przed wyborem wykonawcy

Na tym etapie ryzyko rośnie. Nie każdą zmianę można potraktować jako zwykłe uzupełnienie dokumentów. Znaczenie ma to, czy kierownik robót był potrzebny do potwierdzenia warunku udziału, czy też jego doświadczenie wpływało na liczbę punktów w kryteriach oceny.

Jeżeli osoba była oceniana punktowo, jej zastąpienie może być niedopuszczalne albo wymagać bardzo ostrożnej analizy konkretnej dokumentacji. Wykonawca nie powinien zakładać, że zamawiający automatycznie zaakceptuje zmianę tylko dlatego, że nowy kierownik ma podobne CV.

Po podpisaniu umowy

Po zawarciu umowy zmiana kadry jest przede wszystkim kwestią kontraktową. Projekt umowy często wskazuje, że wykonawca ma obowiązek:

1. zawiadomić zamawiającego na piśmie;
2. uzasadnić potrzebę zmiany;
3. przedstawić dokumenty nowej osoby;
4. uzyskać pisemną akceptację;
5. zachować ciągłość nadzoru nad robotami.

Trzeba też sprawdzić, czy umowa wymaga aneksu, czy wystarczy zgoda przedstawiciela zamawiającego. Nie należy rozpoczynać pracy z nową osobą wyłącznie na podstawie nieformalnych ustaleń telefonicznych.

Jakie dokumenty przygotować przy zmianie kierownika robót?

Zakres dokumentów zależy od SWZ i umowy, ale praktyczny pakiet powinien zawierać:

• pismo przewodnie z wnioskiem o akceptację zmiany,
• uzasadnienie, np. choroba, rezygnacja z pracy, konflikt terminów lub niedostępność pierwotnie wskazanej osoby,
• dane nowego kierownika robót,
• kopie uprawnień budowlanych odpowiednich dla danej branży,
• potwierdzenie przynależności do właściwej izby samorządu zawodowego, jeżeli jest wymagane,
• wykaz doświadczenia zgodny z warunkami SWZ,
• oświadczenie o dostępności i gotowości do pełnienia funkcji,
• dokumenty wymagane przez umowę.

W robotach budowlanych formalności nie kończą się na relacji z zamawiającym. Zmiana osoby pełniącej samodzielną funkcję techniczną na budowie powinna zostać właściwie odnotowana w dokumentacji budowy. W zależności od funkcji i modelu realizacji konieczne mogą być oświadczenia o przyjęciu obowiązków, wpis w dzienniku budowy oraz protokolarne przekazanie dokumentacji i frontu robót.

Warto powiązać ten proces z dokumentami odbiorowymi. Przy zmianie osoby w trakcie zadania pomocny będzie dobrze prowadzony protokół częściowego odbioru robót, który porządkuje stan zaawansowania robót na dzień przekazania obowiązków.

Najczęstsze błędy wykonawców

Najwięcej problemów nie wynika z samej potrzeby zastąpienia kierownika, lecz z niewłaściwej procedury.

Zbyt późne zgłoszenie. Wykonawca dowiaduje się o niedostępności kierownika, ale czeka ze zgłoszeniem do momentu rozpoczęcia robót. Powstaje wtedy luka w formalnym nadzorze i ryzyko opóźnienia.

Porównywanie osób „na oko”. Nowy kandydat może być bardzo doświadczony, ale nie spełniać konkretnego wymogu SWZ, np. dotyczącego branży, minimalnej liczby lat praktyki albo realizacji o określonej wartości.

Pomijanie kryteriów oceny. To, że osoba spełnia warunek udziału, nie przesądza jeszcze o możliwości jej wymiany. Jeśli doświadczenie pierwotnego kierownika dawało punkty, sytuacja wymaga pogłębionej oceny.

Brak dokumentacji budowy. Sama zgoda inwestora lub zamawiającego nie zastępuje wymaganych czynności na budowie.

Brak rezerwy kadrowej. W firmach realizujących kilka kontraktów jednocześnie jedna nieprzewidziana absencja może zagrozić terminom w każdym z nich.

Jak ograniczyć ryzyko już na etapie oferty?

Przed złożeniem oferty warto przygotować prostą kartę personelu: kto spełnia warunki, jakie ma uprawnienia, na których kontraktach pracuje i kto może go zastąpić. Taka ewidencja pomaga nie tylko przy nagłej zmianie kadry, ale też podczas analizy nowych postępowań.

W dokumentacji przetargowej trzeba sprawdzać nie tylko wymagania wobec kierownika, lecz także zasady jego wymiany po podpisaniu umowy. W Mimirze możesz dodać własne kryterium analizy, np. pytanie: „Czy zamawiający dopuszcza zmianę kluczowego personelu i na jakich warunkach?”. Sposób konfiguracji takich kryteriów opisuje instrukcja korzystania z platformy.

W robotach budowlanych przydatna jest również dobra znajomość dokumentacji zakresowej. Przedmiar robót w PZP pomaga ocenić, czy wymagane doświadczenie kierownika rzeczywiście odpowiada zakresowi, który ma nadzorować.

Często zadawane pytania

Czy zamawiający zawsze musi zgodzić się na zmianę kierownika robót?

Nie. Decydują zapisy SWZ i umowy oraz to, czy nowa osoba spełnia wymagania. Zamawiający może odmówić akceptacji, gdy kandydat nie ma wymaganych kwalifikacji albo zmiana narusza warunki postępowania.

Czy nowy kierownik musi mieć identyczne doświadczenie?

Niekoniecznie identyczne, ale powinien spełniać co najmniej wymagania wskazane w dokumentacji. Jeżeli umowa wymaga kwalifikacji „nie gorszych”, trzeba porównać doświadczenie nowej osoby z wymaganiami, a nie tylko z CV poprzednika.

Czy zmiana kierownika robót wymaga aneksu?

To zależy od umowy. Część wzorów umów przewiduje pisemną zgodę zamawiającego bez aneksu, inne wymagają formalnej zmiany umowy. Nie należy tego zakładać bez sprawdzenia postanowień kontraktu.

Czy kierownika robót można zmienić podczas realizacji robót?

Tak, o ile dopuszczają to umowa i przepisy, a wykonawca zachowa procedurę akceptacji oraz formalności budowlane. Najważniejsze jest uniknięcie okresu, w którym roboty są prowadzone bez prawidłowo ustanowionej osoby odpowiedzialnej.