Koszty pośrednie w kosztorysie – czym są i jak je obliczać?

Koszty pośrednie to wydatki konieczne do realizacji robót, których nie można przypisać do pojedynczej pozycji kosztorysowej, np. kosztów zaplecza budowy, nadzoru, administracji czy organizacji prac. W kosztorysie dolicza się je zwykle narzutem do robocizny i pracy sprzętu albo ustala na podstawie preliminarza kosztów kontraktu.

W przetargu budowlanym sama poprawna wycena materiałów, robocizny i sprzętu nie wystarczy. Oferta musi pokryć również koszty funkcjonowania budowy oraz przedsiębiorstwa w czasie realizacji zamówienia. To właśnie na tym etapie wiele firm nieświadomie schodzi poniżej progu opłacalności.

Więcej pojęć związanych z przygotowaniem ofert znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach.

Co obejmują koszty pośrednie?

Koszty pośrednie nie powstają „przy” jednej konkretnej robocie, lecz dotyczą całego kontraktu albo działalności firmy. W praktyce kosztorysowej najczęściej dzieli się je na dwie grupy:

• koszty ogólne budowy, związane z organizacją i prowadzeniem konkretnej inwestycji;
• koszty zarządu, czyli wydatki potrzebne do działania przedsiębiorstwa jako całości.

Do kosztów ogólnych budowy można zaliczyć między innymi organizację zaplecza, nadzór techniczny, obsługę administracyjną budowy, ochronę, ubezpieczenia, transport wewnętrzny, utrzymanie biura budowy czy media zużywane na placu robót.

Koszty zarządu obejmują natomiast wydatki wspólne dla wielu realizacji: księgowość, obsługę prawną, wynajem biura, zarządzanie, narzędzia informatyczne, koszty działu ofertowego oraz część kosztów handlowych.

Nie należy ich mylić z kosztami bezpośrednimi. Te drugie można przyporządkować do konkretnej pozycji robót: są to przede wszystkim robocizna, materiały, sprzęt oraz – zależnie od przyjętej metody – koszty zakupu materiałów.

Koszty pośrednie kosztorys – jak wygląda kalkulacja?

W kalkulacji szczegółowej koszty pośrednie najczęściej wyraża się wskaźnikiem procentowym. Stosowany w metodykach kosztorysowania zapis ma postać:

Kp = Wkp × (R + S) / 100%

gdzie:

• Kp – wartość kosztów pośrednich,
• Wkp – wskaźnik kosztów pośrednich w procentach,
• R – koszty robocizny,
• S – koszty pracy sprzętu.

Przykładowo, jeżeli robocizna i sprzęt w danym kosztorysie wynoszą 300 000 zł, a przyjęty wskaźnik Kp to 55%, koszty pośrednie wyniosą 165 000 zł.

To nie znaczy, że w każdym postępowaniu trzeba automatycznie przyjmować tę samą podstawę. Dokumentacja zamawiającego, przyjęta metoda kosztorysowania i specyfika robót mogą wymagać innego sposobu przedstawienia kalkulacji. Dlatego przed ustaleniem narzutu trzeba sprawdzić formularz cenowy, przedmiar, STWiORB oraz warunki rozliczenia wynagrodzenia.

W przypadku kalkulacji szczegółowej narzuty bywają widoczne wprost w kosztorysie. W kalkulacji uproszczonej wykonawca częściej podaje cenę jednostkową lub ryczałtową, a struktura kosztów pozostaje jego wewnętrzną kalkulacją.

Wskaźnik czy preliminarz: co wybrać?

Historyczny wskaźnik kosztów pośrednich może przyspieszać przygotowanie oferty. Bywa jednak niebezpieczny, gdy firma stosuje go bez sprawdzenia, czy odpowiada warunkom konkretnego kontraktu.

Przy niewielkim, powtarzalnym zakresie robót wskaźnik może być wystarczającym punktem wyjścia. Przy inwestycji rozproszonej, długiej albo wymagającej rozbudowanego zaplecza lepiej przygotować preliminarz, czyli zestawienie przewidywanych kosztów organizacji realizacji.

W preliminarzu warto ująć na przykład:

• wynagrodzenia kierownika budowy, koordynatorów i personelu pomocniczego;
• wynajem kontenerów, biura budowy, magazynu lub terenu;
• energię, wodę, łączność, ochronę oraz sprzątanie;
• ubezpieczenia kontraktowe;
• dojazdy, logistykę i transport wewnętrzny;
• koszty administracyjne związane z obsługą kontraktu.

Preliminarz nie musi zastępować kosztorysu. Pomaga natomiast zweryfikować, czy przyjęty narzut rzeczywiście pokrywa realne obciążenia. To szczególnie ważne, gdy termin realizacji jest długi, miejsce budowy jest oddalone od siedziby firmy lub zamawiający nakłada rozbudowane obowiązki dokumentacyjne.

Najczęstsze błędy wykonawców

Najbardziej kosztowny błąd to zaniżenie kosztów pośrednich po to, aby uzyskać najniższą cenę. Taka oferta może wygrać postępowanie, ale później generować stratę na realizacji. Wygranie przetargu nie jest równoznaczne z opłacalnym kontraktem.

Problemem jest też stosowanie jednego narzutu do każdej inwestycji. Remont prowadzony przez kilka tygodni i inwestycja realizowana przez kilkanaście miesięcy mogą mieć zupełnie inną strukturę kosztów organizacyjnych.

W praktyce warto unikać również:

• nieuwzględniania wzrostu kosztów pracy, energii, paliwa i usług zewnętrznych;
• mieszania kosztów całej firmy z kosztami konkretnej budowy;
• pomijania czasu zespołu ofertowego, koordynacji i formalności po podpisaniu umowy;
• braku dokumentacji założeń przyjętych do kalkulacji;
• przenoszenia wskaźników z dawnych kosztorysów bez aktualizacji.

Dobra kalkulacja ceny oferty powinna pozwalać wyjaśnić nie tylko, ile wynosi cena końcowa, lecz także z czego wynika.

Koszty pośrednie a zysk kalkulacyjny

Koszty pośrednie nie są zyskiem. Pokrywają wydatki potrzebne do wykonania zamówienia i prowadzenia przedsiębiorstwa. Zysk kalkulacyjny jest odrębnym elementem ceny: ma zapewnić przedsiębiorstwu wynagrodzenie za ryzyko, zaangażowanie kapitału i prowadzenie działalności.

Jeśli firma obniża narzut kosztów pośrednich, aby „zrobić miejsce” na konkurencyjną cenę, często w rzeczywistości rezygnuje nie z zysku, lecz z pokrycia kosztów. W konsekwencji nawet realizacja zakończona zgodnie z umową może pogorszyć wynik finansowy przedsiębiorstwa. Szerzej omawiamy to w haśle zysk kalkulacyjny.

Jak kontrolować koszty pośrednie przed złożeniem oferty?

Przed złożeniem oferty dobrze przejść przez prostą kontrolę:

1. Ustal, jakie koszty bezpośrednie wynikają z przedmiaru, dokumentacji oraz technologii robót.
2. Sprawdź czas realizacji, lokalizację, obowiązki dotyczące zaplecza i wymagany personel.
3. Przygotuj preliminarz albo zweryfikuj wskaźnik Kp na danych z podobnych, zakończonych kontraktów.
4. Zapisz podstawę naliczenia, wskaźnik, założenia i datę aktualizacji.
5. Oceń cenę wraz z kosztami zakupu, kosztami pośrednimi oraz zyskiem – nie jako sumę przypadkowych pozycji.

Przy dużej liczbie postępowań szczególnie ważne jest szybkie odrzucanie tematów, których ekonomika nie daje szans na rentowną realizację. Przykładem jest TR Building, generalny wykonawca robót budowlanych, który wykorzystuje Mimirę przy monitoringu, analizie dokumentacji i wstępnych wycenach. Zespół wygrał kontrakty o łącznej wartości 12,85 mln zł, a kosztorysanci mogą koncentrować się na wycenach zamiast na ręcznym przeszukiwaniu portali.

W Mimirze można analizować dokumentację postępowania, w tym terminy, wymagania i warunki finansowe kontraktu. Pomaga to szybciej ustalić, które elementy wpływają na koszty organizacji realizacji. Ostateczną cenę ofertową oraz przyjęte narzuty zawsze ustala wykonawca.

Koszty pośrednie w projektach finansowanych ze środków publicznych i UE

W projektach dotacyjnych pojęcie kosztów pośrednich jest często rozumiane szerzej niż w kosztorysie budowlanym. Chodzi o wydatki nieprzypisane bezpośrednio do konkretnego zadania, ale konieczne do realizacji projektu, takie jak zarządzanie, księgowość, rekrutacja, telefon, energia czy utrzymanie biura.

W dokumentacji programu mogą obowiązywać limity, ryczałty albo szczególne zasady kwalifikowalności. Przykładowo, w wybranych zasadach rozliczania kosztów operacyjnych stosuje się ryczałt do 15% określonych bezpośrednich kosztów kwalifikowanych. Nie jest to jednak uniwersalna stawka dla każdego projektu ani dla każdego kosztorysu budowlanego.

Przed wpisaniem kosztów do budżetu projektu trzeba więc sprawdzić regulamin naboru, umowę o dofinansowanie i wytyczne właściwe dla danego programu.

Często zadawane pytania

Co to są koszty pośrednie w kosztorysie?
Koszty pośrednie to wydatki, których nie można przypisać do pojedynczej pozycji robót, ale które są konieczne do realizacji kontraktu. Obejmują zwykle koszty ogólne budowy i koszty zarządu przedsiębiorstwa, np. zaplecze, nadzór, administrację czy ubezpieczenia.

Jak obliczyć koszty pośrednie w kosztorysie?
W kalkulacji szczegółowej często stosuje się wzór Kp = Wkp × (R + S) / 100%, gdzie R oznacza robociznę, a S pracę sprzętu. Wskaźnik Kp należy dobrać do realiów konkretnego kontraktu albo potwierdzić go preliminarzem kosztów.

Czy koszty pośrednie obejmują materiały?
Zwykle nie są naliczane bezpośrednio od wartości materiałów, jeżeli stosuje się klasyczny wzór oparty na robociźnie i sprzęcie. Materiały należą do kosztów bezpośrednich, a ich obsługa może generować odrębne koszty zakupu materiałów.

Czy koszty pośrednie są tym samym co zysk?
Nie. Koszty pośrednie służą pokryciu rzeczywistych wydatków związanych z prowadzeniem budowy i firmy, natomiast zysk kalkulacyjny stanowi oddzielny składnik ceny. Zaniżenie kosztów pośrednich może oznaczać stratę, nawet jeśli w kosztorysie formalnie pozostawiono zysk.

Czy można stosować jeden wskaźnik kosztów pośrednich do wszystkich przetargów?
Można traktować stały wskaźnik jako punkt wyjścia, ale nie jako bezwarunkową regułę. Na jego wysokość wpływają m.in. czas realizacji, lokalizacja, zakres zaplecza, liczba osób zaangażowanych w kontrakt oraz obowiązki narzucone przez zamawiającego.