Referencje dla członka konsorcjum PZP – kiedy można się nimi posłużyć?

Referencje dla członka konsorcjum PZP mogą potwierdzać doświadczenie w kolejnym postępowaniu, ale sam formalny udział w konsorcjum nie daje automatycznie prawa do wykazania całego zrealizowanego wspólnie kontraktu jako własnego doświadczenia. Zamawiający może badać, jaki był rzeczywisty zakres prac danego konsorcjanta oraz czy odpowiada on warunkowi udziału określonemu w SWZ.

To ważne zwłaszcza dla firm, które zdobyły pierwsze duże zamówienie wspólnie z bardziej doświadczonym partnerem, a następnie chcą samodzielnie startować w przetargach. Poniżej wyjaśniamy, jak bezpiecznie wykazywać referencje zdobyte w konsorcjum.

Więcej praktycznych wyjaśnień dotyczących udziału w postępowaniach znajdziesz w bazie wiedzy Mimiry o przetargach publicznych.

Czym są referencje w zamówieniach publicznych?

Referencje są podmiotowym środkiem dowodowym. Służą przede wszystkim do potwierdzenia, że wykonawca należycie wykonał określone roboty budowlane, usługi lub dostawy. Zwykle składa się je razem z wykazem wykonanych robót albo usług, jeśli zamawiający żąda potwierdzenia spełniania warunku wiedzy i doświadczenia.

Dobre referencje powinny pozwolić ustalić:

• kto realizował zamówienie;
• czego dotyczył kontrakt;
• kiedy został wykonany;
• czy został wykonany należycie;
• jaki zakres faktycznie realizował dany wykonawca.

Sam protokół odbioru nie zawsze zastąpi referencje, choć może być istotnym dowodem uzupełniającym. Szerzej omawiamy to w artykule: protokół odbioru jako referencje w przetargu.

Referencje dla członka konsorcjum PZP: najważniejsza jest rzeczywista realizacja

Członek konsorcjum może powołać się na doświadczenie zdobyte podczas wspólnego wykonywania zamówienia. Nie oznacza to jednak, że automatycznie nabywa doświadczenie w pełnym zakresie całego kontraktu.

W praktyce trzeba odróżnić dwie sytuacje:

1. Członek konsorcjum realnie wykonywał część prac odpowiadającą warunkowi udziału – może wykazywać tę część doświadczenia w późniejszym postępowaniu.
2. Członek konsorcjum był uczestnikiem konsorcjum, ale nie realizował zakresu istotnego dla nowego warunku – powołanie się na całość referencji może zostać zakwestionowane.

Przykład: konsorcjum wykonało przebudowę obiektu o wartości 15 mln zł. Jeden partner realizował roboty konstrukcyjne i instalacyjne, a drugi odpowiadał wyłącznie za zagospodarowanie terenu. Jeżeli nowy przetarg wymaga doświadczenia w kompleksowej przebudowie budynku, drugi partner nie powinien przedstawiać całej inwestycji jako samodzielnie zdobytego doświadczenia. Powinien wykazać dokładnie ten zakres, który faktycznie realizował.

Nie chodzi więc o samą nazwę na referencji, lecz o możliwość udowodnienia własnego udziału w realizacji.

Czy referencje muszą być wystawione bezpośrednio na członka konsorcjum?

Nie zawsze. Referencje mogą być wystawione na wszystkich wykonawców wspólnie realizujących zamówienie albo na konsorcjum jako całość. Taki dokument może być wykorzystany przez konkretnego konsorcjanta, o ile wykonawca potrafi wykazać swój rzeczywisty wkład w kontrakt.

Najbezpieczniejsza sytuacja występuje wtedy, gdy referencja wskazuje:

• nazwy wszystkich konsorcjantów;
• przedmiot zamówienia;
• wartość i okres realizacji;
• potwierdzenie należytego wykonania;
• zakres przypisany poszczególnym podmiotom.

W praktyce referencja rzadko opisuje szczegółowy podział prac. Dlatego warto zachować również inne dokumenty: umowę konsorcjum, podział zadań, protokoły odbioru częściowego, korespondencję kontraktową, zestawienia wykonanych prac czy faktury. Mogą one wyjaśnić zamawiającemu, jaka część doświadczenia należy do konkretnej firmy.

Jak wpisać doświadczenie zdobyte w konsorcjum do wykazu?

W wykazie robót lub usług należy opisać doświadczenie precyzyjnie, bez sugerowania, że firma samodzielnie wykonała cały kontrakt, jeśli działała jako konsorcjant.

Bezpieczny opis może wyglądać tak:

„Modernizacja budynku użyteczności publicznej, realizowana w konsorcjum. Zakres wykonany przez wykonawcę: roboty instalacyjne i wykończeniowe o wartości … zł. Zamówienie wykonane należycie.”

Do wykazu należy dołączyć referencje, a gdy ich treść jest zbyt ogólna – także dokumenty wyjaśniające podział obowiązków. Opis w wykazie musi odpowiadać warunkowi udziału z SWZ. Jeżeli zamawiający wymaga wykonania dwóch usług o określonym charakterze, nie wystarczy ogólna informacja, że firma była członkiem konsorcjum przy dużym projekcie.

W postępowaniach unijnych wykonawca składa najpierw oświadczenie w JEDZ, a dokumenty potwierdzające może złożyć na wezwanie. Nie zwalnia to jednak z obowiązku wcześniejszego uporządkowania dokumentacji. Wezwanie do uzupełnienia nie powinno być planem na znalezienie dowodów dopiero po otwarciu ofert.

Najczęstsze błędy przy wykazywaniu referencji konsorcjanta

Najwięcej ryzyka powodują dokumenty, które są formalnie poprawne, ale nie pozwalają ustalić realnego doświadczenia firmy. Problemem bywa zwłaszcza:

• wpisanie całej wartości kontraktu, mimo że konsorcjant realizował ograniczony zakres;
• posługiwanie się referencją bez wskazania, kto i co wykonał;
• brak zgodności między wykazem a treścią referencji;
• pominięcie dokumentów potwierdzających podział zadań;
• wykazywanie robót lub usług, które nie odpowiadają warunkowi opisanemu w SWZ.

Jeżeli zamawiający uzna, że doświadczenie nie zostało wykazane, może wezwać do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych. Gdy spór dotyczy oceny oferty lub warunków postępowania, znaczenie może mieć także termin na wniesienie odwołania w PZP.

Jak zabezpieczyć referencje już podczas realizacji kontraktu?

O referencje warto zadbać przed końcowym odbiorem, a nie przy kolejnym przetargu. Już w umowie konsorcjum dobrze opisać podział czynności oraz odpowiedzialność stron. Przy większych inwestycjach przydatne są protokoły odbioru poszczególnych etapów i dokumenty potwierdzające zakres robót każdego partnera.

W branży budowlanej szczególne znaczenie ma zgodność dokumentów doświadczenia z dokumentacją zadania. Pomocny może być też przedmiar robót w PZP, ponieważ ułatwia przypisanie konkretnych pozycji do zakresu prac realizowanego przez konsorcjanta.

W Mimirze możesz przekazać referencje oraz dokumenty opisujące zakres wykonanych prac. Analizujemy wymagania wskazane w SWZ i pomagamy przygotować wykazy doświadczenia spójne z dokumentami, które firma faktycznie posiada. To ogranicza ryzyko użycia referencji zbyt szeroko opisanych lub niedopasowanych do warunku udziału.

Często zadawane pytania

Czy członek konsorcjum może użyć referencji wystawionej na całe konsorcjum?

Tak, ale powinien wykazać, że rzeczywiście uczestniczył w realizacji zamówienia oraz że wykonany przez niego zakres odpowiada warunkowi udziału w nowym postępowaniu.

Czy można wykazać całą wartość kontraktu realizowanego przez konsorcjum?

Co do zasady nie należy przypisywać sobie całej wartości, jeśli firma realizowała tylko część zamówienia. Wykaz powinien uczciwie odzwierciedlać zakres i wartość prac wykonanych przez danego konsorcjanta.

Kto może wystawić referencje?

Referencje wystawia podmiot, na rzecz którego wykonano zamówienie – najczęściej zamawiający publiczny, ale może to być także podmiot prywatny. Najważniejsze, aby dokument wiarygodnie potwierdzał należyte wykonanie.

Czy umowa konsorcjum wystarczy zamiast referencji?

Nie. Umowa konsorcjum może potwierdzać podział zadań, ale zwykle nie zastępuje dokumentu potwierdzającego należyte wykonanie zamówienia.