Wynagrodzenie ryczałtowe a roboty dodatkowe w zamówieniach publicznych

Wynagrodzenie ryczałtowe a roboty dodatkowe to jedno z najbardziej konfliktowych zagadnień przy realizacji robót budowlanych w zamówieniach publicznych. Problem zwykle nie polega na tym, czy dane prace były potrzebne. Spór zaczyna się wtedy, gdy wykonawca uważa, że nie obejmował ich pierwotny zakres umowy, a zamawiający wskazuje, że stanowiły niezbędny element inwestycji rozliczanej ryczałtowo.

Dla wykonawcy ryczałt oznacza większą przewidywalność przychodów, ale też istotne ryzyko kosztowe. Dla zamawiającego jest sposobem na ograniczenie ryzyka przekroczenia budżetu. To jednak nie oznacza, że każda praca wykonana ponad pierwotne założenia automatycznie pozostaje bez dodatkowego rozliczenia.

W bazie wiedzy Mimiry o przetargach wyjaśniamy, jak czytać dokumentację i umowy tak, aby rozpoznawać ryzyka jeszcze przed złożeniem oferty.

Czym jest wynagrodzenie ryczałtowe?

Wynagrodzenie ryczałtowe to ustalona z góry kwota za wykonanie całego przedmiotu umowy. W przeciwieństwie do rozliczenia kosztorysowego nie zależy ono co do zasady od faktycznej liczby wykonanych robót, zużytych materiałów czy nakładu pracy.

Zgodnie z art. 632 § 1 Kodeksu cywilnego wykonawca, który umówił się na wynagrodzenie ryczałtowe, nie może żądać jego podwyższenia tylko dlatego, że nie przewidział rozmiaru lub kosztów prac. Przy robotach budowlanych zasada ta ma szczególne znaczenie: błąd w kalkulacji, niedoszacowanie materiałów czy trudniejsze warunki realizacji zwykle obciążają wykonawcę.

Nie należy jednak utożsamiać ryczałtu z obowiązkiem wykonania wszystkiego, co okaże się potrzebne na placu budowy. Wynagrodzenie obejmuje bowiem zakres objęty umową, a nie każdą pracę, która może pojawić się w toku realizacji inwestycji.

Jeżeli analizujesz wybór modelu rozliczenia już na etapie przygotowania oferty, zobacz także artykuł: wynagrodzenie ryczałtowe a kosztorysowe w PZP.

Wynagrodzenie ryczałtowe a roboty dodatkowe – gdzie leży granica?

Aby ocenić, czy wykonawcy należy się dodatkowa zapłata, trzeba najpierw odpowiedzieć na jedno pytanie: czy dana praca była objęta pierwotnym zakresem zamówienia?

To pytanie wymaga analizy całej dokumentacji, a nie tylko przedmiaru robót. Znaczenie mogą mieć w szczególności:

• opis przedmiotu zamówienia,
• SWZ i odpowiedzi na pytania wykonawców,
• projekt budowlany i wykonawczy,
• program funkcjonalno-użytkowy,
• projektowane postanowienia umowy,
• przedmiar robót,
• rysunki, specyfikacje techniczne oraz uzgodnienia branżowe.

Przedmiar może pełnić funkcję pomocniczą przy kalkulacji, ale przy ryczałcie nie zawsze wyznacza kompletny zakres obowiązków wykonawcy. Jeżeli z projektu, OPZ lub specyfikacji jasno wynika konieczność wykonania danego elementu, brak pozycji w przedmiarze nie musi oznaczać prawa do odrębnego wynagrodzenia.

Przykład: brak pozycji w przedmiarze

Wykonawca składa ofertę na przebudowę budynku. Przedmiar nie zawiera pozycji dotyczącej określonego zabezpieczenia instalacji, ale obowiązek jego wykonania wynika z projektu oraz wymagań technicznych.

W takiej sytuacji zamawiający może argumentować, że zabezpieczenie było elementem zakresu objętego ryczałtem. Sam brak pozycji kosztorysowej nie przesądza więc o tym, że są to roboty dodatkowe.

Inaczej będzie, gdy w trakcie realizacji ujawni się konieczność wykonania prac, których nie można było wyprowadzić ani z dokumentacji, ani z celu umowy. Przykładem może być nieprzewidziana kolizja istniejącej infrastruktury podziemnej, której dokumentacja nie wskazywała, lub nakaz zastosowania nowego rozwiązania wynikający z późniejszej decyzji zamawiającego.

Nie każda większa ilość prac oznacza roboty dodatkowe

To częsty błąd wykonawców. Wzrost nakładów, większe zużycie materiałów albo trudniejsze warunki wykonania robót nie są jeszcze równoznaczne z pojawieniem się robót dodatkowych.

W praktyce trzeba odróżnić trzy sytuacje:

1. Prace mieszczące się w umowie – są konieczne do wykonania przedmiotu zamówienia, choć wykonawca nie doszacował ich kosztu lub skali.
2. Zmiana sposobu wykonania – cel i zakres świadczenia pozostają podobne, ale zmienia się technologia albo organizacja robót.
3. Nowy zakres prac – prace nie były objęte pierwotnym opisem, projektem ani uzgodnionym celem umowy.

Dodatkowe wynagrodzenie może być rozważane przede wszystkim w trzecim przypadku. W zamówieniach publicznych należy przy tym pamiętać, że samo stwierdzenie potrzeby wykonania nowej pracy nie wystarcza. Zmiana umowy wymaga podstawy zgodnej z Prawem zamówień publicznych oraz zachowania właściwej formy.

Dlaczego formalizacja zmian ma tak duże znaczenie?

Przy kontraktach publicznych ustne ustalenia są wyjątkowo ryzykowne. Kierownik budowy, inspektor nadzoru czy przedstawiciel zamawiającego mogą sygnalizować potrzebę wykonania określonych prac, ale bez właściwego umocowania i dokumentacji wykonawca może mieć problem z późniejszym dochodzeniem zapłaty.

Jeśli pojawia się praca potencjalnie wykraczająca poza umowę, warto od razu:

• zgłosić zamawiającemu na piśmie rozbieżność lub brak w dokumentacji;
• wskazać, dlaczego dane prace nie były objęte ofertą;
• opisać wpływ na cenę, termin i harmonogram;
• zabezpieczyć dokumentację techniczną, zdjęcia, korespondencję i wpisy do dziennika budowy;
• oczekiwać formalnej decyzji, protokołu konieczności albo aneksu przed rozpoczęciem prac, o ile okoliczności na to pozwalają.

W sporze liczą się nie tylko argumenty techniczne, lecz także chronologia zdarzeń. Wykonawca powinien móc wykazać, kiedy dowiedział się o problemie, jak go zgłosił oraz czy zamawiający podjął formalną decyzję o rozszerzeniu zakresu.

Jak ograniczyć ryzyko jeszcze przed złożeniem oferty?

Najlepsza ochrona przed sporem o roboty dodatkowe zaczyna się przed wyceną. Przed złożeniem oferty warto porównać dokumenty między sobą i szukać niespójności: różnic między projektem a przedmiarem, brakujących rysunków, niejasnych opisów technologii czy kolizji branżowych.

Dobrym nawykiem jest stworzenie własnej listy ryzyk zakresowych. Powinna obejmować zwłaszcza elementy:

• opisane niejednoznacznie;
• zależne od odkrywek lub warunków terenowych;
• wymagające współpracy między branżami;
• niewidoczne w przedmiarze, ale możliwe do wyprowadzenia z projektu;
• mogące wpłynąć na termin wykonania.

Niejasności warto wyjaśniać pytaniami do zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. Po zawarciu umowy argument, że dokumentacja była nieprecyzyjna, może być trudniejszy do obrony, jeżeli wykonawca miał możliwość zgłoszenia wątpliwości na etapie postępowania.

W Mimirze asystent AI analizuje SWZ oraz załączniki i pozwala szybko zadawać pytania do dokumentacji z odniesieniem do konkretnych fragmentów źródłowych. To pomaga wychwycić rozbieżności między OPZ, PFU, projektem i warunkami umowy, zanim ryzyko zostanie wpisane w cenę oferty. Przy bardziej złożonych kalkulacjach pomocny może być też szacunek wartości zamówienia, który traktuj jako punkt odniesienia, a nie zastępstwo własnej wyceny technicznej.

Czy można podwyższyć wynagrodzenie ryczałtowe?

Co do zasady ryczałt jest trwały. Kodeks cywilny przewiduje jednak wyjątek: jeżeli wskutek zmiany stosunków, której nie można było przewidzieć, wykonanie dzieła groziłoby wykonawcy rażącą stratą, sąd może podwyższyć ryczałt albo rozwiązać umowę.

To rozwiązanie nadzwyczajne. Nie służy do korygowania zwykłych błędów kalkulacyjnych, wzrostu nakładu pracy czy ryzyk, które profesjonalny wykonawca powinien uwzględnić w ofercie. W przypadku zamówień publicznych dodatkowo trzeba rozważyć zasady dopuszczalnej zmiany umowy wynikające z PZP.

Dlatego wykonawca nie powinien zakładać, że nierentowny kontrakt ryczałtowy da się później łatwo „naprawić” aneksem albo roszczeniem. Bezpieczniej jest uwzględnić ryzyka w kalkulacji, zadawać pytania przed złożeniem oferty i konsekwentnie dokumentować każdą zmianę zakresu w trakcie realizacji.

Najważniejsze wnioski dla wykonawcy

Wynagrodzenie ryczałtowe nie oznacza automatycznej zapłaty za każdą pracę, która pojawi się podczas budowy. Nie oznacza też, że zamawiający może bez formalnej zmiany umowy rozszerzać zakres robót bez końca.

W sporach o roboty dodatkowe decydują zwykle trzy elementy: treść pierwotnego zakresu, dokumentacja kontraktowa oraz dowody z przebiegu realizacji. Im wcześniej wykonawca rozpozna niejasność i opisze ją na piśmie, tym lepszą ma pozycję do rozmowy o zmianie umowy, cenie lub terminie.