Wezwanie do wyjaśnień i uzupełnień (art. 128 PZP)

Co to jest wezwanie z art. 128 PZP?

Art. 128 ust. 1 nowej ustawy PZP to przepis, który ma zapobiegać odrzucaniu ofert z powodu drobnych błędów formalnych. Nakłada on na zamawiającego obowiązek wezwania Cię do poprawy, uzupełnienia lub złożenia brakujących dokumentów.

Dotyczy to tzw. podmiotowych środków dowodowych (np. referencji, zaświadczeń z KRK czy ZUS) oraz oświadczeń (jak JEDZ). Jeśli zapomniałeś dołączyć dokumentu albo w Twoich referencjach brakuje podpisu, zamawiający nie może od razu wyrzucić Twojej oferty do kosza. Musi dać Ci szansę na poprawkę.

Pamiętaj jednak o rozróżnieniu: ustęp 1 (uzupełnienie) służy do naprawiania braków, a ustęp 4 (wyjaśnienie) służy do doprecyzowania treści, która budzi wątpliwości zamawiającego.

Co to oznacza dla Twojej firmy?

W praktyce art. 128 to Twoja "druga szansa". To wentyl bezpieczeństwa, który chroni przed sytuacją, w której merytorycznie świetna oferta przegrywa przez brak jednej pieczątki czy nieczytelny skan.

Dla wykonawcy to jednak moment podwyższonego ryzyka. Jeśli otrzymasz wezwanie, musisz zareagować precyzyjnie. Błąd na etapie uzupełniania dokumentów jest zazwyczaj "nieuleczalny" – ustawa pozwala zamawiającemu wezwać Cię do tego samego dokumentu tylko jeden raz. Jeśli nowa wersja papierów nadal będzie błędna, Twoja oferta zostanie odrzucona.

Jak to działa w praktyce?

Oto najważniejsze zasady, o których musisz wiedzieć:

1. Jednokrotność: Zamawiający wzywa do konkretnego dokumentu tylko raz. Nie ma "trzeciej szansy".
2. Termin: To zamawiający decyduje, ile masz czasu. Termin musi być "rozsądny" – zazwyczaj od 3 do 10 dni. Jeśli potrzebujesz więcej czasu (np. czekasz na zaświadczenie z urzędu), wnioskuj o przedłużenie terminu przed jego upływem.
3. Zakres: Uzupełnienie nie może prowadzić do zmiany treści samej oferty. Nie możesz w ten sposób "podmienić" ceny ani zmienić kluczowych parametrów produktu.
4. Kolejność: Zazwyczaj najpierw składasz ofertę z samym oświadczeniem JEDZ, a wezwanie do właściwych dokumentów (ZUS, referencje) przychodzi tylko do wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.

Wskazówki od zespołu Mimira

Przez lata analizowania przetargów zauważyliśmy kilka pułapek, na których wykonawcy często "się wykładają":

• Czytaj wezwanie literalnie: Jeśli zamawiający prosi o "referencje potwierdzające doświadczenie w budowie dróg o długości min. 5 km", a Ty wyślesz dokument o budowie 4 km dróg, to zmarnujesz swoją jedyną szansę.
• Wsteczna ważność: Dokumenty, które uzupełniasz (np. polisa OC), muszą potwierdzać, że spełniałeś warunek w dniu składania oferty, a nie dopiero w dniu uzupełniania papierów.
• Samouzupełnianie to błąd: Nie dosyłaj dokumentów "na własną rękę" przed otrzymaniem oficjalnego pisma z art. 128 PZP. Czekaj na ruch zamawiającego, aby mieć pewność, czego dokładnie oczekuje.
• Uważaj na nierzetelność: Jeśli zamawiający uzna, że celowo wprowadziłeś go w błąd (np. wpisując w JEDZ nieprawdziwe doświadczenie), samo wezwanie do poprawki Cię nie uratuje – możesz zostać wykluczony za podanie nieprawdy.

Jak Mimira pomaga z art. 128 PZP?

W Mimirze działamy tak, abyś w ogóle nie musiał oglądać wezwań do uzupełnień. Nasz asystent AI błyskawicznie skanuje SWZ i wyłapuje listę wymaganych dokumentów, a nasz zespół ekspertów weryfikuje każdy załącznik przed wysłaniem oferty.

Jeśli jednak otrzymasz wezwanie od zamawiającego:

1. Wrzuć treść wezwania do naszego czatu – AI szybko przeanalizuje, o co dokładnie pyta urzędnik.
2. Nasi eksperci ds. PZP pomogą Ci przygotować odpowiedź i sprawdzą, czy nowy dokument spełnia restrykcyjne wymogi ustawy.
3. Przechowujemy Twoje bazy referencji w systemie, więc uzupełnienie brakujących dokumentów to często kwestia kilku sekund.

Często zadawane pytania

Czy mogę uzupełnić dokument, którego w ogóle nie było w ofercie? Tak. Art. 128 służy zarówno do poprawiania błędnych dokumentów, jak i do "dosłania" tych, o których zapomniałeś.

Co jeśli zamawiający wysłał nieprecyzyjne wezwanie? To błąd zamawiającego. Jeśli wezwanie było niejasne, masz prawo argumentować w ewentualnym sporze przed KIO, że Twoja odpowiedź była zgodna z ich instrukcją.

Czy muszę składać dokumenty z nową datą? Niekoniecznie, ale ważne, aby potwierdzały one stan faktyczny na moment wyznaczony przez zamawiającego.

---

Zobacz też w Wiki:

• Przedmiotowe środki dowodowe a podmiotowe – różnice i błędy
• Jak poprawnie podpisać ofertę elektronicznie?
• Odrzucenie oferty a wykluczenie wykonawcy – co musisz wiedzieć

---