Awaria platformy przetargowej – co robić?

Awaria platformy przetargowej: co robić, gdy zbliża się termin złożenia oferty, a system nie pozwala się zalogować, przesłać plików albo podpisać formularza? Przede wszystkim nie czekaj biernie na powrót systemu. Zabezpiecz dowody, zgłoś problem równolegle administratorowi platformy i zamawiającemu, a następnie obserwuj komunikaty dotyczące postępowania.

Awaria może dotyczyć e-Zamówień, platformy zakupowej konkretnego urzędu, systemu spółki Skarbu Państwa czy zewnętrznego operatora. Nie każda usterka wywołuje identyczne skutki prawne. Znaczenie ma to, czy realnie uniemożliwiła wykonanie czynności w terminie — zwłaszcza złożenie oferty, jej otwarcie lub udział w aukcji elektronicznej.

Więcej praktycznych wyjaśnień dotyczących PZP znajdziesz w bazie wiedzy o przetargach publicznych.

Awaria platformy przetargowej – co robić krok po kroku?

Gdy system przestaje działać, liczą się minuty, ale pośpiech nie może oznaczać chaosu. Postępuj według poniższej kolejności.

1. Sprawdź, czy problem leży po stronie platformy

Zanim zgłosisz awarię, wykonaj podstawową weryfikację:

• odśwież stronę i spróbuj ponownie po kilku minutach;
• użyj innej przeglądarki lub trybu incognito;
• sprawdź połączenie internetowe oraz możliwość logowania z innego urządzenia;
• zweryfikuj, czy podpis elektroniczny, token lub aplikacja do podpisu działają poprawnie;
• zajrzyj do komunikatów administratora platformy.

To ważne rozróżnienie. Błąd lokalny — np. nieważny certyfikat podpisu, zbyt duży załącznik albo problem z firmową siecią — nie jest automatycznie awarią systemu zakupowego. Nie zwalnia też wykonawcy z obowiązku złożenia oferty w terminie.

Nie trać jednak na testy całego dostępnego czasu. Jeżeli termin upływa za kilkanaście minut, od razu przejdź do dokumentowania i zgłoszenia problemu.

2. Zbierz dowody problemu

Jeżeli awaria platformy blokuje złożenie oferty, dowody mogą przesądzić o tym, czy zamawiający przesunie termin albo czy później uda się wykazać wpływ usterki na postępowanie.

Zapisz:

• zrzuty ekranu z widoczną datą i godziną;
• treść komunikatu błędu;
• adres strony oraz numer postępowania;
• godzinę każdej próby zalogowania, wgrania plików lub wysłania oferty;
• e-maile, numery zgłoszeń i odpowiedzi helpdesku;
• potwierdzenia, że oferta była przygotowana do wysłania.

Dobrym zwyczajem jest nagranie krótkiego filmu z ekranu pokazującego kolejne próby złożenia oferty. Nie zastąpi on oficjalnych logów platformy, ale może uzupełnić materiał dowodowy.

3. Zgłoś problem administratorowi i zamawiającemu

Zgłoszenie techniczne kieruj do operatora platformy zgodnie z kanałem wskazanym w systemie. Równolegle poinformuj zamawiającego przez dopuszczony kanał komunikacji, jeżeli ten działa.

W wiadomości podaj konkrety: nazwę wykonawcy, numer postępowania, godzinę wystąpienia problemu, czynność, której nie da się wykonać, oraz załączone zrzuty ekranu. Napisz jasno, że awaria uniemożliwia złożenie oferty w terminie i poproś o niezwłoczne potwierdzenie otrzymania zgłoszenia.

Nie wysyłaj oferty zwykłym e-mailem „na wszelki wypadek”, jeśli SWZ przewiduje jej złożenie wyłącznie przez platformę. Taka przesyłka co do zasady nie zastąpi skutecznego złożenia oferty w wymaganym sposobie i formie. Może natomiast udokumentować, że wykonawca reagował przed upływem terminu — pod warunkiem że wiadomość nie ujawnia danych, których nie należy przekazywać poza platformą.

4. Obserwuj komunikaty i decyzję o terminie

Zamawiający powinien ocenić, czy usterka wpłynęła na możliwość przeprowadzenia czynności zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Gdy awaria uniemożliwiła składanie ofert, praktycznym rozwiązaniem bywa przedłużenie terminu składania i otwarcia ofert oraz opublikowanie stosownej informacji.

Nie zakładaj jednak, że każda niedostępność systemu automatycznie przesuwa termin. Krótkie utrudnienie, które nie blokowało złożenia ofert, może zostać ocenione inaczej niż wielogodzinna awaria obejmująca kluczową funkcję systemu.

Co dzieje się, gdy awaria wystąpi przy otwarciu ofert?

W postępowaniach, w których otwarcie ofert następuje za pomocą systemu teleinformatycznego, Prawo zamówień publicznych przewiduje konkretny mechanizm. Jeżeli awaria uniemożliwia otwarcie ofert w wyznaczonym terminie, otwarcie następuje niezwłocznie po usunięciu awarii.

Dla wykonawcy oznacza to przede wszystkim potrzebę śledzenia strony postępowania. Nie należy wyciągać wniosków o wyniku na podstawie braku informacji dokładnie o godzinie planowanego otwarcia. Zamawiający powinien opublikować informacje po przywróceniu działania systemu i wykonaniu czynności.

Awaria podczas aukcji elektronicznej

Przerwanie aukcji elektronicznej jest sytuacją szczególną. Jeżeli awaria systemu powoduje brak możliwości jej kontynuowania, zamawiający wyznacza termin dalszego prowadzenia aukcji na następny dzień roboczy po usunięciu awarii.

Nie wystarczy jednak twierdzić, że „strona działała wolno”. W razie sporu liczy się wykazanie, czy wykonawca rzeczywiście nie mógł składać postąpień, czy problem miał charakter systemowy oraz jak długo trwał.

Czy awaria platformy oznacza unieważnienie przetargu?

Zwykle nie. Awaria platformy nie powoduje automatycznego unieważnienia postępowania. Unieważnienie może wchodzić w grę dopiero wtedy, gdy wada postępowania jest niemożliwa do usunięcia i uniemożliwia zawarcie ważnej umowy.

W wielu przypadkach wystarczające będzie przesunięcie terminu, ponowienie konkretnej czynności albo kontynuowanie postępowania po usunięciu problemu. Takie podejście chroni konkurencję, a jednocześnie nie przekreśla całego postępowania z powodu incydentu technicznego.

Jeżeli zamawiający nie reaguje na dobrze udokumentowany problem, a awaria pozbawiła firmę realnej możliwości złożenia oferty, warto szybko skonsultować sytuację z prawnikiem specjalizującym się w zamówieniach publicznych. Terminy na środki ochrony prawnej są krótkie i zależą od rodzaju postępowania oraz czynności zamawiającego.

Jak ograniczyć ryzyko przed kolejnym terminem?

Najskuteczniejsza metoda jest prosta: nie zostawiaj wysyłki oferty na ostatnie minuty. Gotowe dokumenty, podpis elektroniczny i dostęp do konta przetestuj z wyprzedzeniem. W przypadku dużych plików uwzględnij czas potrzebny na ich przesłanie i ewentualne szyfrowanie.

Warto też utrzymywać własną listę kontrolną: termin, link do postępowania, wymagany podpis, wadium, format załączników i potwierdzenie złożenia. Błędy techniczne często nakładają się na inne problemy, np. z kalkulacją albo uzupełnieniem formularza. Przed wysyłką sprawdź również najczęstsze błędy w wycenie oferty przetargowej.

Firmy startujące w postępowaniach prowadzonych przez spółki publiczne powinny znać różne systemy i wymagania operatorów. Pomaga w tym zestawienie platform zakupowych spółek Skarbu Państwa.

W Mimirze analizujemy dokumentację, wyciągamy terminy i przekazujemy link do właściwego postępowania, ale w standardowym modelu to wykonawca podpisuje i składa ofertę na wskazanej platformie. Ta odpowiedzialność pozostaje po stronie firmy — dlatego zapas czasu i zachowanie dowodów są tak ważne.

Często zadawane pytania

Czy mogę złożyć ofertę e-mailem, gdy platforma nie działa?

Nie rób tego jako zamiennika złożenia oferty przez platformę, jeśli SWZ wymaga użycia systemu teleinformatycznego. Poinformuj natomiast zamawiającego o awarii i zachowaj potwierdzenie wysłania zgłoszenia.

Czy screen błędu wystarczy jako dowód awarii?

Sam zrzut ekranu może nie wystarczyć. Najlepiej zebrać zestaw dowodów: screeny, nagranie ekranu, godziny prób, numer zgłoszenia technicznego oraz korespondencję z administratorem i zamawiającym.

Czy termin składania ofert zawsze zostanie przedłużony?

Nie. Zależy od skali problemu i tego, czy awaria faktycznie uniemożliwiła wykonawcom złożenie ofert w terminie. Zamawiający powinien ocenić jej wpływ na przebieg postępowania.

Co zrobić, jeśli oferta została wysłana, ale nie mam potwierdzenia?

Nie zakładaj, że oferta wpłynęła prawidłowo. Sprawdź status na platformie, wykonaj zrzut ekranu i niezwłocznie zgłoś problem techniczny. Jeśli system nadal pozwala na działanie przed terminem, podejmij próbę ponownego przesłania zgodnie z instrukcjami platformy.