Postać elektroniczna a forma elektroniczna w zamówieniach publicznych

Postać elektroniczna a forma elektroniczna to rozróżnienie, które w zamówieniach publicznych ma bardzo konkretne skutki. Dokument zapisany jako plik PDF i przesłany przez platformę może nie spełniać wymogów dotyczących oferty, jeśli został podpisany niewłaściwym podpisem. W PZP nie liczy się bowiem sam fakt, że dokument „jest w komputerze”. Liczy się także, w jakiej formie został sporządzony oraz jak wykonawca go podpisał.

Od 1 stycznia 2021 r. komunikacja między zamawiającym a wykonawcami co do zasady odbywa się elektronicznie. Nie oznacza to jednak, że wobec każdego dokumentu stosuje się identyczne wymagania. Oferta, pełnomocnictwo, oświadczenie czy wyjaśnienie mogą wymagać innego rodzaju podpisu zależnie od wartości postępowania, podstawy prawnej i zapisów SWZ.

Więcej praktycznych wyjaśnień dotyczących składania ofert znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach publicznych.

Postać elektroniczna a forma elektroniczna – najważniejsza różnica

Najprościej ująć to tak:

• postać elektroniczna opisuje sposób utrwalenia dokumentu – np. plik PDF, DOCX, XML lub formularz wygenerowany na platformie;
• forma elektroniczna to dokument w postaci elektronicznej, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Forma elektroniczna jest pojęciem prawnym wynikającym z Kodeksu cywilnego. Aby zachować tę formę, oświadczenie woli musi zostać złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Postać elektroniczna jest pojęciem szerszym. Dokument może istnieć elektronicznie, ale nie musi automatycznie być podpisany kwalifikowanym podpisem. W zależności od przepisu PZP i rodzaju postępowania dokument w postaci elektronicznej może być opatrzony także podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

To właśnie dlatego sformułowanie „wyślemy ofertę elektronicznie” jest za mało precyzyjne. Przed wysyłką trzeba ustalić, czy dana czynność wymaga formy elektronicznej, czy wystarcza postać elektroniczna opatrzona podpisem dopuszczonym przez ustawę.

Forma elektroniczna: dokument plus kwalifikowany podpis

Forma elektroniczna wymaga dwóch elementów:

1. dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej;
2. kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy.

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutki prawne równoważne podpisowi własnoręcznemu. Nie należy mylić go z podpisem zaufanym, podpisem osobistym z e-dowodu ani potwierdzeniem kliknięcia przycisku na platformie.

W praktyce forma elektroniczna jest zasadą przy składaniu ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń w postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne. W takich sprawach podpis zaufany albo osobisty nie zastąpi podpisu kwalifikowanego.

Przykład: spółka składa ofertę w postępowaniu unijnym. Formularz ofertowy przygotowano jako PDF, a prezes podpisał go profilem zaufanym. Dokument pozostaje elektroniczny, ale nie został złożony w wymaganej formie elektronicznej. Skutek może być poważny: oferta może zostać uznana za nieskuteczną lub odrzucona.

Kiedy wystarcza postać elektroniczna?

W postępowaniach krajowych, czyli poniżej progów unijnych, art. 63 PZP co do zasady pozwala składać ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP:

• w formie elektronicznej, czyli z podpisem kwalifikowanym, albo
• w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

To istotne ułatwienie dla mniejszych wykonawców. Nie oznacza jednak pełnej dowolności. Trzeba sprawdzić, kto podpisuje dokument, czy podpis został złożony skutecznie i czy SWZ nie zawiera dodatkowych wymagań technicznych dotyczących formatu pliku lub sposobu przekazania dokumentów.

W postępowaniu krajowym wykonawca może więc zwykle użyć podpisu zaufanego albo osobistego, jeśli przepis dotyczący danej czynności na to pozwala. Gdy zamawiający prowadzi postępowanie powyżej progów unijnych, standardem pozostaje podpis kwalifikowany.

Sam PDF nie oznacza zachowania wymaganej formy

Jednym z częstszych błędów jest zeskanowanie papierowej oferty podpisanej odręcznie, zapisanie jej w PDF i przesłanie przez platformę zakupową. Taki plik jest dokumentem w postaci elektronicznej, ale zazwyczaj nie jest elektronicznym oryginałem oferty opatrzonym wymaganym podpisem.

Skan może być przydatny jako elektroniczna kopia dokumentu, gdy przepisy albo SWZ dopuszczają takie rozwiązanie. Nie powinien jednak zastępować prawidłowo podpisanej oferty, oświadczenia lub pełnomocnictwa.

Podobne ryzyko dotyczy podpisu naniesionego graficznie w treści PDF. Obraz podpisu odręcznego nie jest ani podpisem kwalifikowanym, ani zaufanym, ani osobistym. Nie potwierdza też skutecznie tożsamości osoby składającej oświadczenie.

Co sprawdzić w SWZ przed podpisaniem dokumentów?

Przepisy wyznaczają ogólne reguły, ale konkretne postępowanie trzeba zawsze czytać wraz z dokumentacją. Przed podpisaniem oferty sprawdź przede wszystkim:

• wartość postępowania i to, czy przekracza progi unijne;
• rodzaj dokumentu, który podpisujesz;
• podpis wymagany dla tej czynności;
• osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy;
• platformę i sposób przekazania dokumentów;
• formaty plików dopuszczone przez zamawiającego;
• termin składania ofert oraz czas potrzebny na wysyłkę.

Szczególnej uwagi wymaga reprezentacja spółki. Nawet prawidłowy podpis kwalifikowany nie pomoże, jeśli dokument podpisze osoba, która nie może samodzielnie reprezentować wykonawcy. Jeżeli zgodnie z KRS potrzebne jest współdziałanie dwóch członków zarządu, ofertę powinny podpisać obie wymagane osoby albo właściwie umocowany pełnomocnik.

W Mimirze analizujemy SWZ i załączniki, aby wskazać wymagane dokumenty, terminy oraz formalności. Ostateczne podpisanie i złożenie oferty pozostaje jednak po stronie wykonawcy, dlatego warto potraktować ten etap jako ostatnią kontrolę zgodności.

Podpis kwalifikowany, zaufany i osobisty – czym się różnią?

Podpis kwalifikowany

Jest płatnym podpisem wydawanym przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Pozwala zachować formę elektroniczną i jest wymagany przede wszystkim w postępowaniach unijnych.

Podpis zaufany

Jest związany z profilem zaufanym. W PZP może być stosowany w sytuacjach, w których przepisy pozwalają na postać elektroniczną opatrzoną takim podpisem, w szczególności w postępowaniach krajowych.

Podpis osobisty

Jest składany przy użyciu e-dowodu z aktywną warstwą elektroniczną. Podobnie jak podpis zaufany może być dopuszczalny w postępowaniach krajowych, jeśli wynika to z właściwych przepisów.

Nie warto zakładać, że podpis używany dotąd w kontaktach z urzędem sprawdzi się w każdym przetargu. Rodzaj podpisu należy każdorazowo zestawić z wymaganiem z art. 63 PZP i treścią SWZ.

Jak ograniczyć ryzyko błędu technicznego?

Błąd może dotyczyć zarówno podpisu, jak i samego procesu wysyłki. Nawet poprawnie podpisany plik nie pomoże, jeśli nie trafi na właściwą platformę przed upływem terminu.

Dobrym standardem jest podpisanie dokumentów z wyprzedzeniem oraz testowe sprawdzenie podpisu w używanym programie. Po złożeniu oferty pobierz i zachowaj potwierdzenie jej przekazania. Jeśli platforma wystawia Urzędowe Poświadczenie Odbioru albo inne potwierdzenie transakcji, powinno ono trafić do dokumentacji przetargowej firmy.

Jeżeli trzeba poprawić ofertę przed terminem, nie należy przesyłać przypadkowo kolejnej wersji mailem. Sprawdź zasady opisane w artykule: elektroniczna zmiana oferty przed terminem.

Często zadawane pytania

Czy podpis zaufany jest formą elektroniczną?

Nie. Forma elektroniczna wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podpis zaufany może być skuteczny tam, gdzie przepisy przewidują postać elektroniczną opatrzoną podpisem zaufanym.

Czy oferta w PDF spełnia wymóg formy elektronicznej?

Nie zawsze. PDF jest formatem pliku, a nie rodzajem podpisu. Aby oferta była złożona w formie elektronicznej, musi zostać opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czy można podpisać ofertę odręcznie, zeskanować i wysłać?

Co do zasady nie zastępuje to wymaganej formy elektronicznej ani postaci elektronicznej opatrzonej właściwym podpisem. Skan podpisu odręcznego nie jest podpisem kwalifikowanym, zaufanym ani osobistym.

Czy zamawiający może wymagać podpisu kwalifikowanego w postępowaniu krajowym?

W postępowaniach krajowych ustawa przewiduje możliwość użycia także podpisu zaufanego albo osobistego dla wskazanych czynności. W razie wątpliwości należy analizować konkretny przepis, SWZ oraz treść dokumentu, który ma zostać podpisany.